Was ist agiles Projektmanagement und wie nützt es Ihrem Unternehmen?

Das agile Projektmanagement wurde als Antwort auf das klassische Projektmanagement entwickelt. Letzteres definiert das Endprodukt in allen Details, plant die Entwicklung in festgelegten, sequentiellen Schritten und organisiert die Arbeit hierarchisch und arbeitsteilig.

Mit wachsender Komplexität von Softwareprodukten wird es aber immer schwieriger, die klassische Methode anzuwenden. Das zeigt sich an langen Entwicklungszeiten, hohen Projektkosten und weiteren Herausforderungen.

Das agile Projektmanagement löst dieses Problem: Softwareprodukte werden in kleinen Schritten entwickelt, ohne dass das Endresultat von vornherein vollständig bekannt ist. So können auftretende Probleme flexibel angegangen werden, ohne dass deswegen der Gesamtplan des Projektes umgeworfen werden muss.

Der Unterschied zwischen den beiden Projektmanagement-Ansätzen lässt sich gut am Beispiel einer Reiseplanung illustrieren:

Das klassische Projektmanagement erstellt einen vollständigen Routenplan, der vom Start bis zum Ziel jede Wegbiegung verzeichnet und die Reisezeiten detailliert festlegt. Dafür benutzt es eine exakte Landkarte. Dieses Vorgehen eignet sich für Reisen in gut erschlossene, vollständig kartierte Gebiete.

Das agile Projektmanagement nimmt sich dagegen eine Wegbiegung nach der anderen vor und überprüft laufend, ob die Route noch stimmt. Dafür benutzt es einen Kompass. Dieses Vorgehen eignet sich für Reisen in unbekannte, unzureichend kartierte Gebiete.

Das „Agile Manifesto“ wurde 2001 veröffentlicht. Es ist das Ergebnis einer Diskussion von 17 Softwareentwicklern, die gemeinsam nach schlanken, flexiblen Arbeitsmethoden suchten.

Das agile Manifest besteht im Kern aus vier Werten und zwölf Prinzipien.

Die Arbeit wird von Menschen gemacht, nicht von Maschinen. Das agile Projektmanagement setzt größeres Vertrauen in die Individuen und ihr Zusammenwirken als in Prozesse und Werkzeuge. Das bedeutet nicht, dass letztere abgelehnt werden, sondern nur, dass sie nicht als erfolgsentscheidend betrachtet werden.

Oberstes Ziel muss es sein, selbsterklärende Produkte zu entwickeln, die nicht auf eine umfassende Dokumentation angewiesen sind. Eine Dokumentation wird zwar weiterhin benötigt, dient jedoch eng definierten Zwecken, beispielsweise der Wartung von Systemen.

Die Kundenbeziehung soll sich über offene Kommunikation und partnerschaftliche Zusammenarbeit definieren, nicht über Vertragsinhalte. Wenn beide Parteien gut kooperieren, dann können Verträge bei Bedarf unkompliziert angepasst werden.

Ein agiles Projektteam zeichnet sich durch die Fähigkeit aus, schnell und gut auf Veränderungen zu reagieren. Pläne werden zwar befolgt, aber regelmäßig auf ihre Richtigkeit überprüft und bei Bedarf angepasst.

Die zwölf agilen Prinzipien sind konkrete Handlungsoptionen, die sich aus den vier Grundwerten ableiten:

1. Die höchste Priorität hat die Zufriedenheit des Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung des Produktes.
2. Änderungen der Anforderungen werden begrüßt, falls sie den Kundennutzen des Produktes maximieren.
3. Funktionierende Produkte sollen regelmäßig innerhalb weniger Wochen oder Monate geliefert werden – je kürzer die Frist, desto besser.
4. Experten verschiedener Bereiche müssen während des gesamten Projektes täglich zusammenarbeiten.
5. Projektteams sollen aus motivierten Individuen bestehen und die Unterstützung erhalten, die sie für ihre Aufgabenerfüllung benötigen.
6. Persönliche Gespräche sind die effizienteste und effektivste Methode der Informationsvermittlung.
7. Der wichtigste Maßstab für den Projektfortschritt ist das funktionsfähige Produkt.
8. Agile Prozesse sollen so gestaltet werden, dass alle am Projekt Beteiligten ein gleichbleibendes Tempo auf unbestimmte Zeit einhalten können.
9. Ein nicht nachlassender Fokus auf technische Exzellenz und gutes Design erhöht die Agilität.
10. Einfachheit ist essenziell. Einfachheit bedeutet, alles Überflüssige wegzulassen.
11. Die besten Konzepte, Anforderungen und Designs entstehen in selbstorganisierten Teams.
12. Das Team reflektiert die eigene Arbeitsweise in regelmäßigen Abständen, um das Verhalten anzupassen und noch effektiver zu werden.

Im Folgenden finden Sie eine Gegenüberstellung von klassischem und agilem Projektmanagement.

Die drei beliebtesten agilen Methoden sind Scrum, Kanban und Design Thinking. Diese stellen wir Ihnen nachfolgend vor.

Scrum verkörpert die Prinzipien des agilen Manifests besonders offensichtlich: Im Mittelpunkt steht das Scrum-Team, das interdisziplinär zusammengesetzt ist und sich selbst organisiert. Die Produktentwicklung findet in kurzen, iterativen Zyklen statt. Diese werden Sprints genannt.

Am Ende jedes Sprints soll jeweils ein funktionsfähiges Zwischenprodukt fertiggestellt sein, das dem Product Owner präsentiert werden kann. Auf der Basis seines Feedbacks wird die nächste Iteration umgesetzt.

Das Team trifft sich jeden Tag zu einem kurzen Stand-up-Meeting, dem Daily Scrum. Hier informieren sich die Teammitglieder gegenseitig über ihre Fortschritte und Hindernisse. Einen Chef gibt es nicht. Jedoch sorgt ein Scrum Master als Facilitator dafür, dass das Team die Spielregeln von Scrum einhält.

Kanban wurde ursprünglich von Toyota für die Automobilproduktion entwickelt. Ziel ist es, die Fertigung effizient zu steuern und den Materialfluss optimal zu gestalten. Die Grundidee von Kanban besteht darin, für eine konstante Arbeitsauslastung zu sorgen und dabei flexibel auf Veränderungen in den Anforderungen und Prioritäten einzugehen.

Als zentrales Arbeitsinstrument dient das Kanban Board. Dieses listet nebeneinander drei Spalten, in die Aufgaben abhängig von ihrem Status einsortiert werden:

• To Do: geplante Aufgaben
• Doing: aktive Aufgaben
• Done: abgeschlossene Aufgaben

Es dürfen nicht mehr als zwei Kärtchen pro Mitarbeitendem gleichzeitig in Arbeit sein. Sollte es erforderlich sein, bestimmte Aufgaben mit hoher Priorität anzugehen, können aktive Aufgaben vorübergehend zurückgestellt werden. Auf diese Weise wird eine konstante Arbeitsauslastung erreicht, die zugleich den Projektfortschritt beschleunigt und eine Überlastung einzelner Teammitglieder verhindert.

Design Thinking ist ein Ansatz, um neue Ideen zu entwickeln und Problemlösungen zu finden. Mit Scrum teilt er das Prinzip der iterativen Entwicklung: Das Team erarbeitet möglichst schnell ein vorzeigbares, funktionsfähiges Produkt, holt Feedback von Benutzern ein und entwickelt das Produkt auf dieser Basis weiter.

Die Design-Thinking-Methode verwendet einen Fünf-Phasen-Prozess:

1. Empathize: Nutzer verstehen, ihre Bedürfnisse, Anforderungen und Probleme kennenlernen.
2. Define: Das zu lösende Problem definieren und herausfinden, was zu tun ist, um die Bedürfnisse der Nutzer zu erfüllen.
3. Ideate: Ideen finden – mithilfe von kreativen Methoden wie Brainstormings Konzepte entwickeln.
4. Prototype: Einen Prototypen entwickeln, der eine minimale Funktionalität aufweist (Minimum Viable Product, MVP).
5. Test: Test des Prototypen unter realistischen Bedingungen und anschließende Weiterentwicklung, bis das angestrebte Endresultat erreicht ist.

Das agile Projektmanagement bietet gerade im Zuge der Digitalisierung für viele Unternehmen klare Vorteile:

• Komplexe Projekte können schneller starten und sind besser kontrollierbar.
• Der Auftraggeber erhält bereits früh im Prozess erste Lösungen.
• Die Produktentwicklung orientiert sich eng an den Kundenbedürfnissen.
• Fehler werden schnell erkannt und können sofort korrigiert werden.
• Änderungen können rasch und kosteneffizient berücksichtigt werden.
• Der Aufwand für interne Abstimmungen sinkt, weil alle Experten täglich eng zusammenarbeiten – auch remote.
• Unproduktive Arbeitszeiten werden minimiert, weil umfangreiche Dokumentationen und Übergaben entfallen.

Individuen und Interaktionen werden laut dem agilen Manifest zwar mehr geschätzt als Prozesse und Werkzeuge. Trotzdem ist es nützlich, bewährte Tools für das agile Projektmanagement zu kennen. Hier eine Auswahl:

Trello ist wie geschaffen für Kanban. Aufgaben und Projekte können mit Boards, einzelnen Karten sowie Listen bearbeitet und flexibel sortiert werden.

Sogenannte Power-Ups erweitern den Funktionsumfang von Trello durch eine Vielzahl weiterer Anwendungen. So ist es möglich, die Aufgaben in einem Kalender darzustellen oder häufig wiederkehrende Abläufe zu automatisieren.

Jira wird vor allem von Softwareentwicklern geschätzt. Der Funktionsumfang ist auf die Umsetzung von Sprints nach Scrum ausgelegt.

Das integrierte Ticketsystem dient der Dokumentation von Feedback und Bugs. Die Anmerkungen können direkt zu kommenden Sprints hinzugefügt werden.

Auch SprintGround ist in erster Linie für die Organisation von Softwareprojekten gedacht. Die App bietet eine Aufgabenverwaltung mit Zeiterfassung und Fortschrittsanzeige sowie ein Modul zur Erfassung von Bugs.

SprintGround unterstützt Scrum und Kanban ebenso wie die klassische Projektmanagement-Methode.

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