Warum ist Backup Outsourcing für Unternehmen sinnvoll?

Im Rahmen des klassischen Backup-Outsourcings wird die Datensicherung eines Unternehmens zu einem externen Anbieter ausgelagert. Der Dienstleister unterstützt den Auftraggeber so in relevanten Aspekten der IT-Sicherheit. Dazu können lokale Backups, Backups in der Cloud, die Wiederherstellung von Daten und das Disaster-Recovery-Management für Worst-Case-Szenarien gehören.

Neben dem klassischen Backup Outsourcing gibt es auch Backup-as-a-Service-Modelle. Häufig wird in der IT-Branche nicht streng zwischen klassischem IT-Outsourcing und gemanagten IT-Services differenziert, obwohl es einige Unterschiede gibt. Bei einem Outsourcing im klassischen Sinne gehen auch Personal und Anlagevermögen (bspw. Hardware) vom Unternehmen zu einem externen Dienstleister über. Wird in der IT-Branche von „Outsourcing“ gesprochen, bedeutet dies in den meisten Fällen jedoch lediglich, dass eine Fremdleistung für einzelne IT-Services oder die gesamte IT bezogen wird. Diese Fremdleistung wird mittlerweile immer häufiger in Form von Service-Modellen erbracht.

Im Rahmen eines Backup as a Service legt ein Service-Anbieter Daten des Auftraggebers in einem festgelegten, zeitlichen Intervall über eine Netzwerkverbindung in einem sicheren Cloud-Datenspeicher ab. Hinsichtlich der Aufbewahrungszeiten kann der Kunde entweder zwischen Standards wählen oder diese sogar individuell bestimmen. Diese Art von Service kann sowohl über eine Public-, als auch eine Private- oder eine Hybrid Cloud-Lösung abgebildet werden.

Daten sind für Unternehmen essentiell und nehmen mit der Entwicklung neuer Technologien (bspw. Künstliche Intelligenz oder Blockchain) an Bedeutung zu. Schon seit geraumer Zeit fußen ganze Geschäftsmodelle auf Daten. Unter anderem Branchengrößen wie Amazon, Google oder Netflix sind gänzlich datengetrieben und nutzen die ihnen zur Verfügung stehenden Daten, um ihren Erfolg weiter auszubauen.

Daher empfehlen Digitalisierungsexperten dem deutschen Mittelstand seit einigen Jahren, die dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Daten sinnvoll für das eigene Geschäftsmodell einzusetzen. Unabhängig davon, ob Sie sich bereits hin zu einem datenbasierten bzw. datengetriebenen Unternehmen entwickeln: Ihre Daten sind immer schützenswert. Sei es mit Blick auf die gesetzlichen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder die Relevanz Ihrer Daten für unternehmenskritische Prozesse. Gehen relevante Daten verloren, kann dies verschiedene Folgen haben:

• Produktions-/Dienstleistungsausfälle über einen längeren Zeitraum
• Nachhaltiger Imageverlust
• Schwerwiegende Sanktionen aufgrund von Datenschutzverstößen
• Kundenunzufriedenheit
• Monetäre Verluste (verlorene Aufträge, Pönalen, Sanktionen etc.)

Das Auslagern von bestimmen Aufgaben zu einem externen Dienstleister kann für das eigene Unternehmen eine große Erleichterung sein. Besonders dann, wenn die Kernaufgaben dadurch wieder zunehmend in den Fokus rücken können. Outsourcing ist besonders sinnvoll, wenn…

• … wiederkehrende Tätigkeiten abgegeben werden, die nicht zum Kerngeschäft zählen. Dazu können beispielsweise Datensicherung, Logistik aber auch Buchhaltung zählen.
• … es sich um Aufgaben handelt, für die Fachwissen erforderlich ist. Diese Aufgaben sind sehr komplex und es Bedarf das Know-how von Spezialisten.

Die Rekrutierung und das Onboarding von neuem Personal ist für Unternehmen sehr kostenintensiv. Zudem ist gerade der IT-Fachkräftemarkt sehr hart umkämpft. Daher kann es nicht nur für wiederkehrende Tätigkeiten, sondern auch für Expertenaufgaben lohnenswert sein, mit einem externen Service-Anbieter zu sprechen.

Es kann durchaus sinnvoll sein, die Datensicherung nicht mehr im eigenen Unternehmen und mit eigenem Personal durchzuführen. Dafür sprechen drei wesentliche Gründe:

Die Kosten, die ein Managed Service Provider für seine Dienstleistung berechnet, können zu Beginn sehr abschreckend wirken. Die tatsächlichen Kosten einer Datensicherung vor Ort sind auf den ersten Blick nämlich nicht ersichtlich. Um die Summe zu errechnen, müsste eine Vielzahl an Kostenfaktoren zusammengeführt werden. Dazu zählen unter anderem

• die Personal-Gehälter,
• der Verwaltungsaufwand der internen Backup-Lösung
• Zeit und Kosten für Schulungen und Weiterbildungen, um im Bereich der Datensicherung up-to-date zu sein (technologisch sowie prozessual) und
• Investitionen in Technologie und Infrastruktur, ohne die eine lokale Datensicherung nicht möglich ist.

Wenn Sie die Datensicherung in die eigene Hand nehmen, müssen Sie besonders darauf achten, dass alle Vorgaben hinsichtlich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllt sind. Aber auch länderspezifische Richtlinien müssen berücksichtigt werden. Der Speicherort, der Zweck und die Dauer der Datenspeicherung müssen genau angegeben werden können. Datenschutz und Datensicherheit sind fest verbunden und die Einhaltung beider Bereiche muss gewährleistet werden! Diese Verantwortung können Sie zum Teil zu einem externen Dienstleister auslagern. Dafür ist es allerdings essentiell, dass Sie überprüfen, ob der Managed Service Provider die entsprechenden Zertifizierungen und Prozesse nachweisen kann.

Ein ganzheitlicher Sicherungsplan kann beliebig komplex ausfallen. Die Entwicklung erfordert nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge Fachwissen. Natürlich besteht sowohl bei einer internen als auch bei einer externen Datensicherung das Risiko eines Datenverlustes. Dieses Risiko gilt es allerdings zu minimieren und für den absoluten Notfall einen Plan in der Hinterhand zu haben. Ein externer Service Provider kann Sie hierbei mit dem Wissen und der Erfahrung aus zahlreichen Kundensituationen unterstützen.

Sie spielen mit dem Gedanken, vermehrt auf extern bereitgestellte sowie gemanagte IT-Services zu setzen, konnten sich aber noch nicht zu diesem Schritt durchringen? Dann stellt der Bereich Datensicherung ein gutes Sprungbrett dar. Sie können auch erst einmal mit einer zusätzlichen Datensicherung in die Cloud beginnen und Ihr lokales Backup zunächst beibehalten. So geben Sie Ihrer IT-Abteilung und Ihrer Organisation die Chance, Schritt für Schritt Vertrauen zu einem externen Managed Services Provider aufzubauen.

Auch das Auslagern von kalten Daten (Daten, die nicht im Tagesgeschäft benötigt werden) auf günstigen Cloud-Speicher (bspw. S3-Speicher) und das Management dieser Datensicherung durch einen Service-Anbieter ist ein denkbares Szenario. Generell sollte eine Entscheidung für oder gegen Backup Outsourcing immer im Einklang mit Ihrer IT-Strategie geschehen.