Die 7 dringendsten Herausforderungen der Digitalisierung – und wie Sie diese meistern

Viele deutsche Unternehmen verfügen über kein übergeordnetes Digitalisierungskonzept. Stattdessen entwickeln einzelne Fachbereiche je nach Bedarf Lösungen, die aber nicht mit den anderen Abteilungen koordiniert werden. Aus einem solchen Stückwerk resultieren drei wesentliche Nachteile:

1. Produktivitätseinbußen: Damit Ihre Organisation bei der Bewältigung der Digitalisierung maximal effektiv ist, braucht sie ein klares digitales Leitbild. Ist dieses nicht vorhanden, werden unterschiedliche Stakeholder unterschiedliche Beurteilungen vornehmen, zum Beispiel welches Innovationsprojekt am dringendsten ist. Auf diese Weise verstreuen Sie Ihre Kräfte und Ressourcen, statt sie erfolgreich zu bündeln.
2. Kompatibilitätsprobleme: Wenn unterschiedliche Abteilungen mit unterschiedlichen Software-Produkten und Hardware-Standards arbeiten, fällt es schwerer, Daten miteinander zu teilen oder neue Geräte ins Netzwerk einzubinden.
3. Hohe Kosten: Weil ähnliche Lösungen koexistieren, fallen unnötige Gebühren an. Beispielsweise werden für zwei vergleichbare SaaS-Anwendungen parallel Lizenzgebühren bezahlt, obwohl eine der beiden Lösungen ausreichend wäre.

Mit diesen Quick Tipps stoßen Sie die Entwicklung Ihrer Digitalisierungsstrategie an.

Benennen Sie einen Chief Digital Officer (CDO) und beauftragen Sie ihn mit der Erstellung Ihrer Digitalstrategie. Stellen Sie ihm außerdem ein sogenanntes Steering-Committee zur Seite, welches Vertreter der wichtigsten Abteilungen versammelt. So stellen Sie sicher, dass alle Stimmen im Unternehmen gehört werden. Erwägen Sie auch die Zusammenarbeit mit externen Experten, um der Gefahr von Betriebsblindheit vorzubeugen.

Viele Unternehmen denken ihre Digitalstrategie von den eigenen Prozessen und Produkten her. Machen Sie es besser: Richten Sie Ihre Strategie konsequent an den Bedürfnissen des Kunden aus. Fragen Sie sich:

• Was wünscht sich mein Kunde?
• Welche Pain-Points hat er?
• Wofür benötigt er unsere Produkte?
• Welche Trends zeichnen sich in seinem Markt ab?

Am besten gelingt Ihnen das, indem Sie das persönliche Gespräch mit Ihren Kunden suchen. Gleichzeitig sollten Sie möglichst viele Daten erheben und bereits existierende Daten auswerten, an denen sich Kundenbedürfnisse ablesen lassen.

Das beste Digitalisierungskonzept nützt wenig, wenn Ihre Mitarbeitenden es nicht kennen. Veranstalten Sie deshalb im Anschluss an die Fertigstellung eine Reihe von Informationsveranstaltungen und Workshops, um Ihre neue Strategie in der Mitte der Organisation zu verankern.

Viele neue Technologien werden in Unternehmen zu langsam oder noch gar nicht umgesetzt. So stellte der KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2020 fest, dass mehr als ein Drittel der Mittelständler keine Tätigkeiten für ihre digitale Transformation durchführten. Das Innovationsmanagement zählt damit zu den größten Herausforderungen der Digitalisierung.

Dabei ist spätestens seit Corona klar, dass sich Investitionen in Innovationen auszahlen. In einer Bitkom-Studie gaben 77 Prozent aller Befragten an, dass digitalisierte Unternehmen besser durch die Krise kamen.

Ein gutes Beispiel für den Nutzen von Innovationen ist die Cloud: Statt kostspielige Serverlandschaften anschaffen und unterhalten zu müssen, können Rechenressourcen beliebig zu- und abgebucht werden. So werden sowohl Kapazitätsengpässe als auch ein hoher Overhead im Unternehmen vermieden.

Wie stoßen Sie die Umsetzung von Innovationen an? Hier mehrere Praxistipps:

Damit sich Innovationen etablieren können, müssen neue Vernetzungen im Unternehmen geschaffen werden. Hierzu zählen insbesondere das abteilungsübergreifende Networking und die Entwicklung von Teamstrategien. Ziel ist es, das Silo-Denken zu überwinden: „Dafür ist bei uns die Forschungs- und Entwicklungsabteilung zuständig.“ Auch Sourcing-Partner sollten in dieses Netzwerk eingebunden werden.

Nicht immer muss aufwändig eine neue Technologie eingeführt werden. Manchmal genügt es schon, noch nicht genutzte Funktionalitäten bereits vorhandener Software auszuschöpfen. Gute Ansatzpunkt sind Ihr ERP- oder CRM-System. Auch die Workflow-Funktionalitäten von Dokumentenmanagement-Systemen bieten viel Potenzial für die Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Viele Unternehmen verfahren beim Innovationsmanagement nach der Devise: „Implement it, then forget it.“ Das ist problematisch. Nach der Einführung einer Innovation sollte unbedingt in regelmäßigen Abständen ein Review durchgeführt werden:

• Welchen ROI bringt uns die Innovation bisher?
• Wo bestehen noch ungenutzte Potenziale?
• Wird die Neuerung von den Mitarbeitenden angenommen oder gibt es weiteren Schulungsbedarf?
• Muss die Konfiguration der Lösung angepasst werden?

In der digitalen Welt funktionieren viele althergebrachte Geschäftsmodelle nicht mehr wie gewohnt. Neue digitale Modelle sind gefragt. Das bekannteste Beispiel hierfür ist E-Commerce. Statt Waren im Einzelhandel zu kaufen, bestellen Kunden Kleidung oder Elektronikartikel zunehmend lieber im Onlineshop. Auch im B2B-Bereich ersetzt die Internetbestellung mehr und mehr den telefonischen Kontakt zum Lieferanten.

Ein weiteres Beispiel ist der Unterhaltungssektor. Netflix hat das Geschäftsmodell der TV-Sender in Frage gestellt und Spotify übernimmt heute viele Funktionen der großen Musiklabels. Im Tourismus-Sektor hat Airbnb den klassischen Hotels Marktanteile abgenommen. Und Uber revolutionierte mit seinem Geschäftsmodell die Taxibranche.

Unternehmen müssen deshalb proaktiv digitale Geschäftsmodelle entwickeln, um solche Disruptionen vorwegzunehmen. Andernfalls besteht die Gefahr, auf eine reaktive Rolle im Markt reduziert zu werden.

Neue digitale Geschäftsmodelle erfordern viel Kreativarbeit. Hier zwei Ansätze, um Ihnen die Ideenfindung zu erleichtern.

Die folgenden Prinzipien können dabei helfen, neue Geschäftsmodelle zu entdecken:

• Leere: Definieren Sie ein Szenario, in dem es noch keine Produkte für ein Kundenbedürfnis gibt.
• Kombination: Setzen Sie zwei Dinge in Beziehung, die augenscheinlich nichts miteinander zu tun haben.
• Reduktion: Verringern Sie die Komplexitäten bestehender Produkte, ohne dass der Nutzen verloren geht.
• Neue Anwendungen: Finden Sie neue Verwendungsmöglichkeiten für bestehende Produkte.
• Zufallsprodukt: Lösen Sie ein Nutzerbedürfnis durch ein zufällig ausgewähltes Produkt.
• Robinson-Prinzip: Lösen Sie ein Nutzerproblem unter Verzicht auf fast alle gängigen Ressourcen

Auch das Nachdenken über neue Bereitstellungsmodelle kann Ihre Kreativität anregen:

• Freemium-Modell. Stellen Sie Ihrem Kunden ein Produkt oder einen Service kostenlos zur Verfügung, allerdings nur in der Basisvariante. Beispiel: LinkedIn.
• Abomodell. Erheben Sie eine fortlaufende Verleih- oder Nutzungsgebühr für Ihr Produkt. Beispiel: Netflix.
• Free Modell. Bieten Sie eine bestimmte Leistung in vollem Umfang kostenlos an. Monetarisieren Sie durch ein paralleles Geschäftsmodell, beispielsweise den Verkauf von Werbeplätzen. Beispiel: Google.
• Marktplatz-Modell. Positionieren Sie sich als neutraler Marktplatzbetreiber. Sie verdienen an den Vermittlungsgebühren, Mitgliedschaften und Werbeplätzen. Beispiel: Amazon.
• Sharing-Modell. Hierbei werden das Marktplatz- und das Abomodell kombiniert: Sie bieten Ihren Kunden bestimmte Produkte und Services zur Vermietung über eine zentrale Plattform an. Für diese Leistung erheben Sie eine Vermittlungsgebühr. Beispiel: Airbnb.
• Ökosystem-Modell. Gestalten Sie Ihre Produktpalette so, dass sich ein Lock-in-Effekt ergibt; Ihr Kunde ist in Zukunft automatisch auf weitere Produkte von Ihnen angewiesen. Beispiel: Apple.

Neben Innovationen und neuen Geschäftsmodellen zählt die Prozessoptimierung zu den zentralen Herausforderungen der Digitalisierung. Analoge Vorgänge, die bisher viel Zeit und Manpower verschlangen, können nun automatisiert werden. Das betrifft beispielsweise manuelle Fertigungsschritte in der Produktion oder papierbasierte Vorgänge in der Verwaltung.

Eine konsequente Prozessoptimierung spart hier Ressourcen und verbessert gleichzeitig die Customer-Experience. Allerdings hapert es in vielen Unternehmen noch an der Umsetzung. Prozesse werden entweder noch gar nicht optimiert oder unter Verwendung von Daten- und Systemsilos. So ergeben sich Brüche in der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit.

Diese Herausforderung der Digitalisierung richtet sich nicht nur nach innen. Suboptimale Prozesse beeinflussen auch die Customer-Experience negativ, wenn beispielsweise Ersatzteile nicht online bestellt werden können oder kein digitales Liefertracking angeboten wird. Im Worst Case wandert der Kunde dann zur Konkurrenz ab, die bereits bequemere Prozesse bietet.

Achten Sie auf diese Punkte, um Ihre Prozesse zu optimieren.

Um Silos zu vermeiden, sollten Sie zu Beginn ein vollständiges Inventar Ihrer Geschäftsprozesse erstellen. Das reicht vom Bestellvorgang über den Einkauf und die Fertigung bis hin zur Auslieferung und dem Marketing.

Am besten bilden Sie diese Prozesse grafisch in Form eines Diagramms ab. Mit diesem Überblick können Sie nun eine holistische Prozessoptimierungsstrategie entwerfen.

Sie brauchen ein holistisches Konzept – aber das bedeutet nicht, dass Sie alle Prozesse parallel optimieren sollten. Im Gegenteil stiftet ein solches Vorgehen Verwirrung, weil zu viele Veränderungen gleichzeitig angestoßen werden.

Priorisieren Sie. Wählen Sie zwei bis drei Prozesse aus, die das größte Optimierungspotenzial aufweisen. Das könnte zum Beispiel die elektronische Rechnungsstellung oder der Bezug von IT-Infrastruktur über die Cloud sein. Erst wenn Sie diese Prozesse erfolgreich optimiert haben, wenden Sie sich den nächsten Punkten auf Ihrer Liste zu.

Digitale Veränderungen erfordern Change-Management. Sonst riskieren Unternehmen, dass die Innovation aufgrund von Vorbehalten intern nicht angenommen oder sogar sabotiert wird. Ein Beispiel: Mitarbeitende verwenden weiter Excel-Tabellen statt das neue ERP-System, weil sie sich durch die Vielzahl von Programmfunktionen überfordert fühlen.

Gerade in technischen Branchen tun sich manche Verantwortliche mit Change-Management schwer. Denn statt rationaler Kompetenzen sind hier „weiche“ Faktoren wie Einfühlungsvermögen gefragt, um unausgesprochene Ängste zu identifizieren.

Eine weitere Schwierigkeit: Die Change-Management-Maßnahmen werden den Mitarbeitenden oft zusätzlich zu ihren regulären Projekten aufgebürdet. Wenn das Team aber vorher schon an der Kapazitätsgrenze arbeitete, ist schlicht keine Zeit den Change zu bewältigen, selbst wenn die Bereitschaft dazu besteht.

Beachten Sie diese Tipps, damit Ihr Change-Management gelingt.

Ihre Mitarbeitenden werden Ängste und Vorbehalte oft nicht von sich aussprechen, weil sie negative Konsequenzen befürchten. Gehen Sie deshalb aktiv auf Ihre Teammitglieder zu. Fragen Sie Ihre Gesprächspartnerin bzw. Ihren Gesprächspartner:

• Wurden Sie durch den Change überrumpelt?
• Haben Sie die Befürchtung, dass Ihre Position durch den Change überflüssig werden könnte?
• Fühlen Sie sich durch das neue erforderliche Know-how eingeschüchtert?
• Haben Sie eine Ansprechperson, an den Sie sich mit Fragen zum Change wenden können?

Sie werden sehen: Schon der reine Akt des Aussprechens trägt entscheidend dazu bei, dass Ihr Team sich dem Change gegenüber öffnet.

Eine wesentliche Voraussetzung für erfolgreiches Change-Management sind hochwertige Schulungsangebote. Um unterschiedlichen Lerntypen gerecht zu werden, sollten Sie einen Mix aus Präsenzveranstaltungen und flexibel nutzbaren Onlineangeboten wählen. Achten Sie außerdem darauf, auch nach der Einführung weiter zu schulen, beispielsweise in halbjährlichen Abständen. Viele Fragen tauchen erst auf, nachdem man bereits einige Zeit mit einer neuen Technologie gearbeitet hat.

Change-Management braucht Zeit. Wenn Ihre Mitarbeitenden bereits gestresst sind, werden Sie wenig Geduld für Neuerungen haben. Überlegen Sie deshalb zuerst, wie Sie die aktuelle Situation zeitlich entschärfen können, bevor Sie mit Ihren Change-Management-Maßnahmen starten. Eine gute Lösung stellt hier die Zusammenarbeit mit einem Managed-Services-Provider dar. Dieser nimmt Ihren Mitarbeitenden zeitintensive Routineaufgaben ab und schafft so Kapazitäten für Innovationen.

Je mehr sich unsere Arbeitswelt digitalisiert, desto mehr nimmt auch die Gefahr von Cyberangriffen und Datenverlusten zu. Der Branchenverband Bitkom gibt an, dass deutschen Unternehmen jährlich ein Gesamtschaden von 223 Milliarden Euro durch überwiegend digitale Attacken entsteht. Speziell sogenannte Ransomware, also Programme, die zur Erpressung von Unternehmen eingesetzt werden, ist auf dem Vormarsch.

Gleichzeitig steigen die gesetzlichen Anforderungen an Unternehmen, was den Datenschutz angeht. Beispielsweise müssen Organisationen aufgrund der DSGVO jetzt ein Verarbeitungsverzeichnis führen, um die Verwendung von personenbezogenen Daten zu dokumentieren. Das ist mit erheblichem Aufwand verbunden. Diese komplexe Situation macht Datensicherheit zu einer der größten Herausforderungen der Digitalisierung.

Mit diesen drei Tipps erhöhen Sie Ihre Datensicherheit.

Stellen Sie in Ihrem Unternehmen Personen speziell für die Datensicherheit ab, beispielsweise einen IT-Sicherheitsbeauftragten. Achten Sie darauf, Interessenskonflikte zu vermeiden. Der oder die Sicherheitsbeauftragte sollte sich nur um die Security kümmern und nicht etwa parallel um die Verwaltung der Server.

Um Sicherheitsvorgänge zu beschleunigen, sollten Sie Ihre Daten nach Verwendung und Wichtigkeit einteilen. So können Sie schnell globale Entscheidungen treffen, beispielsweise welche Daten in eine besonders sichere Private Cloud gehören und welche in einer Public-Cloud-Lösung lagern dürfen.

Ganz ähnlich sollten Sie auch mit fest definierten Rollenkonzepten für Ihre User arbeiten. So können Sie effizient Berechtigungen zuteilen und vermeiden langwierige Einzelfallentscheidungen.

Erwägen Sie die Zusammenarbeit mit einem Managed-Security-Services-Provider (MSSP). Der Vorteil: Weil sich diese Dienstleister schwerpunktmäßig mit der IT-Sicherheit beschäftigen, verfügen sie über ein viel größeres Know-how, als normalerweise intern im Unternehmen vorhanden ist.

In Zeiten des Home-Offices müssen sich Unternehmen verstärkt mit Herausforderungen der digitalen Kollaboration auseinandersetzen. Im Kern geht es um die Frage: Wie stellen wir sicher, dass alle Beteiligten optimal zusammenarbeiten, auch wenn sich die Teammitglieder an geographisch verteilten Orten befinden?

Die Antwort ist zweigeteilt: Es gibt eine technologische und eine soziale Komponente. Die technologische Seite versuchen Anwendungen wie Slack, Yammer oder Microsoft Teams zu beantworten und das speziell seit Corona mit zunehmendem Erfolg.

Die soziale Herausforderung besteht darin, trotz der räumlichen Distanz ein Teamgefühl zu erzeugen und der Vereinsamung im Home-Office vorzubeugen. Hier suchen die meisten Unternehmen aktuell noch nach funktionierenden Strategien.

Damit die digitale Kollaboration gelingt, sollten Sie diese Best Practices berücksichtigen.

Nicht jedes Kollaborationstool ist für jede Organisation geeignet. Fragen Sie sich bei der Auswahl:

• Ist das Tool leistungsfähig genug, um mit uns zu wachsen? Wie viele Mitglieder können aufgenommen und wie viele Kanäle parallel betrieben werden?
• Welche Art der Kommunikation bevorzugen wir als Organisation? Wollen wir ein soziales Unternehmensnetzwerk? Brauchen wir primär ein Videochat-Tool? Soll das Programm auch die gemeinsame Arbeit an Dateien ermöglichen?
• Wie gut lässt sich das Kollaborationstool in bereits bestehende Lösungen wie Office-Anwendungen integrieren?

Einer der besten Kandidaten im professionellen Bereich ist aktuell Microsoft Teams. Pro Mandant sind bis zu 500.000 Teams möglich, wobei jedes Team bis zu 25.000 Mitglieder aufnehmen kann. Die Software unterstützt Chat- und Videocall-Funktionen sowie die Kollaboration an Dokumenten. Auch ein Newsfeed, vergleichbar einem Social-Media-Feed, wird geboten. Und durch die sehr gute Integration in Microsoft 365 ist die Software eine ideale Lösung für den Unternehmenskontext.

Auch auf räumliche Distanz ist soziale Nähe möglich. Schon wenige Maßnahmen können hier viel bewirken:

• Reden Sie nicht erst, wenn es brennt. Vereinbaren Sie stattdessen einen wöchentlichen Jour fixe, wo auch mal über Privates gesprochen werden darf. So reißt der Kontakt nie ab.
• Praktizieren Sie „Overcommunication“. Das bedeutet: Erklären Sie Sachverhalte lieber einmal zu oft als zu wenig. Wenn wir subjektiv meinen, dass eigentlich längst alles klar ist, fängt die andere Seite oft erst an, zu verstehen.
• Respektieren Sie Grenzen. Digitale Kollaborationstools verleiten zu ständiger Erreichbarkeit. Allerdings verschwimmt so die Grenze zwischen Berufs- und Privatleben. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden deshalb, ab bestimmten Uhrzeiten den geschäftlichen Computer auszuschalten bzw. das Business-Phone zur Seite zu legen.

Sie möchten sich den Herausforderungen der Digitalisierung stellen und wünschen sich dafür einen zuverlässigen Partner? Dann sollten wir uns unterhalten. Die Experten der ahd realisieren für Sie eine Vielzahl von Cloud-Services, um Ihr Team für Innovationsprojekte freizustellen. Auch bei der Prozessoptimierung, in IT-Security-Fragen und beim Change-Management unterstützen wir. Und nicht zuletzt implementieren wir für Sie kollaborative Tools wie MS Teams oder Microsoft 365. Kontaktieren Sie uns jetzt für eine unverbindliche Erstberatung!