Was bedeutet Remote Work und wie profitiert Ihr Unternehmen davon?

Remote Work ist ein relativ neuer und deshalb nicht einheitlich verwendeter Begriff. Im weiteren Sinne ist damit eine berufliche Tätigkeit gemeint, die von überall aus erledigt werden kann, also nicht an die Anwesenheit in einem Büro gebunden ist. Im engeren Sinne wird der Begriff in Abgrenzung zur Telearbeit verwendet. Telearbeitsplätze sind fest eingerichtete Workstations im Zuhause des Arbeitnehmenden. Der Arbeitgeber stellt hier die Büromöbel und die Computer-Hardware. Dagegen arbeitet ein Remote Worker von jedem beliebigen Ort der Welt aus. Er verwendet seine eigene Hardware. Wird diese Tätigkeit mit einem mobilen Lebensstil kombiniert, bezeichnet man eine solche Person als Digital Nomad.

Es gibt zahlreiche weitere Begriffe, die in der Praxis synonym für Remote Work verwendet werden, auch wenn es im Einzelfall definitorische Unterschiede geben kann. Dazu zählen:

• Homeoffice
• Fernarbeit
• Ortsunabhängiges Arbeiten
• E-Work
• Heimarbeit
• Telecommuting

Der Remote Worker kann also zuhause, auf Reisen, in einem Coworking-Space oder von einem Café aus arbeiten. Das setzt voraus, dass sich seine Tätigkeit komplett online erledigen lässt. Die Kommunikation mit dem Unternehmen erfolgt via Telefon oder über moderne Kollaborations-Tools wie Microsoft Teams.

Remote Work ist ein wesentlicher Bestandteil des New-Work-Konzepts, welches neue, digitale Formen der Zusammenarbeit ermöglichen soll. Neben dem ortsunabhängigen Arbeiten zählen hierzu auch die Themen Work-Life-Balance, Agilität sowie progressive Bürokonzepte.

Beim kompletten Remoting müssen Beschäftigte keine Präsenz im Unternehmen zeigen und verfügen dort auch über keinen Arbeitsplatz. Die Zusammenarbeit erfolgt ausschließlich online. Insbesondere im Freelancer-Segment gibt es Berufstätige, die ihre Auftraggeber noch nie persönlich kennengelernt haben.

Beim teilweisen Remoting muss der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zu bestimmten Terminen vor Ort im Unternehmen sein, beispielsweise an zwei Tagen pro Woche. Man spricht hier auch von alternierender Telearbeit. Dabei teilen sich meist mehrere Beschäftigte zu unterschiedlichen Zeiten denselben Unternehmensarbeitsplatz.

Es gibt auch Berufe, die fast ausschließlich vor Ort beim Kunden ausgeübt werden. Das betrifft zum Beispiel den Bereich der Unternehmensberatung. Auch Varianten mit ständig wechselndem Einsatzort existieren, beispielsweise Kundenbetreuer und Handelsvertreter. Im eigentlichen Sinne handelt es sich hier aber nicht um Remote Work – der Beschäftigte kann seinen Einsatzort nicht frei wählen, sondern muss sich nach externen Vorgaben richten.

Ein weiteres Remote Modell stellen sogenannte Telecenter oder Nachbarschaftsbüros dar, die besonders in Skandinavien beliebt sind. Diese nahe am Wohnort gelegenen Arbeitszentren bieten eine komplette Büroinfrastruktur, ohne dass der Arbeitnehmer weit reisen muss. Häufig teilen sich mehrere Arbeitgeber die Betriebskosten eines solchen Centers.

Es gibt eine Reihe von Jobs, die überdurchschnittlich oft remote ausgeübt werden. Gemeinsam haben sie meist, dass sich die Wertschöpfung stark auf Spezialsoftware stützt. Ein weiteres verbindendes Merkmal: der ständige persönliche Kontakt zum Kunden oder anderen Teammitgliedern ist nicht erforderlich. Die Kommunikation lässt sich komplett online oder per Telefon abwickeln. Insofern sind für die Berufsausübung nur ein Computer, entsprechende Programme, eine Internetverbindung und ein Smartphone notwendig. Beispiele für solche klassischen Remote Jobs sind:

• Programmierer
• Webdesigner
• CAD-Designer
• Projektmanager
• Buchhalter
• Bürofachkraft
• Virtueller Assistent
• Onlinemarketer
• Texter
• Übersetzer
• Grafikdesigner
• Onlinelehrer
• Coaches, Berater und Therapeuten

Im Gegensatz dazu stehen Berufe, bei denen eine persönliche Anwesenheit zur Leistungserfüllung zwingend erforderlich ist. Pflegefachkräfte, Einzelhandelskaufleute, Produktionsmitarbeiter und Landwirte sind alles Beispiele für Tätigkeiten, die remote nicht möglich sind.

Die Idee für Remote Work kam Anfang der 70er Jahre in den USA auf, also bereits vor der kommerziellen Nutzung des Internets. Der Physiker Jack Nilles forschte an der University of Southern California, wie sich Umweltverschmutzung und Verkehrskollaps reduzieren ließen. Sein Vorschlag war die flächendeckende Arbeit von zuhause aus, unter Verwendung von Computern und Telekommunikationslösungen. Er bezeichnete dieses Konzept als Telecommuting.

In den 80er Jahren hielten erste Formen von Remote Work auch in Deutschland Einzug. Beispielsweise startete die Siemens AG ein Teletypistinnen-Projekt und es entstanden erste Heimarbeitsplätze zur Texterfassung in der Druckindustrie. Der Ansatz konnte sich aber nicht auf breiter Ebene durchsetzen.

Wirklich Fahrt nahm Remote Work erst mit der kommerziellen Öffnung des Internets Anfang der 90er Jahre auf. Immer mehr private Unternehmen und staatliche Organisationen in den USA gingen dazu über, bestimmte Berufe als Heimarbeitsplätze anzubieten. Parallel dazu entstanden Ende der 90er Jahre Freelancer-Jobbörsen wie Elance (heute Upwork), über welche Unternehmen IT- und Marketing-Dienstleistungen einkaufen konnten.

Der bisher größte Entwicklungsschub resultierte allerdings aus der weltweiten Corona-Pandemie seit Anfang 2020. Praktisch über Nacht waren Unternehmen gezwungen, ihre Belegschaft ins Homeoffice zu schicken. Das Exotikum Remote Work wurde plötzlich zum Massenphänomen. Laut einer bitkom-Studie arbeiten mittlerweile 45 Prozent aller Beschäftigten ganz oder teilweise im Homeoffice. Es steht zu erwarten, dass sich dieser Trend auch nach Abklingen der Pandemie fortsetzen wird. In Deutschland wird derzeit sogar ein gesetzlich verankertes Recht auf mobiles Arbeiten diskutiert.

Remote Work bietet gegenüber stationären Bürojobs eine Reihe von wichtigen Vorteilen und das sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber.

Viele Befürworter des ortsunabhängigen Arbeitens führen an, dass die Produktivität im Homeoffice steigt. Die wichtigsten Argumente: Es gibt weniger Ablenkungen durch die Geräuschkulisse im Großraumbüro, wie sich unterhaltende Kollegen, Pieps- und Klingeltöne oder Druckergeräusche. Kollegen können auch nicht einfach ins Büro spazieren und den eigenen Workflow unterbrechen. Zeitintensive und oft unnötige Ad-hoc-Meetings fallen weg. Stattdessen stehen Besprechungstermine meist schon Tage im Voraus fest, sodass sich die Beteiligten ihre Produktivphasen gut einteilen können.

Es gibt aber auch Hinweise darauf, dass manche Mitarbeiter durch den fehlenden sozialen Kontext mit Motivationsproblemen zu kämpfen haben. Deshalb kann es sinnvoll sein, mit dem jeweiligen Beschäftigten eine Remote Testphase zu vereinbaren. So finden Sie gemeinsam heraus, welche Arbeitsumgebung optimal ist.

Die gemeinsame Arbeit im Büro bringt es mit sich, dass Unternehmen weitgehend standardisierte Arbeitsplätze zur Verfügung stellen. Alles andere wäre mit sehr viel Aufwand verbunden. Nicht so im Homeoffice: Hier kann sich der Beschäftigte seinen Arbeitsplatz genau so einrichten, wie es ihm gefällt und für ihn am praktischsten ist. Das reicht von den Büromöbeln über die Bildschirme und die Tastatur bis hin zur Sonneneinstrahlung. Radio im Hintergrund an oder aus? Fenster geöffnet oder geschlossen? Ihr Mitarbeiter hat die freie Wahl.

Mehr Zeit

Durch Remote Work entfallen die Wege zur und von der Arbeit. Dadurch gewinnen viele Arbeitnehmer bis zu drei Stunden am Tag. Diese zusätzliche Zeit können Ihre Mitarbeiter beispielsweise für Fortbildungsaktivitäten, Sport oder die Familie einsetzen.

Gute Work-Life-Balance

Die eingesparte Zeit wirkt sich auch positiv auf die Work-Life-Balance aus. Mitarbeiter erleben sich nicht länger nur als ihr Job, das Private darf nicht nur am Wochenende stattfinden. Jeder Tag bietet auf einmal genug Raum, sich ein Stück weit selbst zu verwirklichen. Das kann die Viertelstunde Meditation am Vormittag, das gute Buch nach dem Essen oder der spontane Kaffee mit dem besten Freund zwischendurch sein.

Verbesserte Gesundheit

Remote Work kann sich positiv auf die Gesundheit auswirken. Weil der Weg zur Arbeit entfällt, können Mitarbeiter morgens länger schlafen. Fitnessaktivitäten wie Yoga oder Joggen können flexibel über den Tag verteilt werden. Auch ein Powernap am Nachmittag ist kein Problem. Und Arbeitnehmer mit Rückenproblemen können sich unbürokratisch einen Stand-up-Desk einrichten.

All das kann dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter seltener krank werden und Ausfallzeiten reduzieren. Im Idealfall machen Arbeitgeber auch entsprechende Remote Gesundheitsangebote, zum Beispiel einen täglichen Mobility-Kurs oder eine Online Ernährungsberatung.

Leichtere Vereinbarkeit von Job und Familie

Wohl kein anderer Bereich profitiert so stark von Remote Work wie die Familie. Das heißt aber nicht, dass Computerarbeit und Kindererziehung parallel laufen, was für beide Bereiche von Nachteil wäre. Vielmehr geht es um die hinzugewonnene Flexibilität. Das Kind zur Kita bringen. Einkäufe erledigen. Kurz die kranke Oma anrufen. Mit dem Hund rausgehen. Dank Remote Work ist das kein Problem mehr. Privates und Berufliches lassen sich besser verzahnen, ohne dass einer der beiden Bereiche leidet.

Höhere Mitarbeiterbindung

Viele Mitarbeiter sind begeistert von der Möglichkeit, mehrere Tage pro Woche oder sogar komplett von zuhause aus arbeiten zu können. Wer seinen Angestellten diese Möglichkeit bietet, erzeugt mehr Zufriedenheit, eine bessere Arbeitskultur und gesteigerte Loyalität gegenüber dem eigenen Unternehmen.

Mehr Fachkräfte

Als Vorteil macht sich Remote Work auch bei der Gewinnung von neuen Fachkräften bemerkbar. Unternehmen, welche die Option dazu bieten, sind wesentlich attraktiver, insbesondere für die anspruchsvollen Arbeitnehmer der Generation Y.

Weniger Belastung für die Umwelt

Entfallen die langen Anfahrtswege mit dem Auto, profitiert auch das Klima. Einer Greenpeace-Studie zufolge könnte der jährliche CO2-Ausstoß um 5,4 Millionen Tonnen gesenkt werden, wenn 40 Prozent der Arbeitnehmer dauerhaft an zwei Tagen pro Woche von zuhause aus arbeiten. Kritiker merken allerdings an, dass durch das Homeoffice auch der Datenverkehr und damit der Stromverbrauch steigen. Trotzdem gehen Experten davon aus, dass die ökologische Bilanz deutlich positiv ausfallen würde.

Einschränkend muss natürlich gesagt werden, dass dieser Vorteil primär für Homeoffice-Worker gilt. Reisende Remote-Worker, sogenannte Digital Nomads, erzeugen weiterhin Abgase und Feinstaub, insbesondere durch lange Flugreisen.

Deutliche Kostenersparnis

Setzen Unternehmen komplett auf Remote Work, lassen sich die Fixkosten reduzieren. Im Einzelnen fallen weg:

• Büromiete
• Parkplatzmiete
• gegebenenfalls die Kosten einer Kantine
• Wasserverbrauch
• Stromverbrauch
• Anschaffungskosten für Arbeitsplätze und Computer-Hardware
• Betriebskosten für die On-Premises-IT

Allerdings gehen komplette Remote Modelle auch mit höheren Anforderungen an die Infrastruktur einher. Es muss sichergestellt werden, dass sich alle Mitarbeiter jederzeit über die Cloud austauschen und auf wichtige Programme zugreifen können. Hier kann die Zusammenarbeit mit einem Managed-Services-Provider (MSP) Sinn machen, der entsprechende Ressourcen über eine Managed Cloud zur Verfügung stellt.

Auch wenn Remote Work viele Vorteile bietet: Nicht jeder Arbeitnehmer ist automatisch im Homeoffice glücklicher.

Fehlende soziale Kontakte

Die Büroumgebung erfüllt für viele Menschen eine wichtige soziale Funktion. Sie bietet ein Netzwerk von Bezugspersonen, die man regelmäßig sieht und mit denen man sich austauschen kann. Nicht selten werden Kollegen zu Freunden. Fällt dieses soziale Netz auf einmal weg, bereitet das manchen Arbeitnehmern Probleme. Sie fühlen sich isoliert und können sogar Depressionen bekommen.

Glücklicherweise sind solche extremen Fälle relativ selten. Und durch moderne Videocall-Software kann das Gefühl von Isolation gut abgefangen werden. Wichtig ist, dass Arbeitgeber sich der Problematik bewusst sind und gezielt gegensteuern, beispielsweise durch eine tägliche Jour-fixe-Teambesprechung, wo auch mal über Privates gesprochen werden darf.

Zeitmanagement

Weil bei Remote Work weniger stark äußere Vorgaben gemacht werden, muss sich der einzelne Arbeitnehmer stärker selbst organisieren. Das fällt manchen Beschäftigten zu Beginn schwer. Hier kann es Sinn machen, firmenseitig Workshops zum Thema Zeitmanagement anzubieten, beispielsweise zur Getting-Things-Done-Methode oder über die Pomodoro-Technik. Keine Sorge: Zeitmanagement ist eine Fähigkeit, die genauso erlernt werden kann, wie eine neue Software.

Mangelnde Trennung von Berufs- und Privatleben

Wenn sich Berufs- und Privatleben am selben Ort abspielen, ist die Gefahr größer, dass die Grenzen verwischen. Mitarbeiter im Homeoffice beantworten häufiger E-Mails auch nach Feierabend oder stellen Projekte am Wochenende fertig. Diese Aufweichung kann dazu führen, dass sich der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber entfremdet. Zu belastend ist das Gefühl, andauernd bereitstehen zu müssen.

Auch hier können Arbeitgeber gegensteuern. Sagen Sie Ihren Mitarbeitern ganz deutlich, dass eine 24/7-Verfügbarkeit nicht erwartet wird und auch nicht förderlich ist. Und kontaktieren Sie Ihre Mitarbeiter bevorzugt während der regulären Geschäftszeiten. Ihr Team wird es Ihnen mit vollem Einsatz während der Kernarbeitszeiten danken.

Informationsfluss

In Büros verbreiten sich Neuigkeiten in Windeseile, Stichwort „Flurfunk“. In einer rein digitalen Arbeitsumgebung geht dieser Informationsfluss zäher vonstatten. Hier gibt es zwei wichtige Hebel. Erstens: Nutzen Sie moderne Kollaborations-Tools wie Microsoft Teams, Zoom oder Slack. Zweitens: Kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber noch expliziter, was die Ziele sind, wie der aktuelle Projektstand ist, was gut läuft und was unbedingt verbessert werden muss. Scheuen Sie sich nicht, wichtige Sachverhalte mehrfach anzusprechen. Häufig versteht der Gegenüber erst beim zweiten oder dritten Anlauf. Das ist normal und menschlich.

Abschließend lässt sich festhalten, dass Remote Work viele hervorragende Chancen aber auch einige Nachteile bietet. Statt zu Radikallösungen zu greifen, kann es deshalb Sinn machen, mit einem hybriden Modell zu starten. Ihre Arbeitnehmer bekommen hier die Option zum Homeoffice geboten, können aber auch weiterhin vor Ort tätig sein. So profitieren sie vom Besten aus beiden Welten.

Damit die Umstellung auf Remote Work gelingt, sollten Sie sich am folgenden Fahrplan orientieren. Das gilt auch für Unternehmen, die coronabedingt bereits Remote Work anbieten. Durch die hektische Umstellungsphase war in vielen Fällen nicht genug Zeit für eine optimale Abstimmung aller Komponenten. Das kann langfristig die Unternehmensentwicklung behindern. Es empfiehlt sich deshalb, eine gründliche zweite Umsetzung durchzuführen.

1. Finden Sie den für Ihre Organisation richtigen Modus

An erster Stelle muss die Frage beantwortet werden: Wie wollen wir Remote Work bei uns im Unternehmen gestalten? Viele Organisationen planen Remoting in Zukunft als Kann-Option anzubieten. Gegebenenfalls gilt es zu klären, wie viele Tage pro Woche Mitarbeiter im Homeoffice tätig sein dürfen und zu welchen Terminen sie vor Ort sein müssen. Andere Unternehmen, unter ihnen viele Start-ups, setzen Fernarbeit für alle Beschäftigten voraus. Egal wie Sie sich entscheiden: Achten Sie darauf, eine klare, leicht nachvollziehbare Regelung zu finden. Unnötig viele Optionen sorgen für Verwirrung und erschweren die technische Umsetzung.

2. Bereiten Sie Ihre Infrastruktur vor

Um Remote Work technisch zu realisieren, bieten sich vor allem dezentrale IT-Infrastrukturen wie die Cloud an. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter von überall aus auf Unternehmensdaten zugreifen. Alles was sie benötigen, sind ein Internetzugang und ein entsprechendes Endgerät.

In diesem Zusammenhang muss geklärt werden, welches Cloud-Modell das richtige ist. Eine Public Cloud skaliert besonders gut und wartet häufig durch günstige Konditionen auf. Allerdings bestehen bei nichteuropäischen Anbietern häufig Datenschutzvorbehalte. Hier kann eine in Deutschland gehostete Private Cloud Abhilfe schaffen, welche die strengen Anforderungen der DSGVO erfüllt und besser vor Cyberattacken schützt. Aber auch hybride Clouds stellen eine gute Lösung dar, wobei unkritische Daten in der Public Cloud und sensible Daten in der sicheren Private Cloud untergebracht sind.

3. Achten Sie auf das Thema Sicherheit

Ein Remote-Work-Setup stellt neue Anforderungen an Ihre IT-Security. Überprüfen Sie vor allem diese typischen Einfallstore für Cyberattacken:

• während Corona hastig eingerichtete Ersatz-Server
• ungeschützte Zugänge zum Intranet
• unzureichend gesicherte Privat-Rechner
• offene Ports an Routern im Homeoffice
• unverschlüsselte Videokonferenz-Tools

Achten Sie insbesondere auf ausreichend vorhandene VPN-Lizenzen. So können alle Mitarbeiter aus der Ferne sicher auf Ihr lokales Netzwerk zugreifen, ohne dass es zu Engpässen kommt.

Verschlüsseln Sie die komplette Unternehmenskommunikation End-to-End. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, dass bestimmte beliebte Messenger-Tools wie WhatsApp im beruflichen Kontext keinen ausreichenden Schutz bieten. Evaluieren Sie auch die Stärke Ihrer Firewalls und rüsten Sie gegebenenfalls nach.

Last, but not least: Betreiben Sie verstärkt Rechte-Management. Es gilt zu klären, wer welche Bearbeitungsrechte für wichtige Dateien erhält. Auch das verringert die Wahrscheinlichkeit, dass kritische Unternehmensinformationen in falsche Hände geraten.

4. Finden Sie passende SaaS-Lösungen

Damit die Einrichtung von neuen Arbeitsplätzen zuhause von Mitarbeitern erledigt werden kann, bieten sich Software-as-a-Service-Programme an. Ihr User kann so einfach online gehen, sich einloggen und losarbeiten. Besonders beliebt ist die Komplettlösung Microsoft 365. Die Software-Suite enthält alle wichtigen Office-Anwendungen und ist optimal auf die Remote-Work-Bedürfnisse von Unternehmen ausgelegt.

Daneben muss auch die Spezialsoftware für die einzelnen Abteilungen und Spezialisten eingerichtet werden. Ihre Ingenieure benötigen vielleicht ein leistungsfähiges CAD-Programm während die Marketing-Abteilung nicht ohne eine SEO-Software auskommt. Sprechen Sie hier direkt mit den Beteiligten, die meistens schon genau wissen, welche SaaS-Lösung in ihrem Feld die beste ist.

5. Richten Sie die Kollaborations-Tools ein

Ohne hervorragende Kommunikationslösungen geht es im Homeoffice nicht. Nur so lässt sich sicherstellen, dass alle Beteiligten immer up to date sind. Das Angebot reicht von Videocall-Software wie Microsoft Teams oder Zoom über Projektmanagement-Anwendungen wie Asana oder Trello bis hin zu Messengern wie Slack und Discord. Prüfen Sie bei all diesen Lösungen, ob die Software die Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens erfüllt.

6. Testen Sie Ihr Setup und leisten Sie Support

Alle hier genannten technischen Maßnahmen – die Umstellung auf die Cloud, VPN-Zugänge, SaaS-Lösungen und Kollaborations-Tools – sollten zuerst gründlich auf ihr Zusammenspiel getestet werden. Wählen Sie dafür ein einzelnes Team bei Ihnen im Unternehmen aus und schicken Sie dieses für eine terminierte Testphase ins Homeoffice. Verläuft der Test erfolgreich, weiten Sie ihn auf die ganze Abteilung aus, um schließlich den flächendeckenden Rollout durchzuführen.

Achten Sie während der Einführung darauf, ausreichend Support-Kapazitäten einzuplanen. Erfahrungsgemäß haben User während der Umstellung mehr Fragen und Support-Anliegen. Unterstützen Sie den Prozess zusätzlich durch eine interne Wissensdatenbank und E-Learning-Angebote. Das entlastet Ihren Support und bildet gleichzeitig Ihre Mitarbeiter weiter.

7. Kommunizieren Sie

Der Erfolg von Organisationen steht und fällt mit der Qualität der Kommunikation. Für Remote Work gilt das in besonderer Weise, weil bedingt durch die räumliche Trennung Kommunikation ausschließlich digital geschieht. Das kann den Informationsfluss verlangsamen und zu Missverständnissen führen.

Lassen Sie es nicht soweit kommen. Planen Sie regelmäßige, kurze Morning-Calls mit Ihrem Team ein, zu Beginn am besten täglich. Und ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter Messenger-Dienste fortlaufend über den Tag verteilt zu nutzen, statt die großen Projekt-Reviews abzuwarten. Dieses Vorgehen ist an die Prinzipien des agilen Arbeitens angelehnt: kurze Kommunikations-Sprints statt seltener Mammut-Besprechungen. So sind immer alle im Bilde, was gerade passiert.

Sie möchten die Vorteile von Remote Work nutzen oder Ihr bestehendes Setup optimieren? Dann sollten wir uns unterhalten. Die Experten der ahd prüfen Ihre Voraussetzungen, implementieren Cloud-Lösungen, helfen Ihnen bei der Einführung von Microsoft 365 und leisten Support. Auch beim Thema Remote-Change-Management sind wir der richtige Ansprechpartner. Kontaktieren Sie uns jetzt für eine unverbindliche Erstberatung!