Office 365 (jetzt Microsoft 365): Übersicht & Entscheidungshilfe

Microsoft 365 ist eine Kombination aus den neuesten Office-Apps, wie z. B. Word, Excel, PowerPoint und Outlook, dem Betriebssystem Windows 10 und verschiedene Sicherheitsfeatures. Zudem gehören zu Microsoft 365 unter anderem noch Microsoft Teams und ein 1 TB OneDrive-Cloudspeicher für die ortsunabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit. Dafür kann Microsoft 365 sowohl auf PCs und Macs als auch auf Tablets und Smartphones installiert werden.

Viele Unternehmen stellen sich die Frage, ob sie zu Microsoft 365 wechseln sollten. Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die für die Einführung von Microsoft 365 sprechen können.

• Von überall auf Ihre Daten zugreifen: Mit Microsoft 365 kann jeder Ort mit Internetzugriff zum Arbeitsplatz werden. Es ist also egal ob Sie im Büro, im Home-Office oder in Ihrem Lieblings-Café arbeiten wollen.
• Flexibilität: Microsoft 365 bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Abonnement flexibel jeden Monat aufs Neue an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Egal ob neue Mitarbeitende anfangen, Sie das Lizenzmodell einiger Nutzer ändern wollen oder jemand das Unternehmen verlässt. Die Anzahl und Art der benötigten Lizenzen können Sie monatlich, abhängig von Ihrem Bedarf, ändern.
• Nutzbarkeit der Microsoft Power Platform: Mit Hilfe der Microsoft Power Platform können Sie unter anderem Ihre verschiedenen Microsoft-365-Dienste integrieren und nutzbar machen.
  
• Nicht an ein Gerät gebunden: Microsoft 365 ist auf verschiedenen Geräten einsetzbar. Sie können Ihr Abonnement mit PCs, Macs, Tablets und Smartphones (Android und iOS) nutzen.
• Hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit: Microsoft bietet eine Verfügbarkeit der Dienste von 99,9% an. Diese kann per Service-Level zudem noch finanziell abgesichert werden.
• Immer die aktuelle Software: Über Ihr Microsoft-365-Abonnement erhalten Sie immer die aktuellste Version von Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Co. aus der Cloud. So sind Sie immer auf dem neusten Stand.
• Nicht notwendig komplexe IT-Infrastruktur selbst vorzuhalten: Da es sich bei Microsoft 365 um Software-as-a-Service handelt, müssen Sie als Kunde keine eigene Infrastruktur für Microsoft 365 vorhalten und sind so deutlich flexibler.
• Geringe Belastung des IT-Personals: Durch die Bereitstellung von Microsoft 365 als „as-a-Service“-Modell wird kein Personal für die Verwaltung der Infrastruktur benötigt. Stattdessen findet die gesamte Verwaltung im Admin-Portal statt und die gesparte Zeit kann z.B. für Digitalisierungsthemen genutzt werden.
• Keine hohe einmalige Investition: Durch das Abo-Modell muss nicht z.B.  einmalig für den Kauf eines Servers eine hohe Investition getätigt und pro Jahr abgeschrieben werden. Stattdessen wird ein monatlicher Beitrag pro Nutzer bezahlt. So wird Ihre Liquidität geschont.

Für ein vollständiges Bild, sollten neben den Vorteilen auch mögliche Nachteile von Microsoft 365 betrachtet werden.

• Keine Kontrolle über die Verfügbarkeit: Im Vergleich zu einer On-Premises-Lösung, hat die lokale IT-Abteilung bei einem Ausfall keine Kontrolle über die Verfügbarkeit und kann auch die Ausfallzeit nicht abschätzen. Zumindest sofern das Problem bei Microsoft liegt. Dementsprechend sind solche Bedenken berechtigt. Allerding sollte sich vor Augen gehalten werden, dass Microsoft z.B. für das dritte Quartal 2020 von einer weltweiten UpTime von 99,7% berichtet.
• Lizenzplanung notwendig: Die große Auswahl an Funktionen und Lizenzen ist der Grund dafür, dass die Lizenzplanung bei Microsoft 365 so wichtig ist. So wird sichergestellt, dass alle benötigten Funktionen enthalten sind, ohne zu viel zu zahlen. Die Lizenzvergabe sollte auch nach der Einführung regelmäßig überprüft werden, um unnötige Kosten zu vermeiden.
• Datenschutz muss individuell geklärt werden: Die Datenschutzfrage, besonders mit Blick auf die DSGVO, ist noch nicht eindeutig geklärt. Wenn Sie sich für Microsoft 365 entscheiden, sollten Sie sich mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem externen Datenschutzexperten zusammensetzen und sicherstellen, dass Ihre gewählte Lösung DSGVO-konform ist.

Seit dem 21.  April 2020 heißen einige Pläne von Microsoft nicht mehr Office 365, sondern Microsoft 365. Es wurden jedoch nicht alle Pläne umbenannt, sodass es immer noch Office-365-Pläne gibt.

Die folgenden Office-Pläne existieren also auch weiterhin:

• Office 365 F3
• Office 365 E1
• Office 365 E3
• Office 365 E5

Buchen Sie einen Office 365-Plan, werden Ihnen die bekannten „Office“-Produkte wie Word, Excel, PowerPoint und OneDrive, aber auch neue Microsoft-Dienste wie z.B. Microsoft Teams und Yammer Enterprise als Abonnement bereitgestellt.

Microsoft 365 beinhaltet neben den zuvor genannten Apps noch zusätzlich Windows 10 Pro und Enterprise Mobility & Security. Bei Enterprise Mobility & Security handelt es sich um eine intelligente Plattform für die Verwaltung und Sicherheit Ihrer mobilen Umgebung. So soll Microsoft 365 für ein vollständiges und vernetztes Erlebnis sorgen.

Um sich für oder gegen Microsoft 365 entscheiden zu können ist es wichtig, die enthaltenen Apps zu kennen. Daher sind im Folgenden die zentralen Microsoft 365 Apps kurz beschrieben.

Word, Excel, PowerPoint – die 3 Kernprogramme

Mit Word, Excel und PowerPoint sind auch die klassischen „altbekannten“ Office-365-Programme für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und das Erstellen von Präsentationen in Microsoft 365 enthalten. Diese stehen dabei sowohl als Desktop- als auch als Webversion online aus der Cloud zur Verfügung.

Teams – das Herzstück von Microsoft 365

Die Teams App ist nicht nur der Nachfolger der Skype-for-Business-App. Vielmehr ist Teams das Eingangstor in die Microsoft-365-Welt und bietet verschiedene Möglichkeiten, um in Teams oder mit einzelnen Kollegen zusammenzuarbeiten. Sie können chatten, Dateien teilen, telefonieren oder eine Videokonferenz halten. Über Apps und Workflows können Sie die Möglichkeiten von Teams noch erweitern.

Outlook – persönlicher E-Mail-Dienst

Die Outlook App vereint Ihre E-Mails, Ihren Kalender, Ihre Kontakte und Ihre Aufgaben in einem Tool. Auch der Zugriff auf die Kalender von Kollegen, das Planen gemeinsamer Termine und das Buchen von Räumen ist möglich.

OneNote – App für digitale Notizen

Die OneNote App ist Ihr digitales Notizbuch, das Sie ganz nach Ihren Wünschen in Abschnitte und Seiten untergliedern können. Zudem können Sie auch in Ihrem Notizbuch zeichnen, verschiedene Dateitypen einbinden, nach Einträgen suchen und Ihre Notizen mit anderen teilen.

OneDrive – integrierter Cloud-Speicher

OneDrive ist der Ort, um Ihre Daten von überall abzulegen, abzurufen und zu teilen. Zudem ermöglicht OneDrive es in Echtzeit, in Word, Excel oder PowerPoint im Team zusammenzuarbeiten.

SharePoint – mobiles Intranet

SharePoint kann als Intranet für Ihr Unternehmen verwendet werden. Sie können dort Wissen und andere Inhalte verwalten und teilen, sowie nach von anderen Mitarbeitern geteilte Informationen suchen. Zudem kann SharePoint genutzt werden, um mithilfe von Workflows, Formularen und individuellen Apps, bestehende Prozesse zu verbessern und zu automatisieren.

Yammer – soziales Netzwerk für Unternehmen

Die Yammer App stellt ein unternehmensinternes soziales Netzwerk dar, mit dessen Hilfe Sie sich ortsunabhängig und unternehmensweit online vernetzen können. Es können außerdem fachbezogenen Communitys erstellt werden, um die Mitarbeiter zu informieren und den Austausch zwischen den Mitarbeitern zu fördern.

Intune / Endpoint Manger – einheitliche Geräteverwaltung

Mit dem Endpoint Manager (früher Intune) können Nutzer, Geräte und Anwendungen verwaltet und geschützt werden. Dies geschieht auf einer gemeinsamen Plattform. Neben Windows 10 können auch Anwendungen und die dazugehörigen Softwareupdates mit dem Endpoint Manager an allen Endpunkten automatisiert bereitgestellt werden.

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Ist die Entscheidung für die Einführung von Microsoft 365 erst einmal gefallen, steht die Auswahl des richtigen Lizenzmodells im Fokus. Im Folgenden haben wir für Sie dazu 4 relevante Fragen inklusive Antworten zusammengestellt, die Ihnen die korrekte Lizenzauswahl erleichtern und eine Entscheidungshilfe bieten!

Falls Sie in eine der untenstehenden Gruppen fallen, könnten Sie Anrecht auf eine Sonderlizenz haben und so bares Geld sparen. Microsoft bietet die folgenden Sonderlizenzen an:

Education

Für Bildungsinstitute werden spezielle Microsoft 365 Education Lizenzen angeboten. Microsoft bietet zum einen die Office 365 A1 Lizenz an, die sowohl für Schüler und Studenten als auch für das Lehrpersonal und die Mitarbeiter von Bildungsinstituten kostenlos ist. Zum anderen werden die Office 365 A3 und A5 Lizenzen als kostenpflichtiges Abonnement angeboten, welche für Schüler und Studenten günstiger ist als für das Lehrpersonal und die Mitarbeiter der Bildungsinstitute.

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Non Profit

Für gemeinnützige Organisationen werden spezielle Non-Profit Lizenzen angeboten. Microsoft unterscheidet hier zwischen kleinen bzw. mittelgroßen gemeinnützigen Organisationen und großen gemeinnützigen Organisationen. Für kleine und mittelgroße gemeinnützige Organisationen bietet Microsoft die folgenden Lizenzen an: Microsoft 365 Business Basic (Spende) und Microsoft 365 Business Standard.

Für große gemeinnützige Organisation werden die folgenden Lizenzen angeboten: Office 365 E1 (Spende), Office 365 E3 und Office 365 E5.

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Zudem bietet Microsoft noch Government Lizenzen. Diese sollen an dieser Stelle aber nicht weiter betrachtet werden, da sie primär nur für berechtigte US-Regierungsstellen gedacht sind.

Diese Frage ist wichtig, um herauszufinden, ob Business- oder Enterprise-Lizenzen die richtigen Lizenzen für Ihr Unternehmen darstellen. Entscheidend ist, ob Sie unter 300 oder über 300 Lizenzen benötigen.

Für weniger als 300 Lizenzen sind Business-Lizenzen die richtige Wahl. Es kann bei komplexen Anforderungen allerdings auch sinnvoll sein, bei weniger als 300 Lizenzen Enterprise-Lizenzen zu nutzen.

Bei mehr als 300 Lizenzen müssen Enterprise-Lizenzen gewählt werden. Zu beachten ist hier: Ab 301 Lizenzen müssen Sie vollständig auf Enterprise-Lizenzen umsteigen. Es ist nicht möglich, 300 Business-Lizenzen zu behalten und eine Enterprise-Lizenz dazu zu buchen.

Wenn in den Microsoft-365-Lizenzen Windows enthalten sein soll, haben Sie die Auswahl zwischen den folgenden Lizenzen:

Microsoft-365-Business-Lizenzen:

• Business Premium enthält eine Windows-Lizenz (Unternehmen)

Microsoft-365-Enterprise-Lizenzen:

• Microsoft 365 E3 enthält eine Windows-Lizenz (Unternehmen)
• Microsoft 365 E5 enthält eine Windows-Lizenz (Enterprise E5)
• Office-365-Lizenzen enthalten wie zuvor beschrieben grundsätzlich kein Windows.

Nachdem die grundsätzlichen Fragen geklärt sind, müssen die Anforderungen an den Funktionsumfang geklärt werden. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass es viele Anwendungen auch als Einzel-Lizenzen gibt. Sollten Ihnen also bei einem günstigeren Lizenzplan nur wenige Anwendungen fehlen, ist zu prüfen, ob es vielleicht kostengünstiger ist, die Anwendungen einzeln hinzu zu buchen, anstatt sich für den größeren Lizenzplan zu entscheiden.

Im Folgenden finden Sie Fragen, mit denen Sie ggf. weitere Lizenzen ausschließen können:

Will ich Desktop-Varianten von Word, Excel, OneNote, PowerPoint etc. oder reichen mir die Online-Versionen?

Sollten Ihnen reine Webversionen aus der Cloud von Word, Excel und PowerPoint nicht reichen, fallen die folgenden Lizenzen für Sie raus: Business Basic, Office 365 E1, Microsoft 365 F3 (Apps nur für Mobilgeräte).

Möchte ich die Azure-Multi-Faktor-Authentifikation verwenden?

Sollten Sie die Azure-Multi-Faktor-Authentifikation verwenden wollen, können Sie keine der Office-365-Lizenzen verwenden, da diese die Multi-Faktor-Authentifikation nicht enthalten.

Soll Intune bzw. der Endpoint Manager enthalten sein?

Wenn Intune bzw. der Endpoint Manager in der Lizenz enthalten sein soll, kommen nur die folgenden Lizenzen in Frage:

• Business Premium
• Microsoft 365 E3
• Microsoft 365 E5