Welche Vorteile Ihnen Data as a Service bietet

Der weltweit wachsende Datenverkehr stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Sie müssen immer mehr Unternehmensdaten sicher abspeichern und bei Bedarf schnell abrufen können. Abhilfe verspricht hier Data as a Service, eine Datenmanagementstrategie, welche die Cloud zur Grundlage hat. Wir erklären Ihnen, was sich hinter dem Angebot versteckt, welche Vorteile es Ihnen bietet und was Sie bei der Nutzung von Data as a Service beachten sollten.

Data as a Service, kurz DaaS, ist ein Modell zur Bereitstellung von Daten. Diese werden nicht lokal auf Ihren On-Prem-Servern gespeichert, sondern online in einer Cloud abgelegt. DaaS ist Bestandteil der As-a-Service-Philosophie, zu der auch die Servicemodelle Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) und Software as a Service (SaaS) zählen.

Data as a Service ähnelt dem Storage-as-a-Service-Modell. Allerdings geht DaaS einen Schritt weiter, indem es stärker auf Analytics-Tools abhebt. Insbesondere helfen viele Anbieter ihren Kunden dabei, Daten strukturiert zugänglich zu machen. Das ist entscheidend, weil 80 bis 90 Prozent aller Unternehmensdaten aktuell noch in unstrukturierter Form vorliegen. Auf diese Weise fällt es leichter, die Möglichkeiten von Big-Data-Analytics geschäftsfördernd zu nutzen.

DaaS-Modelle gewinnen für Unternehmen auch deshalb an Attraktivität, da sie praktisch unbegrenzt Ressourcen für die Ablage, das Management und die Verarbeitung ihrer Daten nutzen können. Cloud-Computing-Anbieter hosten DaaS-Angebote zentral und stellen ihren Kunden die Dienste in einem monatlichen Abonnement zur Verfügung. Die Abrechnung richtet sich normalerweise nach dem belegten Speicherplatz.

Daneben wird Data as a Service auch zunehmend als Geschäftsmodell zum Datenverkauf genutzt. Hierbei stellt ein Datenprovider passende Datensets für Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen bereit. Diese Daten liefern dem Unternehmen neue Markteinsichten und helfen bei der Verbesserung von Produkten. Die Daten werden anonymisiert zur Verfügung gestellt, um Datenschutzanforderungen zu genügen.

Data as a Service bietet Ihrem Unternehmen eine Reihe von wichtigen Vorteilen:

Hohe Skalierbarkeit

Ein großer Vorteil, der für alle As-a-Service-Modelle gilt: Ihre Serviceleistungen sind jederzeit praktisch unbegrenzt skalierbar. Über die Cloud buchen Sie mit wenigen Klicks mehr Speicherplatz zu, beispielsweise wenn Sie saisonbedingt mehr Kapazitäten benötigen. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, jederzeit bei voller Kostenkontrolle auf veränderte Anforderungen reagieren zu können. Dies gilt auch für den Fall, dass Sie Ihre Ressourcennutzung wieder herunterfahren müssen. Damit ist Ihre Flexibilität mit einem DaaS-Angebot deutlich höher, als wenn Sie auf eine On-Premises-Lösung setzen. Letztere macht zuerst die Anschaffung von neuen Servern nötig, die dann vielleicht doch ungenutzt bleiben.

Mehr Innovation

In der digitalen Welt bilden Daten die Grundlage dafür, neue Ideen zu entwickeln. Beispielsweise lassen sich mithilfe von Predictive Analytics Markttrends vorhersagen. Aber auch wie die User Ihr Produkt nutzen, lässt sich anhand von Daten ablesen; gegebenenfalls können Sie Ihr Produkt entsprechend verbessern. Und nicht zuletzt greift Ihre Marketingabteilung auf große Mengen Daten zu, um zum Beispiel den Website-Traffic zu überwachen oder die Conversions zu optimieren. Mit Data as a Service können Sie alle diese Daten den Teams im Unternehmen zugänglich machen. Die Wahrscheinlichkeit für Innovationen steigt, denn neue Ideen werden schneller erfolgreich umgesetzt.

Hoher Strukturierungsgrad

Sie verfügen heute über eine viel größere Menge Daten als noch vor wenigen Jahren. Die große Herausforderung besteht darin, diese Datenmassen so zu organisieren, dass sie einfach und jederzeit zugänglich sind. Data as a Service macht genau das möglich. Sie können gebündelt auf eine einheitliche Version Ihrer Daten zugreifen, wenn Sie sie benötigen. Manche DaaS-Provider stellen außerdem Tools zur Verfügung, um unstrukturierte Daten in strukturierte Formate zu überführen. So lassen sich diese Daten automatisch kategorisieren und leichter suchen.

Niedrige Kosten

Daten bedeuten Wissen – das Sie nutzen können, um bessere Entscheidungen zu treffen. Dies wirkt sich positiv auf Ihre Kosten aus. Denn je weniger Fehlentscheidungen, desto mehr Geld sparen Sie ein. Hinzu kommt: Mit Data as a Service reduzieren Sie Ihre Kosten im Bereich des Datenmanagements. In einer Cloud zahlen Sie in der Regel nur für exakt jene Ressourcen, die Sie auch nutzen. Dies betrifft insbesondere den virtuellen Speicherplatz bei DaaS-Lösungen.

Außerdem benötigen Sie weniger Personal. Denn eine extern gehostete DaaS-Plattform zieht keine Mitarbeitenden ab, die sich um die Verwaltung und die Verarbeitung Ihrer Daten kümmern müssen. Diese Aufgaben liegen allein beim Service-Provider. Ihre IT-Mitarbeitenden können sich stattdessen anderen Herausforderungen im Unternehmen widmen.

Neueste Technologien

Der Erfolg Ihres Datenmanagements hängt wesentlich von den verwendeten Technologien und Tools ab. Darunter fällt auch die zeitnahe Bereitstellung von Updates, um neue Funktionen nutzen und Sicherheitslücken schließen zu können. Mit Data as a Service müssen Sie sich um diese Prozesse nicht mehr kümmern. Ein professioneller DaaS-Partner arbeitet mit den neuesten Tools und lässt seine Plattform automatisiert regelmäßig warten. Das ist wesentlich im Interesse des Service-Anbieters, um Sie nicht an einen besser aufgestellten Mitbewerber zu verlieren. Außerdem profitieren Sie von den Erfahrungswerten solcher Provider, welche neue Technologien für zahlreiche Kunden parallel implementieren.

Hohe Sicherheit

In Zeiten steigender Cyberattacken müssen Sie Ihre Daten effektiv schützen. Professionelle DaaS-Plattformen nutzen integrierte Tools zur Zugriffssteuerung – unter anderem in den Bereichen Datenverschlüsselung und Identity and Access Management. Das erhöht die Sicherheit Ihrer Daten und schafft die Basis für die Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Die schon erwähnte automatisierte Wartung der verschiedenen Software-Komponenten trägt ebenso dazu bei, dass Ihre Daten bestmöglich vor Missbrauch geschützt sind.

Data as a Service bietet Ihnen eine Reihe von Vorteilen, geht aber auch mit einigen Herausforderungen einher. Welche das sind und was Sie tun können, um sie erfolgreich zu meistern, erklären wir Ihnen in diesem Abschnitt.

Sicherheit der Daten

Grundsätzlich bietet Ihnen Data as a Service ein hohes Maß an Datensicherheit. Allerdings können IT-Security und Datenschutz auch zu einer Herausforderung werden, wenn Sie das Thema nicht mit einer umfassenden Strategie und den dazugehörigen Prozessen angehen.

Das betrifft zum einen die Verwendung unterschiedlicher Endgeräte. Cloud-Services werden besonders häufig auch über das Smartphone, das Tablet oder den privaten Laptop aufgerufen, insbesondere in Zeiten von Remote Work. Auf diese Weise entstehen neue Einfallstore für Cyberangriffe. Hier sollten Sie Ihren Mitarbeitenden klare Nutzungsvorgaben machen.

Zum anderen sollte bedacht werden, ob wirklich alle Unternehmensdaten in eine öffentliche Cloud migriert werden können, oder ob besonders sensible Daten nicht besser in einer Private Cloud vorgehalten werden. Das betrifft zum Beispiel Patienten- oder Finanzdaten, die aus datenschutzrechtlichen Gründen besonders gesichert werden sollten.

Große Datenmengen

Bei der Umstellung auf eine DaaS-Lösung werden Sie wahrscheinlich große Mengen von Daten transferieren müssen. Dies kann je nach Netzwerkbandbreite viel Zeit in Anspruch nehmen. Im schlimmsten Fall werden so kritische Geschäftsprozesse unterbrochen, was Kosten verursacht oder sogar mit dem Verlust von Kunden einhergeht. Es kann deshalb viel Sinn machen, im Vorfeld der Migration Lösungen zur Datenkomprimierung zu recherchieren.

Auch für Unternehmen, die mit großen Mengen „Hot Data“ arbeiten, also Daten, die häufig abgerufen werden müssen, können solche Komprimierungsverfahren vorteilhaft sein. Ein Tipp: Sprechen Sie potenzielle DaaS-Anbieter im Vorfeld auf diese Problematik an, weil diese oft über viel Komprimierungs-Erfahrung verfügen. Gleichzeitig kann die Reaktion der Anbieter auch als Auswahlkriterium bei der Provider-Wahl dienen.

Eingeschränkter Funktionsumfang

Je nach DaaS-Anbieter ist es möglich, dass nicht alle Tools verfügbar sind, die Sie für Ihre Datenverarbeitung bevorzugen. Sie können nur auf jene Anwendungen zugreifen, die Ihnen auf der jeweiligen DaaS-Plattform angeboten werden. Informieren Sie sich deshalb im Vorfeld, welche Funktionen die jeweiligen Anbieter bereitstellen. Befragen Sie Ihr Team, welche dieser Features ihnen am wichtigsten sind.

Eine elegante Lösung, um von der ganzen Bandbreite an Funktionen zu profitieren, stellt die Nutzung einer Multi Cloud dar. In ihr können Sie die Clouds unterschiedlicher Cloud-Computing-Anbieter, wie zum Beispiel Amazon Web Services oder Microsoft Azure, miteinander kombinieren und die angebotenen Dienste parallel nutzen.

Einhaltung der Compliance

Auch bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien gilt: Eine Cloud-Umgebung bietet Potenziale und Herausforderungen zugleich. Das betrifft insbesondere die Zusammenarbeit mit Anbietern, deren Rechenzentren sich außerhalb von Europa befinden. Hier muss im Einzelfall geprüft werden, ob diese den strengen Anforderungen der DSGVO gerecht werden.

Eine sehr gute Lösung stellt die Zusammenarbeit mit einem Managed-Services-Provider (MSP) dar. Dieser „vermittelt“ die Angebote großer Cloud-Anbieter, indem er diese für Sie einrichtet und betreut. Entsprechend gut kennt er sich mit Compliance-Fragen aus. Alternativ dazu wird Ihnen ein guter MSP auch in Deutschland gehostete Cloud-Lösungen anbieten können, die besonders hohe Sicherheitsanforderungen erfüllen.

Neben Data as a Service gibt es noch weitere Servicemodelle, die Ihnen Ressourcen und Dienste in einer Cloud zur Verfügung stellen. Dies sind die drei wichtigsten:

IaaS: Infrastructure as a Service

Bei dem Modell Infrastructure as a Service (IaaS) können Sie ganze IT-Infrastrukturen per Cloud nutzen. Dazu zählen vor allem Rechenleistung und Netzwerkressourcen. Bereitgestellt werden die verschiedenen Komponenten durch einen IaaS-Provider. Der große Vorteil besteht darin, dass Sie den Umfang der Services je nach Bedarf leicht skalieren können; die aufwendige Anschaffung von eigenen Servern entfällt. Wartungskosten fallen ebenfalls nicht an. Die Abrechnung erfolgt über ein kostentransparentes Abonnement.

IaaS nutzen Sie je nach Präferenz via Public Cloud, Private Cloud oder Hybrid Cloud. Dieses Modell ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie einen stark variierenden Bedarf an IT-Ressourcen haben. Denn aufgrund der sehr guten Skalierbarkeit können Sie den Nutzungsumfang jederzeit steigern und ebenso reduzieren. Zu den Big Playern im Bereich IaaS zählen Microsoft Azure, Amazon Web Services (AWS) und die Google Cloud.

PaaS: Platform as a Service

Platform as a Service (PaaS) ist ein Service-Level höher als IaaS anzusiedeln. PaaS dient als vollständige Entwicklungs- und Bereitstellungsumgebung und bietet aufbauend auf IaaS-Leistungen (Server, Speicher, Netzwerkelemente) Zugriff auf weitere Elemente wie Entwicklungstools, Datenbanken und Middleware.

PaaS macht zum Beispiel dann Sinn, wenn Sie mit mehreren Entwicklungsteams arbeiten, die sich an geographisch unterschiedlichen Standorten befinden. So kann jedes Teammitglied die Änderungen der anderen Teammitglieder in Echtzeit nachverfolgen. Aber auch für moderne Development-Frameworks wie Agile und DevOps ist PaaS gut geeignet.

Wie bei IaaS ist der Umfang von PaaS jederzeit beliebig skalierbar. Außerdem zeichnen sich PaaS-Tools durch ihre effiziente Verwaltung aus. Große PaaS-Anbieter sind Microsoft Azure, AWS, Google Cloud Platform und die IBM Cloud.

SaaS: Software as a Service

Die Abkürzung SaaS steht für Software as a Service. Das Modell bildet die oberste Stufe der Service-Pyramide. Hierbei stellt ein externer Service-Provider verschiedene Softwarelösungen über das Internet bereit. Die Nutzung erfolgt meist direkt im Browser. SaaS-Services sind oft in einer kostenlosen Basis-Variante verfügbar, wobei weiterführende Funktionen gegen Bezahlung freigeschaltet werden müssen (Freemium-Modell). Bekannte SaaS-Beispiele im Unternehmensbereich sind Microsoft 365 und Microsoft Teams.

Ein großer Vorteil von SaaS besteht darin, dass die lokale Installation von Software entfällt. Ihre Mitarbeitenden öffnen einfach den Browser, loggen sich ein und können losarbeiten. Ebenso erübrigt sich das zeitaufwendige Patch-Management. Beides trägt dazu bei, dass sich Ihre IT-Abteilung verstärkt um Kernaufgaben und Innovationsprozesse kümmern kann.

Um ein erfolgreiches Datenmanagement in der Cloud zu realisieren, sollten Sie bestimmte Best Practices berücksichtigen.

1. Mitarbeitende sensibilisieren

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden für die Datenkultur in Ihrem Unternehmen. Machen Sie deutlich, wie wichtig die Pflege, die korrekte Ablage und die Sicherheit Ihrer Daten für einen reibungslosen Arbeitsablauf und den Erfolg Ihres Unternehmens sind. Um dies zu vermitteln, können Sie zum Beispiel regelmäßige Schulungen zum Thema Datenmanagement durchführen. Denn nur wenn Sie Ihr gesamtes Team „mitnehmen“, können Sie das Potenzial eines professionellen Datenmanagements voll ausschöpfen.

2. Richtlinien zur Dateibenennung definieren

Wer Daten nutzen will, muss sie auch finden können. Erstellen Sie deshalb Richtlinien, nach denen Ihre Mitarbeitenden Daten benennen und katalogisieren. Nutzen Sie dafür standardisierte Dateinamen. Beispielsweise könnten Sie ein Datumsformat wie JJJJ-MM-TT verwenden, in Verbindung mit einheitlich definierten Projektbezeichnungen. Egal für welches Format Sie sich entscheiden – wichtig ist, dass die Systematik allen involvierten Personen bekannt ist. Das erreichen Sie durch ein zentrales Wissensmanagement im Unternehmen.

3. Metadaten pflegen

Wichtig ist auch die Rückverfolgbarkeit aller Aktivitäten, die mit einer Datei zusammenhängen. Dafür müssen die Metadaten sorgfältig gepflegt werden. Sie enthalten unter anderem Informationen darüber, wer eine Datei erstellt hat, welche weiteren Personen sie bearbeitet haben und zu welchem Zeitpunkt die verschiedenen Aktivitäten stattgefunden haben. So stellen Sie sicher, dass Sie Daten auch nach Jahren noch ihren Urhebern zuordnen und zusätzliche Informationen erhalten können. Die Pflege der Metadaten leistet außerdem einen wichtigen Beitrag, um eine zuverlässige Data Governance im Unternehmen aufzubauen.

4. Datenrelevanz überprüfen

Prüfen Sie regelmäßig, ob all Ihre Daten noch relevant sind und entfernen Sie jene, die Sie nicht mehr benötigen. Veraltete Daten können im schlimmsten Fall zu Fehlern bei Automatisierungsprozessen und Dokumentationen führen. Außerdem stellen Sie so sicher, dass Sie nicht für mehr Speicherplatz bei Ihrem DaaS-Provider bezahlen, als Sie tatsächlich bräuchten. Aus diesen Gründen sollte ein regelmäßiger „Hausputz“ fester Bestandteil Ihrer Datenmanagement-Strategie sein.

5. Datenschutz gewährleisten

Etablieren Sie klare Datenschutzstandards, um der missbräuchlichen Verarbeitung personenbezogener Daten vorzubeugen. Seit Wirksamwerden der DSGVO im Jahr 2018 sind hier bei Verstößen Strafen bis zu 20 Millionen Euro vorgesehen bzw. bis zu 4 Prozent des weltweiten Umsatzes. Außerdem gehen solche Verstöße mit großen Vertrauensverlusten bei Stakeholdern einher.

Im DaaS-Bereich ist es besonders wichtig, darauf zu achten, in welchem Land sich die Rechenzentren des jeweiligen Anbieters befinden. Bei einer Speicherung im nichteuropäischen Ausland ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass DSGVO-Vorgaben unerfüllt bleiben. Führen Sie hier auf jeden Fall eine Prüfung im Vorfeld durch.

Aber auch aber der internen Verarbeitung von Daten muss auf Datenschutz-Vorgaben geachtet werden. Tatsächlich geschehen die meisten Verfahrensfehler inhouse. Dafür sollten Sie nicht nur die Daten von Kunden und Partnern im Blick behalten, sondern auch die personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeitenden.

6. Managed Services erwägen

Ziehen Sie die Zusammenarbeit mit einem Managed-Services-Provider (MSP) in Betracht. Diese spezialisierten Anbieter treten als „Vermittler“ zwischen Ihnen und den großen DaaS-Anbietern auf. Dafür nimmt der MSP im ersten Schritt eine individuelle Bewertung Ihrer bestehenden Infrastruktur vor und entwirft dann eine passgenaue Lösung für Sie. Auch die komplette Implementierung und die fortlaufende Wartung leistet der MSP.

Insbesondere beim Thema Support macht sich der hohe Personalisierungsgrad positiv bemerkbar. Während Sie bei den großen Anbietern oft mit wechselnden Personen zu tun haben, legen die MSPs Wert auf gleichbleibende Ansprechpartner. So kann ein persönliches Verhältnis aufgebaut werden, was gerade für viele mittelständische Kunden ein großes Plus darstellt.

Sie möchten Data as a Service für Ihr Unternehmen nutzen und suchen nach einem zuverlässigen Partner? Dann sollten wir uns unterhalten. Die Experten der ahd bewerten Ihren Status quo und entwerfen eine individuelle Strategie für Ihre Datenbedürfnisse. Außerdem übernehmen wir die komplette Umsetzung sowie das fortlaufende Management des Systems. Und nicht zuletzt sind wir Ihr zuverlässiger Ansprechpartner im Bereich Change-Management, damit Ihre neue DaaS-Lösung schnellstmöglich angenommen wird.

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