E-Mails sind aus dem heutigen Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken und haben die Korrespondenz per Brief und Fax weitgehend abgelöst. Wer dazu noch die Strategie des papierlosen Büros verfolgt, benötigt eine Lösung für die revisionssichere Archivierung dieser Korrespondenz.
Mit der auf dem Spam- und Virenfilter basierenden E-Mail-Archiv -Lösung unseres Partners Hornetsecurity ist dies problemlos möglich! Wichtige sowie revisionsrelevante E-Mails werden auf Wunsch bis zu 30 Jahre in redundant ausgelegten, ISO-27001-zertifizierten und gesicherten Rechenzentren in Deutschland vorgehalten.
Was macht das Hornetsecurity E-Mail-Archiv so einzigartig?
Sichere Aufbewahrung
Geschäftliche E-Mails enthalten oftmals sensible Inhalte, die nicht verloren gehen dürfen – aus rechtlichen Gründen, aber auch einfach, um im Zweifelsfall noch einmal darauf zugreifen zu können. Eine automatische und sichere Speicherung der E-Mails ist hierfür unerlässlich.
Einfache Suche
In der täglichen Flut an E-Mails kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Um Nachrichten problemlos wiederzufinden und sich diese erneut zuzustellen, sind gute Suchalgorithmen nötig. Darüber hinaus muss jedoch auch die Möglichkeit gegeben sein, über verschiedene Suchparameter die Ergebnisse einzuschränken und zu präzisieren.
Kontrolle
Für geschäftliche E-Mails greifen die gleichen rechtlichen Vorgaben wie bei klassischen Briefen. Sie müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und vorgehalten werden. Zudem ist zu gewährleisten, dass jederzeit ein Prüfer auf die E-Mails zugreifen kann.
Einfache Verwaltung
Nur wenige Klicks sind nötig, um das E-Mail-Archiv von Hornetsecurity zu verwalten – egal, ob es sich dabei um den Import oder Export von E-Mails handelt oder die grundsätzlichen Einstellungen zur Archivierungsdauer. So spart der IT-Verantwortliche Zeit und somit auch Kosten.
Funktionsweise des E-Mail-Archivs
Sender/Empfänger
Geschäftliche E-Mails enthalten oftmals sensible Inhalte, die nicht verloren gehen dürfen – aus rechtlichen Gründen, aber auch einfach, um im Zweifelsfall noch einmal darauf zugreifen zu können.
Spam- und Virenfilter
E-Mails werden durch den Spam- und Virenfilter geprüft. Die mehrstufigen Filtersysteme blocken den Großteil der Spam-Mails bereits beim Eintreffen ab – dadurch bleibt die Quarantäne übersichtlich und leicht zu verwalten. Die übrigen Nachrichten werden einer Tiefenanalyse unterzogen.
Archivierung
Von jeder E-Mail, egal ob ein- oder ausgehend, fertigt die Archivierungslösung eine Kopie an, die anschließend auf den Servern von Hornetsecurity gespeichert werden – unverändert und unveränderbar. Dies geschieht völlig automatisch.
Die Features auf einen Blick
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Features
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Nutzen
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|---|---|
| Verschlüsselung des Übertragungsweges zwischen Archiv und Mailserver |
Schutz vor Veränderung der Daten während des Transportweges. Geschieht über TLS, sofern dies vom Mailserver unterstützt wird. |
| Ausschluss einzelner Nutzer von der Archivierung (z. B. Betriebsräte) |
Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. |
| Markierung von privaten E-Mails durch Benutzer |
Schutz von persönlichen E-Mails vor Zugriff durch Revisor; dieser kann lediglich den Betreff sehen. |
| Speicherung der E-Mails im Original, unverändert und unveränderbar |
Einhaltung von Archivierungsvorgaben. |
| Umfangreiche Sprachunterstützung | Control Panel in 3 Sprachen verfügbar (Deutsch, Englisch und Spanisch). |
| Vertraglich vereinbarte Leistungen (SLA), z. B. 99,9 % Verfügbarkeit |
Vertraglich garantierte Leistungszusage sorgt für hohe Qualität und Planungssicherheit. |
| Unternehmenssitz und Standort der Rechenzentren in Deutschland, Vertrag nach deutschem Recht |
Rechtssicherheit für Unternehmen. |
| Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen möglich |
Archivierung zwischen 6 Monaten und 30 Jahren. Dadurch Einhaltung der Datenschutzvorgaben für unterschiedliche Bereiche (z. B. Bewerbungs-E-Mails; Finanz-E-Mails). |
| Archivierung interner E-Mails möglich | Interne archivierte E-Mails sind ab dem Archivierungszeitpunkt revisionssicher gespeichert und wie ein- und ausgehende E-Mails durchsuch- und abrufbar. |
| Umfangreiche Volltextsuche im Archiv nach zahlreichen Kriterien |
Die einfache, präzise und schnelle Suche ermöglicht ein rasches Auffinden der gesuchten Daten. |
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