Agiles Arbeiten – was bedeutet das eigentlich in der Praxis?

Bei dem Konzept der agilen Arbeitsweise kommt es auf hohe Flexibilität, schnelle Handlungsfähigkeit und Produktivität an. Entscheidungen werden, anders als bei klassischen Unternehmensstrukturen, von den Mitarbeitenden getroffen und nicht von der Führungsebene. Sie organisieren sich in den entsprechenden Teams selbst und sind auch für die Definition ihrer Ziele verantwortlich. Dabei immer im Mittelpunkt ihrer Arbeit? Der Kunde! Denn agiles Arbeiten zielt insbesondere darauf ab, einen frühen Kundennutzen zu generieren.

Dazu gehört, möglichst schnell eine erste, funktionsfähige Version einer Software, eines Produktes oder einer Dienstleistung zu entwickeln. Dafür werden Projekte in sogenannte „Sprints“ unterteilt – kurze Entwicklungszyklen von einer Woche bis zu einem Monat. Die Projektfortschritte werden in kurzen Abständen überprüft und mit dem Kunden geteilt.

Dieser ist im besten Fall (täglich) im gesamten Projekt eng eingebunden und gibt frühzeitig sowie regelmäßig Feedback. Dadurch können Verbesserungen, Probleme oder veränderte Anforderungen schnell erkannt und in die nächsten Entwicklungsschritte integriert werden. Dieser iterative Ansatz sorgt für eine schrittweise Annäherung an das optimale Ergebnis.

Um agile Arbeitsweisen in Projekten und im Unternehmen zu etablieren, eigenen sich Frameworks wie Scrum oder Kanban. Diese Methoden fußen auf bestimmten Grundwerten sowie Prinzipien und geben Mitarbeitenden Tools sowie Werkzeuge für die agile Arbeitsweise an die Hand.

Die größten Unterschiede zwischen dem klassischen und dem agilen Projektansatz bestehen, wie bereits genannt, in der Rolle des Kunden im Projekt und der Reaktion auf Änderungen im Projektverlauf. In der klassischen Planung bekommt der Kunde üblicherweise nur das Endprodukt zu Gesicht. Im agilen Projektmanagement wird er aktiv in den Entwicklungsprozess einbezogen. Er erhält frühzeitige und kontinuierliche Einsicht in die Arbeitsfortschritte und kann bereits während der Entstehung Feedback geben. Dadurch können bereits im nächsten Entwicklungsschritt Änderungen oder neue Erkenntnisse einbezogen werden. Auch veränderte Rahmenbedingungen fließen laufend in die Entwicklung ein.

Die klassische Planung von Projekten eignet sich im Wesentlichen für Projekte, die vordefinierten Prozessen folgen. Das Projektende steht im Fokus und konkrete sowie erprobte Schritte führen zu einem vorher festgelegten Ergebnis. Es findet eine hierarchische Verteilung der Aufgaben statt. Der zuständige Projektleiter plant die zu befolgenden Arbeitsschritte als auch die zum Einsatz kommenden Komponenten und legt die verantwortlichen Teammitglieder fest.

Die Phasen, die zu Beginn des Projektes definiert werden, werden nacheinander abgearbeitet. Erst wenn eine Phase abgeschlossen ist, beginnt die folgende. Zwar können Phasen auch parallel bearbeitet werden, allerdings werden sie zumindest in Teilprojekten in erster Linie nacheinander fertiggestellt.

Diesen Ablauf bricht das agile Vorgehen auf. Besonders bewährt sich dieser Ansatz in dynamischen Umgebungen z.B. bei der Entwicklung von neuen Produkten oder Software-Lösungen.  Wenn etwas Neues und Innovatives entstehen soll, ist ein geplantes Vorgehen eher hinderlich. Hier braucht es Dynamik, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Somit wird das Endprodukt nicht final definiert, sondern entsteht durch einen iterativen Prozess.  Das Projektteam ist selbstorganisiert und Aufgaben werden eigenständig verteilt. Während im klassischen Projektmanagement viele Spezialisten eingebunden sind, trägt das Team bei dem agilen Projektansatz gemeinsam die Verantwortung.

Die folgende Gegenüberstellung gibt einen schnellen Überblick über die Unterschiede der beiden Projektmanagement-Ansätze:

Agiles Arbeiten wird häufig gleichgesetzt mit dem Einsatz einer agilen Methode z.B. Scrum oder Kanban. Diese sind zwar ein wichtiger Bestandteil, allerdings wirkt sich Agilität auf die gesamte Unternehmenskultur aus. Hierbei müssen alte Strukturen und Herangehensweisen aufgebrochen werden, um die neue Unternehmenskultur zu verankern.

Handelt ein Unternehmen agil, spiegelt sich dies in agilen Methoden und Praktiken wider. Eine Organisation kann aber erst von sich behaupten, wirklich agil zu sein, wenn agile Prinzipien und Werte im Fokus der Kultur stehen. Angelehnt an das Kulturmodell nach Edgar Schein, sind geteilte Werte und Normen in einem Unternehmen nur teilweise sichtbar. Vieles bleibt eher unter der Oberfläche. Wie kann diese Kulturebene also im Sinne von Agilität nachhaltig beeinflusst werden?

Die Einführung neuer, agiler Verhaltensstandards bietet hier eine Einstiegsmöglichkeit. Diese Standards sollten den Fokus des gesamten Unternehmens verändern. Weg von Prozess, Dokumentation, Verhandlung und planmäßigem Arbeiten als alleinige Antworten auf eine steigende Komplexität der Arbeitswelt. Hin zu mehr Dialog, Kundenorientierung, schneller Innovation und Offenheit für Veränderungen.

Diese Neuorientierung stellt einen enormen Wandel für Organisationen jeder Größenordnung und jeder Branche dar. Startups können all dies auf einer grünen Wiese aufbauen. Was machen aber Unternehmen mit bestehenden Werten, Strukturen und Prozessen? Die Antwort kann nur lauten: Den Wandel in all seinen Facetten mit einem professionellen Change-Management begleiten.

2001 formulierte eine Expertengruppe der Softwareentwicklung das Agile Manifest. Als Alternative zu dokumentationsgetriebenen und langwierigen Softwareentwicklungsprozessen bietet das Agile Manifest einen Rahmen, um den Entwicklungsprozess flexibel, schlank und anpassungsfähig zu gestalten. Dabei bezieht sich dieser Rahmen nicht nur auf die Entwicklung von Software-Produkten, sondern kann auch ganz allgemein auf die agile Arbeitsweise übertragen werden. Denn aus den darin beschriebenen Werten und Prinzipien leiten sich alle agilen Techniken und Methoden ab.

Die Basis des Agilen Manifests bilden die folgenden 4 Grundwerte:

1. Individuen und Interaktionen schätzen wir mehr als Prozesse und Werkzeuge.
   (Individuals and interactions over processes and tools.)
   Für den Erfolg einer agilen Arbeitsweise sind motivierte Individuen und deren Zusammenarbeit ausschlagend. Daher ist es wichtig, dass die Teammitglieder Raum und die nötige Unterstützung erhalten, um ihre Aufgaben erfolgreich zu bearbeiten. Natürlich werden auch bei der agilen Arbeitsweise bestimmte Prozesse und Werkzeuge integriert und den Mitarbeitenden die benötigten Werkzeuge an die Hand gegeben. Im Zweifelsfall heißt es allerdings immer: Wertschätzung, Motivation und Förderung des Individuums sowie Selbstorganisation des Teams gehen vor.  Entsprechend kommt zu keinem Zeitpunkt prozessuales Mikro-Management zum Einsatz.
   

2. Funktionierende Software (Produkte) schätzen wir mehr als umfassende Dokumentation.
   (Working software over comprehensive documentation.)
   Kurz gesagt: Software, Produkte oder Dienstleistungen müssen funktionieren und nicht nur auf dem Papier gut aussehen. Dabei sind Einfachheit und Qualität die Kriterien einer wirklich wertvollen Lösung. Als Beispiel: Bei der agilen Softwareentwicklung geht es vor allem um die bedarfsgerechte Dokumentation. Sie dient als Grundlage für die weitere Wartung, allerdings steht die funktionierende Software zu jeder Zeit im Mittelpunkt.
   

3. Zusammenarbeit mit den Kunden schätzen wir mehr als Vertragsverhandlungen.
   (Customer collaboration over contract negotiation.)
   Das bedeutsamste Ziel des Agilen Manifest ist die Zufriedenstellung des Kunden mit einer wertvollen (Software-)Lösung. Dies setzt voraus, dass eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden erfolgt und regelmäßig die Anforderungen und Teilergebnisse übereinandergelegt werden. Natürlich ist das Entwickeln einer Software für den Auftragnehmer kein Selbstzweck und vertragliche Regelungen müssen getroffen werden. Dies sollte allerdings kein Hindernis dafür sein, dass eine offene Kommunikation erfolgt und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit stattfindet.
   

4. Reagieren auf Veränderung schätzen wir mehr als das Befolgen eines Plans.
   (Responding to change over following a plan.)
   Nichts ist schlimmer, als an einem Plan festzuhalten, der längst zum Scheitern verurteilt ist. Anforderungen können sich ändern – genauso wie der bestmögliche Weg, diese Anforderungen umzusetzen. Veränderungen sind somit fester Bestandteil einer agilen Arbeitsweise. Daher ist es unerlässlich, dass das Team sich selbst, die Prozesse und Arbeit regelmäßig reflektiert. Ein iteratives Vorgehen und mehrfache Releases sorgen dafür, dass flexibel und rechtzeitig auf Veränderungen reagiert werden kann. Was maßgeblich zum Erfolg des Projektes beiträgt!

Neben den vier Grundwerten stehen hinter dem Manifest 12 Grundprinzipien. Diese zeigen greifbare Handlungsoptionen auf. Frei übersetzt aus dem Englischen lauten die agilen Prinzipien:

1. Die oberste Priorität ist es, durch frühe und kontinuierliche Lieferung eines Produktes, den Kunden zufrieden zu stellen.
2. Auch späte Änderungen der Anforderungen an das Projekt sind willkommen. Die agilen Prozesse sorgen dafür, dass die Veränderungen für den Wettbewerbsvorteil des Kunden nutzbar gemacht werden können.
3. Liefern Sie regelmäßig, alle paar Wochen bis alle paar Monate, funktionierende Software, wobei ein kürzerer Zeitrahmen bevorzugt wird.
4. Experten und Entwickler müssen während des gesamten Projektes täglich zusammenarbeiten.
5. Setzen Sie auf motivierte Einzelpersonen und bauen Sie Ihre Projekte um sie herum auf. Geben Sie ihnen die Unterstützung und das Umfeld, welches sie benötigen und vertrauen Sie darauf, dass die Arbeit erledigt wird.
6. Ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht innerhalb eines Entwicklungsteams ist die effizienteste und effektivste Methode der Informationsvermittlung.
7. Ein funktionierendes Produkt ist der primäre Maßstab für den Fortschritt.
8. Agile Prozesse sorgen für eine nachhaltige Entwicklung. Kunden, Entwickler und Benutzer sollten dazu fähig sein, auf unbestimmte Zeit ein konstantes Tempo beizubehalten.
9. Die kontinuierliche Aufmerksamkeit für technische Exzellenz und ein gutes Design erhöht die Agilität.
10. Einfachheit, die Kunst, die Menge nicht-getaner Arbeit zu maximieren, ist essenziell.
11. Die besten Architekturen, Anforderungen und Designs gehen aus sich selbst organisierende Teams hervor.
12. In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team darüber, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.

Während die oben genannten Werte und Prinzipien den Rahmen für ein agiles Projekt vorgeben, helfen die agilen Techniken dabei, ein konkretes Projektmanagement aufzusetzen. Die agilen Techniken liefern klare Vorgehensweisen zur praktischen Umsetzung der Prinzipien und Werte. Dabei unterstützen sie als Werkzeuge die erfolgreiche Zusammenarbeit in der Projektarbeit und sorgen für mehr Eigenverantwortung, mehr Flexibilität und eine Steigerung der Motivation im Team.

• Pair-Programming: Bei dieser Technik arbeiten zwei Entwickler an einem Rechner und lösen gemeinsam eine Aufgabe. Dadurch soll die Code-Qualität steigen, Wissenstransfer stattfinden und die Kommunikation sowie Produktivität der Teammitglieder gestärkt werden.
• Task-Boards: Das Taskboard kann als Hilfsmittel dazu verwendet werden, Aufgaben (Tasks) darzustellen. Das Board enthält unterschiedliche Bearbeitungszustände von „zu erledigen“ bis hin zu „erledigt“. Die Aufgaben werden dabei mittels Karten visualisiert und können im Laufe des Projekts durch die einzelnen Phasen wandern.
• Use-Cases/User-Stories: Uses-Cases beschreiben detailliert ein Szenario, wie ein Anwender mit einer Software interagiert. Bei dieser Technik steht die Software und ihr Verhalten im Fokus, somit eignen sich Use-Cases insbesondere für die Spezifikation von Anforderungen oder zur Dokumentation der Funktionalitäten. User-Stories dagegen stellen ein bestimmtes Bedürfnis des Anwenders in den Mittelpunkt. Sie werden aus seiner Sicht formuliert und dienen als Diskussionsgrundlage für seine persönlichen Anforderungen.
• Daily-Standup-Meetings: Daily-Standup-Meetings sind eine effiziente Form des Austauschs und werden üblicherweise im Stehen durchgeführt. In täglichen, kurzen (maximal 15-minütige) Meetings stimmt sich das Team gemeinsam ab und plant die nächsten 24 Stunden. Durch den kurzen Zyklus der Absprache, können Hindernisse schnell aus dem Weg geräumt und Entscheidungen schnell getroffen werden.
• Persona: Personas helfen dabei, die Bedürfnisse und das Verhalten des Nutzers oder Kunden besser zu verstehen. Dabei wird der Prototyp einer Gruppe von Anwendern der entsprechenden Zielgruppe mit ihren typischen Eigenschaften und Merkmalen skizziert. Dies sorgt dafür, dass alle Projektbeteiligte ein einheitliches Verständnis der Zielgruppe erhalten.

Agile Methoden umfassen die vorhergehenden Werte, Prinzipien und Techniken und bilden das Rahmenwerk für die agile Arbeitsweise. Sie bewirken, dass das Projektmanagement eine belastbare Grundlage erhält und können dabei flexibel auf die jeweiligen Bedürfnisse des Projektes angepasst werden. Somit hilft der Einsatz einer agilen Methode bei einer effizienten Durchführung sowie dem erfolgreichen Abschluss eines Projektes. Wird eine übergeordnete Methode ausgewählt, gibt sie die Gesamtstruktur vor, daraus ergibt sich dann auch der Einsatz der agilen Techniken als Werkzeuge.

Zu den agilen Methoden gehören beispielsweise:

• Scrum
• Kanban
• Lean
• DevOps
• Design Thinking
• Extreme Programming
• Feature Driven Development

Laut der Studie „Status Quo Agile“, die in Zusammenarbeit der Hochschule Koblenz mit Scrum.org und GPM entstanden ist, setzen 85 % der Befragten Scrum als agile Methode ein. Dahinter folgen Kanban, Lean und DevOps. Doch warum ist Scrum die beliebteste agile Methode weltweit?

Auf Basis des agilen Manifests entstanden, war Scrum ursprünglich dazu gedacht, Agilität in die Software-Entwicklung zu bringen. Allerdings ist der Einsatz von Scrum eben nicht nur bei der Entwicklung einer Software sinnvoll – vielmehr kann jedes ergebnisorientierte Projekt von dem agilen Framework profitieren. So erfreut sich Scrum heute auch großer Beliebtheit im Marketing, der Automobilbranche oder bei der industriellen Produktentwicklung.

Ein großer Pluspunkt dieser agilen Methode ist, dass Scrum einfach und leicht verständlich ist. In erster Linie weil das Framework kein ellenlanges und striktes Regelwerk voraussetzt. Die neueste Version des Scrum-Guides – im Dezember 2020 veröffentlicht von den Gründern Jeff Sutherland und Ken Schwaber – umfasst gerade einmal 17 Seiten.

Dabei ist Scrum ein Entwicklungsprozess, bei dem die Anforderungsänderungen im Mittelpunkt steht. Scrum lebt von kurzen Entwicklungszyklen (Sprints) und regelmäßigen Feedbackschleifen mit dem Kunden. Innerhalb eines fest definierten Scrum-Teams gibt es vorgegebene Rollen wie z.B. den Product Owner und den Scrum Master. Das Team organisiert sich selbst, was – zusätzlich zu den flachen Hierarchien – zu einer Vereinfachung des kompletten Entwicklungsprozesses führt. Diese Form der Entwicklung ermöglicht eine große Agilität und resultiert in einer Anwendung, die bis zum Schluss flexibel ist und keine Wünsche offenlässt.

Auch wenn agile Methoden aktuell primär in der Softwareentwicklung genutzt werden, finden sie auch vermehrt Verwendung in Nicht-IT-Projekten. Sie stärken und vereinfachen die Teamarbeit sowie Kommunikation, sorgen für einen positiven Blick auf Veränderungen und führen zu weniger Fehlentscheidungen. Außerdem werden durch den iterativen Ansatz der agilen Methoden schnellere Produkteinführungen möglich, was einen klaren Wettbewerbsvorteil bieten kann.

Die Mehrheit der Unternehmen nutzt dabei agile Ansätze selektiv oder kombiniert sie miteinander. Ob und wie sich der Einsatz von agilen Arbeitsweisen auch für Ihr Unternehmen eignet, müssen Sie letztlich selbst entscheiden. Wichtig ist, die internen Prozesse zu berücksichtigen und vor allem die Mitarbeiter Ihres Unternehmens einzubinden. Denn die erfolgreiche Einführung von neuen Arbeitsweisen und Methoden erfordert immer auch ein gutes Change-Management!