Um Verantwortlichkeiten besser klären und darstellen zu können, kann eine RACI-Tabelle genutzt werden. Gerade Managed Services Provider (MSP) nutzen diese übersichtliche Abbildung von Verantwortlichkeiten, um Klarheit und Transparenz zwischen Auftraggeber und Provider zu ermöglichen. Wie genau eine RACI-Tabelle funktioniert und welche Gründe für den Einsatz sprechen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Inhalt dieses Blogbeitrags
Schön, dass Sie hier sind! Wie Ihnen vielleicht schon aufgefallen ist, verwenden wir aus Gründen der Lesbarkeit in erster Linie die männliche Form in unseren Texten. Im Sinne der Gleichbehandlung meinen wir damit selbstverständlich immer alle Geschlechter (m/w/d). Und jetzt wünschen wir Ihnen viel Spaß beim Lesen.
RACI Definition: Was bedeutet die Abkürzung?
Unter einer RACI-Tabelle wird eine Matrix zur Klärung von Verantwortlichkeiten verstanden. In den Zeilen werden dabei die zu vergebenden Arbeitspakete definiert. In den Spalten werden wiederum alle Parteien aufgelistet, die mindestens ein Arbeitspaket übernehmen. Je nach Art und Umfang des Projekts oder der Zusammenarbeit können die Zeilen- und Spaltenanzahlen der RACI-Tabelle variieren. Wenn Zeilen und Spalten definiert sind, wird in den einzelnen Zellen ein Kürzel eingetragen, das die Verantwortlichkeit der Partei für die jeweilige Aufgabe beschreibt. Aus diesen Kürzeln setzt sich das „RACI“ der RACI-Tabellen zusammen.
Die Kürzel haben folgende Bedeutung:
R (Responsible) – Der Bearbeiter: Verantwortlich für die Ausführung des betreffenden Aufgabenpakets.
A (Accountable) – Der Manager: Verantwortlich für den Gesamtprozess sowie Entscheider für die korrekte Ausführung der Aufgabe.
C (Consulted) – Der Berater: Meist Fachexperten oder Dritte, die zur Durchführung der Aufgabe befragt werden können und beratend zur Seite stehen.
I (Informed) – Der zu Informierende: Ist über die Ergebnisse oder Zwischenstände zu informieren. Dabei handelt es sich um eine primär einseitige Kommunikation.
Teilweise werden die Tabellen noch um ein S für Support ergänzt. Dann wird auch von einer RASCI-Tabelle gesprochen.
S (Support) – Der Unterstützer: Partei, die die mit R gekennzeichnete Partei bei der Durchführung eines Aufgabenpakets unterstützt.
In die Schnittstellen-Felder der Matrix trägt man ein R, A, C, oder I ein, oder man lässt das Feld leer. Wichtig zu beachten ist dabei, dass es pro Zeile nur ein R geben sollte. Es sollte also nicht mehr als einen Bearbeiter pro Aufgabe geben.
Anwendungsbeispiele einer RACI Matrix in der Praxis
Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie eine solch RACI-Matrix aufgebaut ist, sind im Folgenden zwei Beispiele aufgeführt.
Aufgabenverteilung innerhalb eines Teams am Beispiel eines Projekts zur Erstellung eines technischen Blogs.
Aufgabenverteilung zwischen Kunde und Dienstleister am Beispiel von Infrastructure-as-a-Service in der Azure-Cloud.
Drei Gründe für RACI-Tabellen
Doch warum genau sind RACI-Tabellen ein so verbreitetes Werkzeug und was spricht gerade im Kontext von Managed Services für Ihren Einsatz? Das erfahren Sie im Folgenden:
Transparenz: Alles auf einen Blick
Die grafische Darstellung der Verantwortlichkeiten bietet einen großen Vorteil: Es sind alle Aufgaben und Beteiligten auf einen Blick ersichtlich. Dies gilt auch für die Zuordnung der Aufgaben. In einem Text hingegen müssten Sie erst einmal Zeit aufwenden, um diese Informationen zu extrahieren.
Klare Verantwortlichkeiten & schnellere Entscheidungsfindung
Ein weiterer großer Vorteil der RACI-Tabellen ist die eindeutige Zuordnung der Verantwortlichkeiten. Eine textuelle Beschreibung lässt häufig viel Spielraum für unterschiedliche Auslegungen. Die Matrix hingegen bietet eine standardisierte Möglichkeit, Verantwortungen zu beschreiben und die Aufgaben transparent darzustellen. Zudem wird schnell ersichtlich, ob die Aufgabenpakete sinnvoll verteilt sind. Ist zum Beispiel eine Person an zu vielen Stellen beratend tätig, kann dies die Zusammenarbeit erschweren.
Zielgerichtete Kommunikation
Auch wenn die Aufgabenverantwortlichkeiten den zentralen Inhalt der RACI-Tabellen darstellen, bieten diese noch eine weitere Information. Das I kennzeichnet die über Ergebnisse und Zwischenstände zu informierenden Personen. So werden einzuhaltende Kommunikationswege deutlich gemacht.
Vorteile von RACI-Tabellen für die Auswahl eines Managed Services Provider
RACI-Tabellen können die Auswahl des für Sie perfekten Managed Services Provider (MSP) deutlich erleichtern. Daher sollten Sie darauf achten, dass Ihr zukünftiger Service Provider mit diesen arbeitet.
Eine RACI-Matrix erleichtert Ihnen nicht nur den Überblick über die Verantwortlichkeiten, sondern es ermöglicht auch das schnelle Aufdecken von Anforderungsabweichungen. So können Sie z.B. feststellen, wenn der Managed-Services-Anbieter an einer Stelle weniger Verantwortung übernehmen möchte, als Sie es sich vorstellen. Zudem erleichtert die RACI-Tabelle Ihnen den Vergleich verschiedener Managed Services Provider, indem sie Unterschiede schnell und einfach sichtbar macht.
Doch nicht nur zum Vergleich zwischen den Managed-Services-Dienstleistern sind RACI-Tabellen hilfreich. Auch den internen Vergleich der angebotenen Managed Service Level vereinfachen sie enorm. Sie können leicht erkennen, welche Mehrleistungen durch ein höheres Level hinzukommen. Dann können Sie abwägen, ob es Ihnen den Aufpreis wert ist.
Haben Sie sich dann für einen MSP entschieden, kann das Nutzen von RACI-Tabellen noch immer positive Auswirkungen zeigen. Denn in der Zusammenarbeit über die nächsten Jahre reduziert es das Potenzial für Missverständnisse und damit auch das Konfliktpotenzial. In diesem Sinne: „Auf eine gute Zusammenarbeit!“
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