Enterprise Content Management: Organisieren Sie Ihre Inhalte

Mithilfe des Enterprise Content Managements verwalten, bearbeiten und archivieren Sie Unternehmensinformationen. Dies geschieht zentral in einem für alle verantwortlichen Personen zugänglichen System. So können Sie Prozesse schneller und effizienter abwickeln. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie das Enterprise Content Management in Ihrem Unternehmen erfolgreich einführen und von welchen Vorteilen Sie dadurch profitieren.

Definition: Was ist Enterprise Content Management?

Das Enterprise Content Management, kurz ECM, umfasst Methoden, Strategien und Werkzeuge, um die gesamten Unternehmensinformationen einheitlich zu verwalten, zu bearbeiten und zu archivieren. Für einen effizienten Umgang mit bestehenden Inhalten bieten ECM-Systeme integrierte Tools zum direkten Austausch, wie zum Beispiel Chats.

Der Begriff „Enterprise Content Management” besteht aus drei Teilen. “Enterprise” beschreibt eine Lösung, die von allen Zugangsberechtigten einer Organisation bzw. eines Unternehmens genutzt werden kann. “Content” beinhaltet alle möglichen digitalisierten Inhalte. Das können strukturierte Inhalte wie Rechnungen, Verträge und Personaldaten, aber auch schwach strukturierte Inhalte wie E-Mails sein. Der Begriff  “Management” umfasst schließlich alle Prozesse der Verwaltung, der Verarbeitung und der Kontrolle der Inhalte.

Der Branchenverband AIIM (Association for Information and Image Management) hat ein anerkanntes Modell entwickelt, welches fünf Hauptkategorien des Enterprise Content Managements unterscheidet:

1. Erfassung (Capture)
2. Verwaltung (Manage)
3. Speicherung (Store)
4. Ausgabe (Deliver)
5. Bewahrung (Preserve)

Die Komponenten

Das Enterprise Content Management wird manchmal fälschlicherweise mit anderen Methoden gleichgesetzt, die jedoch nur Teilaspekte eines ganzheitlichen ECMs darstellen. Im Folgenden erläutern wir Ihnen diese Komponenten.

Dokumentenmanagement

Die Begriffe Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement (Document Management System, DMS) werden häufig synonym verwendet. Allerdings gibt es zwischen beiden Konzepten einen entscheidenden Unterschied. Das DMS beinhaltet die effiziente Verwaltung und Bereitstellung von digitalen Schriftstücken bzw. Dokumenten. Das ECM hingegen geht weiter und schließt jegliche Form von Content mit ein. Das können zum Beispiel Daten wie Bilddateien, Sprachmemos, Präsentationen und Videos sein. Kurzum: Es umfasst alle Unternehmensdaten, während das DMS nur digitalisierte Schriftstücke beinhaltet. Das DMS ist also ein Bestandteil des ECMs.

Das sind die wichtigsten Vorgänge innerhalb des Dokumentenmanagements:

• Suchen von bestimmten Informationen und den dazugehörigen Kontexten

• Check-in- und Check-out-Funktion, um die Konsistenz der abgelegten Inhalte zu kontrollieren

• Versionsmanagement, um unterschiedliche Bearbeitungsstände von Informationen zu überprüfen

Web-Content-Management

Das Web Content Management, kurz WCM, umfasst die digitalisierten Inhalte, die ein Unternehmen auf seiner Website bereitstellt – zum Beispiel Texte, Videos und Präsentationen. Mitarbeitende mit Zugriffsrechten pflegen die Inhalte über ein CMS (Content-Management-System) ein und können sie jederzeit ändern oder entfernen. Genauso leicht lassen sich neue Inhalte hinzufügen. Zu den bekanntesten CMS zählen WordPress, TYPO3 und Drupal.

Das sind die wichtigsten Funktionen des Web Content Managements:

• Erstellen und Verwalten von Informationen für die Unternehmens-Website
• Erstellen von neuen oder Anpassen von bestehenden Informationen in einem nachvollziehbaren Publikationsprozess
• Automatisiertes Konvertieren in verschiedene Formate
• Sichere Trennung von öffentlichen und nicht öffentlichen Inhalten

Records Management

Dem Begriff Records Management entspricht im Deutschen die „Schriftgutverwaltung”. Diese basiert auf der internationalen Norm ISO 15489, nach der Dokumente nachvollziehbar, transparent und revisionssicher abgelegt werden müssen. Das Records Management ist ein Konzept innerhalb des Datenmanagementsystems. Dieses automatisiert die Versionen und hält Daten, Uhrzeit sowie den Urheber eines Dokuments oder einer Änderung fest. Das ursprüngliche Dokument bleibt jederzeit abrufbar.

Die wichtigsten Funktionen des Records Managements im Überblick:

• Abbildung von Aktenplänen und anderer strukturierter Verzeichnisse für eine geordnete Informationsablage
• Verwaltung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen
• Schutz von Informationen
• Nutzung von standardisierten Metadaten, um gespeicherte Informationen eindeutig identifizieren und beschreiben zu können

Business Process Management

Für ein effizientes Enterprise Content Management ist es wichtig, bestehende Geschäftsprozesse immer wieder kritisch zu prüfen und zu optimieren. Dafür gibt es das Business Process Management, kurz BPM. Weil der Workflow verbessert wird, ist es auch unter dem Begriff Workflowmanagement bekannt. Bei der Einführung eines ECMs ist unter anderem die Wahl der genutzten Software von den Workflows abhängig. Auch nach der Einführung bleibt das BPM relevant, um Prozesse auszuwerten, anzupassen und weiter zu automatisieren.

Das sind die Kernfunktionen des Business Process Managements:

• Vollständige Workflow-Funktionalität
• Kontrolle von Prozessen und Daten auf Server-Ebene
• Enterprise Application Integration (EAI), um verschiedene Anwendungen verbinden zu können

Collaboration

Das ECM setzt auf Integration und Zusammenarbeit statt auf Insellösungen. Damit die „Collaboration“ (deutsch: Kollaboration) gelingt, müssen mehrere Aspekte gegeben sein. Nur wenn eine zeitgleiche Bearbeitung möglich ist, können verschiedene Personen an einem Dokument arbeiten, ohne dass unterschiedliche Versionen resultieren. Die Basis, damit dies gelingt, ist eine cloudbasierte Lösung wie zum Beispiel Microsoft 365.

Damit alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand sind, können in einem ECM zusätzlich zu den Dokumenten Notizen hinterlegt werden. Der Unternehmens-Chat bietet die Möglichkeit des direkten Austauschs zwischen den Mitarbeitenden. Entscheidungen werden so schneller und effizienter getroffen. Darüber hinaus sind Lösungs-, Fort- und Weiterbildungsinhalte wie Präsentationen oder Videos wichtig, um Wissen im Unternehmen zu teilen.

Das sind die wichtigsten Funktionen der EMC-Collaboration:

• Dokumente und Dateien stehen allen verantwortlichen Personen in der gleichen Version zur Verfügung
• Beteiligte Personen können gleichzeitig Inhalte bearbeiten
• Verwaltungstools wie Whiteboards, Terminpläne oder Projektmanagement-Tools können genutzt werden
• Kommunikationsanwendungen wie Chat-Programme oder Video-Konferenzen verbessern den Austausch untereinander

Einsatzbereiche des Enterprise Content Managements

Das Enterprise Content Management ist sowohl für Unternehmen als auch für Behörden essenziell, um administrative und operative Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Das sind die fünf Bereiche, für die das ECM besonders relevant ist:

Rechnungswesen

Das Schreiben und Dokumentieren von Rechnungen sind häufig wiederkehrende Handlungen eines jeden Unternehmens. Gesetzlich vorgeschrieben ist, dass Rechnungen dauerhaft und strukturiert aufbewahrt werden müssen – dies betrifft in der Regel eine große Menge an Dokumenten. Das Enterprise Content Management erfasst Rechnungsdaten aus einer E-Mail oder – im Fall eines Papierdokumentes – per Scan. Die Archivierung der Dokumente sowie die Steuerung der einzelnen Prozesse im Rechnungswesen erfolgt mithilfe des ECMs größtenteils automatisiert.

Personalwesen

Bewerbungsunterlagen sowie Daten und Einträge zu Mitarbeitenden werden heute digital erfasst. Das ermöglicht der HR-Abteilung einen schnelleren Zugriff auf personenbezogene Unterlagen, verbessert Recruiting-Prozesse und stellt zudem sicher, dass Unternehmen rechtlich korrekt handeln. Das gilt unter anderem für die Einhaltung von Löschfristen. Darüber hinaus erfasst und verwaltet das ECM-System sämtliche administrativen Dokumente im Bereich des Personalwesens, wie zum Beispiel Gehaltsabrechnungen oder Urlaubsanträge.

Einkauf und Recht

Verträge sind die Basis aller Geschäftsbeziehungen. Umso wichtiger ist es, jedes vertragliche Dokument inklusive benötigter Genehmigungen sicher abzulegen. Mit einem Enterprise Content Management haben alle befugten Mitarbeitenden – das sind in der Regel Personen aus dem Einkauf oder der Rechtsabteilung – jederzeit Zugriff auf relevante Vertragsdokumente. Über Schreib- und Leserechte wird die Sicherheit der vertraulichen Inhalte gewährleistet.

Vertrieb

Das Angebots-Management wird mit einem ECM-System ebenfalls effizienter. Die Mitarbeitenden des Vertriebs können Angebote und Genehmigungen einfacher ablegen, abrufen und bearbeiten. Der Vertrieb eignet sich gut dazu, um mit der Einführung eines ECMs zu beginnen. Das ist vor allem der sehr guten Erfolgsmessbarkeit in diesem Bereich geschuldet, zum Beispiel anhand der Angebotsmenge.

Ortsunabhängiger Zugriff

Remote Work ist mittlerweile ein fester Bestandteil unserer Arbeitskultur. Mit einem cloudbasierten ECM können Mitarbeitende jederzeit von überall aus auf Dokumente zugreifen und sie bei Bedarf anpassen. Weil auch die parallele Zusammenarbeit und der Austausch per Chat-Tools möglich sind, werden Entscheidungen schneller getroffen und Projekte schneller abgeschlossen. Zudem steigert die Option auf Remote Arbeit Ihre Attraktivität als Arbeitgeber. Auch in der Zusammenarbeit mit externen Partnern oder Dienstleistern zahlt sich ein cloudbasiertes ECM aus, denn der Datenzugriff und -austausch wird erheblich vereinfacht.

Das sind die Vorteile

Was sind die Vorteile des Enterprise Content Managements? Hier erfahren Sie, wie vielfältig Ihr Unternehmen von einem ECM profitiert.

Effizienz

Mit einem ECM erfassen Sie leicht digitale Daten bzw. digitalisieren analoge Rechnungen sowie andere unternehmensrelevante Dokumente. Diese werden strukturiert an einem bestimmten Ort abgelegt.

Auf diese Weise sind die Inhalte jederzeit abrufbar. Analoge Dokumente in Aktenordnern und Papierarchiven, die viel Platz in Anspruch nehmen und kaum durchschaubar sind, gehören der Vergangenheit an. Per Scan können Sie ganze Archive digitalisieren und haben über die Suchfunktion direkten Zugriff auf das, was Sie benötigen. So sparen Sie Zeit und Kosten. Außerdem gehen wichtige Unterlagen in einem sicheren ECM-System nicht verloren.

Schnellere Prozesse

Innerhalb des ECMs können Ihre Mitarbeitenden deutlich schneller Genehmigungen erteilen – auch mithilfe einer digitalen Signatur. Weil automatisiert dokumentiert wird, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat, ist jederzeit ersichtlich, welche Person für welchen Schritt verantwortlich ist.

Das ECM bildet den kompletten Lebenszyklus von Dateien und Dokumenten ab. Die Mitarbeitenden können einsehen, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und bei welchen Dokumenten Handlungsbedarf besteht. Das verbessert den Workflow.

Auch das Recruiting lässt sich schneller abwickeln. Denn die zuständigen Personen haben digitalen Zugriff auf Bewerbungsunterlagen und Arbeitsverträge.

Transparenz und Sicherheit

Sie können Dokumente und Dateien von Ihnen definierten Gruppen zuordnen und Zugriffsberechtigungen erteilen. So erhalten nur bestimmte Mitarbeitende im Unternehmen Zugriff und können Dokumente bearbeiten. Die Datensicherheit bleibt hoch, denn je weniger Personen auf wichtige Inhalte zugreifen können, desto besser sind diese geschützt.

Alle Vorgänge an einer Datei werden erfasst und können zurückverfolgt werden.

Externer Zugang

Mit einem cloudbasierten ECM machen Sie Daten und Dokumente nicht nur Mitarbeitenden im Home-Office zugänglich, sondern auch Partnern, Lieferanten oder Ihrem Steuerberater. Das vereinfacht jene Geschäftsprozesse, bei denen Daten übertragen werden, erheblich. Dies gilt insbesondere beim Austausch von sehr großen Datenmengen, die nicht per E-Mail versendet werden können. Der Zugriff erfolgt via Passwort über einen gesicherten Weblink. Oder es werden Daten über eine externe Schnittstelle an Kontakte verschickt.

Einhaltung der Compliance

Verstöße gegen Compliance-Richtlinien können weitreichende Auswirkungen haben. Hohe Geldstrafen oder Schadenersatzklagen gehen im schlimmsten Fall mit einem massiven Reputationsverlust einher. Die Herausforderung besteht darin, die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen sicherzustellen; diese gehen im hektischen Tagesgeschäft schnell vergessen. Dank der automatisierten Prüfung durch Ihr ECM-System gehört dies der Vergangenheit an.

Hier können Sie Aufbewahrungs- und Löschfristen individuell festlegen. Der Vorteil: Das ECM erkennt automatisiert, wann Unterlagen aufgrund von Fristen entfernt werden müssen. Alle anderen Arten von Dokumenten, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, können Sie mit dank Enterprise Content Management leicht langfristig archivieren. So sorgen Sie für mehr rechtliche Sicherheit im Unternehmen.

Wettbewerbsfähigkeit

Durch die Digitalisierung der unternehmensrelevanten Daten und Dokumente bleiben Sie wettbewerbsfähig. Sie können schneller auf Unterlagen zugreifen, was die Produktivität erhöht. Auch für Ihre Mitarbeitenden bleiben Sie attraktiv. Denn mit einem cloudbasierten ECM können diese jederzeit auch im Home-Office benötigte Inhalte in vollem Umfang nutzen.

Wie die Einführung gelingt

Je strukturierter Sie Ihr Enterprise Content Management im Unternehmen einführen, desto schneller profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen. So gelingt die Einführung in fünf Schritten:

1. Dort beginnen, wo Sie am meisten profitieren

Wenn Sie das ECM zunächst dort etablieren, wo es am dringendsten benötigt wird, verbessern Sie Ihre Leistung und sorgen für Akzeptanz in den Abteilungen. Denn wenn das System in einem Bereich bereits erfolgreich funktioniert, überzeugt das auch die Verantwortlichen der anderen Abteilungen. Führen Sie das Enterprise Content Management deswegen strategisch Schritt-für-Schritt ein. Mit welchem Bereich Sie beginnen, bestimmt der Bedarf.

In vielen Unternehmen bietet es sich an, mit dem Vertrieb zu starten. Dort können Sie die  Angebotserstellung durch digitale Tools effizienter gestalten. Wichtig ist: Beziehen Sie die verantwortlichen Personen aus den verschiedenen Abteilungen in die strategische Planung Ihres ECMs ein.

2. Erstellen Sie einen Stufenplan

Stellen Sie als Nächstes einen Stufenplan auf, in dem Sie festlegen, in welcher Reihenfolge die weiteren Abteilungen mit dem ECM-System verknüpft werden sollen. Dafür bietet eine umfassende IST-Analyse der gegebenen Geschäftsprozesse die beste Ausgangslage. Beziehen Sie auch hier die verantwortlichen Personen aus den verschiedenen Abteilungen unbedingt mit ein, um Akzeptanz für das neue ECM-System zu schaffen. Sammeln Sie Feedback von den verantwortlichen Personen und berücksichtigen Sie individuelle Bedürfnisse und Anregungen.

Agieren Sie dabei mit Weitblick: Stehen gesetzliche Veränderungen an, die in Zukunft Anpassungen notwendig machen? Welche Teile des Archivs müssen besonders zügig digitalisiert werden, um flexibler auf Anforderungen reagieren zu können? Wenn Sie heute schon solche anstehenden Veränderungen berücksichtigen, müssen Sie Ihren Stufenplan später nicht mehr anpassen.

3. Klare Ziele definieren

Im dritten Schritt geht es darum, Ziele zu definieren, an denen Sie sich und Ihre Mitarbeitenden später messen lassen können. Wie soll Ihnen das Enterprise Content Management helfen? Welche Vorteile erhoffen Sie sich? Dabei sollten Sie die Ziele so konkret wie möglich formulieren, um die Messbarkeit zu ermöglichen. Sie können zum Beispiel festlegen, wie hoch die Zahl der erfassten Auftragsbestätigungen oder Angebote innerhalb eines bestimmten Zeitraums sein soll. Die Ziele bzw. KPIs kommunizieren Sie dann an die einzelnen Teams, sowohl um Ihre Erwartungshaltung als auch den Sinn zu verdeutlichen. Das erhöht die Motivation Ihrer Mitarbeitenden, die Ziele gemeinsam zu erreichen.

4. Das richtige Programm finden

ECM-Lösungen gibt es einige. Aber welche davon zahlen sich langfristig aus? Sondieren Sie den Markt nach professionellen Anbietern, die bereits langjährige Erfahrungen in der Einführung und Betreuung von ECM-Systemen vorweisen können. Am besten mit Zertifizierung: Die DIN EN ISO-9001 belegt, dass ein ECM-Anbieter die Funktionalität oder Sicherheit seines Angebots systematisch verbessert.

Bedenken Sie: Sie möchten nicht nur jetzt, sondern auch in zehn bis 15 Jahren noch von einem professionellen ECM profitieren. Überprüfen Sie deshalb auch den Faktor Skalierbarkeit. Idealerweise können Sie zunächst mit einzelnen Abteilungen und wenigen Anwendern starten und die Implementierung danach schrittweise ausweiten.

Last, but not least, empfehlen wir einen gründlichen Blick auf die Kosten nicht nur für die Einführung, sondern auch für den Betriebsaufwand, Schulungen und eine langfristige Betreuung zu werfen. Berücksichtigen Sie alle genannten Faktoren von Anfang an, um realistisch planen zu können.

5. Die technischen Voraussetzungen schaffen

Enterprise-Content-Management-Systeme sind speicherplatzintensiv. Das System muss in der Lage sein, mit allen möglichen, auch sehr großen Dateiformaten wie Bildern oder Videos umzugehen. Diese Anforderungen werden in Zukunft nur noch steigen, je weiter die Digitalisierung im Unternehmen fortschreitet bzw. je stärker der weltweite Datenfluss zunimmt.

All das wirft Fragen nach der optimalen IT-Infrastruktur auf, welche diese Big-Data-Anforderungen erfüllen kann. Viele Unternehmen setzen hier aktuell noch auf On-Premises-Lösungen, weil diese über Jahre gewachsen sind. Es ist jedoch absehbar, dass solche Systeme mit ECM, Big Data & Co. in den nächsten Jahren an ihre Grenzen stoßen werden.

Hier bieten moderne Cloud-Lösungen für Unternehmen einen Ausweg. Solche Systeme skalieren sehr gut und sind damit ausgesprochen zukunftsfähig. Dabei ist es keineswegs so, dass damit Ihre bisherige IT-Infrastruktur obsolet wird. Im Gegenteil: Hybride Lösungen verbinden Ihre On-Prem-Server nahtlos mit einer Public Cloud wie Microsoft Azure oder alternativ mit einer besonders sicheren Private Cloud.

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