Was eine moderne IT-Abteilung auszeichnet

Die IT-Abteilung ist eine Organisationseinheit innerhalb des Unternehmens. Sie ist zuständig für alle Belange der Informationstechnologie, also der elektronischen Datenverarbeitung. Sie beschäftigt sich mit der IT als Unternehmensressource und ist entsprechend in die strategische Entwicklung des Unternehmens eingebunden.

Zudem zeichnet sich die IT-Abteilung verantwortlich für den operativen Einsatz der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) in der gesamten Organisation. Sie sorgt dafür, dass Informationstechnologie effizient, effektiv und sicher im Einklang mit den Unternehmenszielen eingesetzt wird.

In größeren Firmen steht der IT-Abteilung ein Chief Information Officer (CIO) vor, in kleineren ein IT-Manager. Mit dem Fortschreiten der Digitalisierung werden IT-Abteilungen zunehmend auf der obersten Geschäftsleitungsebene geführt.

Die IT-Abteilung besitzt eine große Verantwortung, denn sie ist das Herz der Digitalisierung im Unternehmen. Entsprechend vielfältig sind ihre Aufgaben.

Einen Großteil der Arbeit leistet die IT-Abteilung im Hintergrund, unbemerkt von den Endanwendern: Sie baut unablässig am Fundament der IT – an der Strategie, der Ressourcenplanung und der Governance. Im Folgenden die häufigsten Aufgaben in diesem Bereich

• Analyse der Anforderungen an die IT
• Entwicklung und laufende Anpassung der IT-Strategie
• Planung der erforderlichen Ressourcen
• Budgetermittlung für die Geschäftsplanung
• Portfoliomanagement der angebotenen IT-Dienste
• Überprüfung der Leistungen und Verarbeitung von Feedback aus den Geschäftsbereichen
• Konzeption und Umsetzung der Strategie für die Datensicherheit unter Führung des IT-Sicherheitsbeauftragten
• Konzeption und Umsetzung der DSGVO-konformen Datenschutzstrategie in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten

Koordination und Überwachung der Datenzugriffe und Nutzerberechtigungen

Innovation ist der Schlüssel zum Erfolg – diese Maxime gilt in besonderem Maße für die Informationstechnologie, die sich in hohem Tempo weiterentwickelt. Deshalb zählt die Forschung und Entwicklung zu den wesentlichen Aufgaben der modernen IT-Abteilung. Dies beinhaltet in der Regel die folgenden Teilbereiche:

• Evaluation von Innovationen im Hinblick auf deren Einsatz im Unternehmen, beispielsweise Cloud-Computing, Edge Computing, 5G und künstliche Intelligenz
• Laufende Optimierung der IT, um deren Benutzerkomfort, Effizienz und Sicherheit zu steigern
• Entwicklung von Applikationen, um Geschäftsprozesse zu automatisieren, beispielsweise mittels Microsoft Power Apps
• Präsentation technischer Neuerungen bei Fachabteilungen und in der Geschäftsleitung

Am deutlichsten sichtbar wird die IT-Abteilung für die Kolleginnen und Kollegen aus den Fachabteilungen dann, wenn Neuerungen eingeführt werden. Typische Arbeiten der IT-Abteilung in diesem Bereich sind:

• Einführung neuer Applikationen und Systeme
• Veränderungen und Erweiterungen der IT im Zusammenhang mit zusätzlichen Arbeitsplätzen, neuen Standorten oder aktualisierten Anwendungen

Mitwirkung bei Digitalisierungsprojekten von Fachabteilungen

Für moderne Unternehmen ist die permanente Verfügbarkeit der IT geschäftskritisch. Entsprechend hoch ist die Priorität bei den Aufgaben der IT-Abteilung im laufenden Betrieb:

• Dauerhaftes Monitoring der IT-Infrastruktur
• Installation und Inbetriebnahme von Computern für neue Mitarbeitende
• Wartung (Updates) und Datensicherung (Backups)
• User-Helpdesk für IT-Probleme
• Bearbeitung von Störungen, insbesondere Behandlung von Problemen, welche mit fremden Dienstleistern (Providern, Softwareherstellern etc.) auftreten
• Benutzermanagement durch Zuweisung von Benutzerrechten und Ressourcen

Die oben genannten Aufgaben der IT-Abteilung beziehen sich auf eine große und wachsende Vielfalt von technischen Bereichen:

Die moderne IT-Abteilung steht sowohl vor aktuellen Themen, die zu bewältigen sind, als auch vor betriebsinternen Herausforderungen.

• Sicherheitsrisiken: Mit fortschreitender Vernetzung wird Cybersecurity herausfordernder. Des Weiteren gilt es, das Unternehmen wirksam gegenüber Ransomware-Angriffen zu schützen.
• DSGVO: Die meisten Firmen haben bereits weitreichende Datenschutzmaßnahmen umgesetzt. Da jedoch die digitalen Interaktionen mit Kunden ständig zunehmen, kann es jederzeit zu neuen Datenschutzverletzungen kommen, die es zu verhindern gilt.
• Analyse und Datenmanagement: Die Datenflut nimmt laufend zu und will gebändigt werden. Von der IT-Abteilung wird erwartet, dass sie diese Daten für die Analyse nutzbar macht, ohne neue Sicherheitsrisiken zu schaffen.
• Cloud-Computing: Je mehr Services in die Cloud verlagert werden, desto wichtiger wird es, die Workflows genau zu analysieren und zu steuern. Nur so kann die Balance zwischen Leistung, Verfügbarkeit, Sicherheit und Kosten optimiert werden.
• Neue Arbeitswelten: Verteilte Teams, mobiles Arbeiten und Homeoffice stellen die IT-Abteilung vor neue Herausforderungen. Neue SaaS-Plattformen sollen die reibungslose Zusammenarbeit auf Distanz sicherstellen, zudem muss für ausreichende Sicherheit gesorgt werden.

Trend-Technologien: IoT, Edge Computing, Robotik, Machine Learning, Virtual Reality – die Liste spannender Trends lässt sich beliebig erweitern. Aufgabe der IT-Abteilung ist es, die Vorteile solcher Innovationen mit dem echten Nutzen für das Unternehmen abzuwägen und den Return on Investment zu bewerten.

• Fachkräftemangel: Das Rekrutieren von Talenten für die IT stellt eine der großen Herausforderungen dar. 70 Prozent der Unternehmen in Deutschland konstatieren einen Mangel an IT-Fachkräften, weit über 80.000 Stellen sind offen. Für die IT-Abteilung bedeutet das, so viel Arbeit wie möglich mit Techniken wie AIOps (Artificial Intelligence for IT Operations) zu automatisieren.
• Workload: Die Arbeitsbelastung steigt in der IT-Abteilung nicht nur wegen des Fachkräftemangels, sondern auch aufgrund der zunehmenden Komplexität der Infrastruktur, den höheren Compliance-Anforderungen, den verkürzten Software-Release-Zyklen und den steigenden Reporting-Anforderungen.
• Budget: Trotz der Corona-Pandemie rechnen 48 Prozent der Unternehmen im deutschsprachigen Raum mit steigenden IT-Budgets. Dies stellt in doppelter Hinsicht eine Herausforderung dar: Einerseits muss das Budget sinnvoll auf die zahlreichen Aufgaben verteilt werden, andererseits gilt es, die wachsenden internen Ansprüche zu begrenzen.
• Unterstützung durch die Geschäftsleitung: Je strategischer die Aufgaben der IT-Abteilung werden, desto wichtiger wird es, dass sie in der obersten Geschäftsleitung einen Unterstützer hat, der sich für sie einsetzt.
• Weiterbildung: Damit die Mitarbeitenden der IT-Abteilung mit der technologischen Entwicklung Schritt halten können, müssen sie sich laufend weiterbilden. Dies stellt sowohl hinsichtlich der verfügbaren Zeit als auch des Budgets eine Herausforderung dar.

Die Rolle der IT-Abteilung im Unternehmen befindet sich im Wandel: Sie bewegt sich weg von der Funktion eines „Bereitstellers von Infrastruktur“ hin zu derjenigen eines internen Dienstleisters.

Früher war die IT lediglich Teil der Büroinfrastruktur. Sie diente dazu, bestimmte Aufgaben effizienter zu machen. Dazu wurde Hardware beschafft und Anwendungssoftware bereitgestellt. Mehrheitlich kamen dabei Standardsoftware und Branchenapplikationen zum Einsatz.

Heute durchdringt die Informationstechnologie sämtliche Bereiche einer Organisation: Administration, Produktentwicklung, Produktion, Kundenkommunikation, Logistik, Unternehmensführung. Es ist kaum mehr möglich, die Anforderungen an die IT durch das bloße Beschaffen von Standardsoftware zu erfüllen. Vielmehr müssen IT-gestützte Services bereitgestellt werden, welche die verschiedenen Geschäftsprozesse passgenau unterstützen.

Für die IT-Abteilung bedeutet dies einen Paradigmenwechsel weg von der Produktorientierung hin zur Serviceorientierung. Das nachstehende Schema verdeutlicht die Unterschiede zwischen diesen beiden Paradigmen:

Der erste Schritt zum neuen Paradigma ist der Wechsel der Perspektive: Blicken Sie vom Unternehmen aus auf Ihre IT-Abteilung, nicht umgekehrt. Folgende Fragen sind dabei hilfreich:

• Welche Vision und welche Ziele verfolgt Ihr Unternehmen?
• Welche Fähigkeiten und welche Prozesse stellen für das Unternehmen zentrale Erfolgsfaktoren dar?
• Was bedeuten diese Anforderungen für die IT?

Eine große Hilfe ist hierbei eine aufgabenorientierte Analyse. Diese ist auch unter dem Begriff „Jobs to be done“ (JTBD) bekannt. Zeichnen Sie nach, welche Aufgaben Ihre interne Kundschaft erfüllen will (Beispiel: Korrespondenz mit Geschäftspartnern) und welche Teilaufgaben dies mit einschließt (Beispiel: Adressierung, sichere Zustellung, Archivierung). Aufgrund dieser Analyse können Sie die jeweils beste IT-Lösung für die einzelnen Aufgaben bestimmen.

Da sehr viele Prozesse existieren, ist es sinnvoll, von Anfang an zu priorisieren. Ordnen Sie die betrachteten Prozesse nach ihrer Relevanz. Die folgenden Kriterien haben sich dabei als nützlich für die Priorisierung erwiesen:

• Relevanz für den Wettbewerbsvorsprung
• Kostenfaktor
• Geschäftskritische Verfügbarkeit (keine Ausfälle tolerierbar)
• Sicherheitskritisch (Schutz vor Hackerangriffen)
• Compliancekritisch (Beispiel: Einhalten der DSGVO)
• Wichtig für das Image (Beispiel: Datenleck, das zu öffentlicher Kritik führt)
• Relevanz für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden

Die bereits bestehenden IT-Prozesse sollten ebenfalls einer Analyse unterzogen werden. Diese nehmen Sie am einfachsten mit einem Servicebaum-Diagramm vor, also dem iterativen Visualisieren der einzelnen Prozesse. Damit stellen Sie fest, welche Teilprozesse standardisiert, welche optimiert und welche ausgelagert werden können.

Auf dieser Grundlage definieren Sie die strategische Rolle Ihrer IT-Abteilung, die perfekt zu Ihrem Unternehmen und dessen Kernkompetenzen passt. Nachfolgend mehr dazu.

Im serviceorientierten Paradigma muss die IT-Abteilung eine strategische Rolle einnehmen, um die Kernkompetenzen der Firma zu stärken und zu einem echten Wettbewerbsvorteil auszubauen. Wie diese Rolle ausgestaltet werden kann, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• In welcher Qualität die IT-Services geleistet werden können,
• wie kosteneffizient das Team ist,
• wie fit die IT-Abteilung hinsichtlich Innovationen ist,
• wie agil das Team arbeitet,
• wie hoch die Reaktionsfähigkeit und Flexibilität ist und
• nach welchem Sourcing-Modell die IT-Abteilung arbeitet (eher interne Leistungserbringung, eher Auslagerung an externe Dienstleister).

Je nach Konstellation dieser Faktoren kann die IT-Abteilung eine der folgenden fünf strategischen Rollen einnehmen.

Diese IT-Abteilung konzentriert sich auf Kostensenkungen und Effizienz. Sie wird versuchen, so viel wie möglich zu standardisieren und jeden IT-Service so breit wie möglich auszurollen, um den Return on Investment zu maximieren.

In dieser Rolle fokussiert sich die IT auf das Aufrechterhalten des laufenden Betriebs. Sie versucht, die Betriebsabläufe zu optimieren und stellt dem Business IT-Services in möglichst hoher Qualität zur Verfügung.

Hier versteht sich die IT-Abteilung als Vorreiter bei neuen Technologien. Sie ist ständig auf der Suche nach Innovationen und versucht, dem Unternehmen durch die Einführung neuer oder verbesserter Technologien frühzeitig wichtige Wettbewerbsvorteile zu sichern.

IT-Abteilungen, die hauptsächlich ein externes Sourcing betreiben, konzentrieren sich auf das Koordinieren, Integrieren und Überwachen der verschiedenen Dienstleister.

Diese IT-Abteilung trägt maßgeblich dazu bei, neue Prozesse einzuführen und vorhandene Geschäftsabläufe durch Digitalisierung zu optimieren.

Die folgenden Empfehlungen helfen Ihnen, Ihre IT-Abteilung erfolgreich in die Zukunft zu führen.

Verhindern Sie, dass Fachbereiche ihre IT autonom an der IT-Abteilung vorbei beschaffen und betreiben. Verhindern Sie „Schatten-IT“. Dazu ist Diplomatie erforderlich:

• Bringen Sie Fachbereiche und IT-Abteilung zusammen und entwickeln Sie in gemeinsamen Workshops neue Lösungen.
• Kommunizieren Sie die Vision und die Strategie der IT im gesamten Unternehmen.
• Vermitteln Sie Wissen, indem Sie erklären, wo die Risiken und Chancen liegen, worauf es bei IT-Systemen wirklich ankommt und weshalb es die IT-Abteilung überhaupt braucht.

Erfolgreiche Unternehmen zeichnen sich dadurch aus, dass sie eine innovationsfreundliche Arbeitskultur praktizieren. Das bedeutet für Sie:

• Seien Sie neugierig und fördern Sie Neugierde bei Ihren Mitarbeitenden.
• Erlauben Sie Ihrem Team, auch mal zu scheitern. Aus Fehlern lernt man.
• Halten Sie regelmäßig Meetings zur Ideenfindung ab. Nutzen Sie die Methodenvielfalt, um kreative Einfälle zu generieren.
• Haben Sie den Mut, nicht erfolgreiche Projekte zu beenden. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um im Rückblick die Lehren aus dem Experiment zu ziehen und dadurch neue Innovationsprojekte anzustoßen.
• Stellen Sie Fragen, auf die es keine klaren Antworten gibt. Je länger eine Frage offen bleibt, desto länger treibt sie Ihr Team an, über Lösungen nachzudenken.
• Richten Sie die Büroräume so ein, dass Inspiration und Gedankenaustausch gefördert werden.

Nutzen Sie die individuellen Stärken Ihrer Mitarbeitenden, um Ihren Geschäftserfolg zu steigern:

• Finden Sie heraus, wer worin besonders gut ist. Nehmen Sie keine Rücksicht auf bestehende Rollen, sondern streben Sie eine neue, optimierte Aufgabenverteilung an.
• Setzen Sie Ihre Mitarbeitenden auf Projekte an, für die sie brennen. Leidenschaft ist ein sehr starker Antrieb und kann Menschen über sich hinauswachsen lassen.
• Wählen Sie für die strategisch wichtigen Projekte immer Ihre besten Mitarbeitenden aus. Damit sorgen Sie dafür, dass große Chancen optimal gewahrt werden, was der gesamten Abteilung zugutekommt.

Um Ihre Mitarbeitenden zu Bestleistungen zu motivieren, müssen sie Ihr Vertrauen genießen. Nur dann sind sie bereit, ihre Komfortzone zu verlassen und etwas Neues, Größeres zu wagen. So schaffen Sie ein Fundament des Vertrauens:

• Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden wissen, dass Sie ihnen vertrauen und sicher sind, dass sie die nötigen Fähigkeiten besitzen: „Du kannst das.“
• Geben Sie jedem Mitarbeitenden die Gewissheit, dass sein Beitrag zählt. Je wichtiger die Aufgabe ist, die Sie jemandem anvertrauen, desto größer ist der Vertrauensbeweis: „Was du tust, ist wichtig für uns alle.“
• Stellen Sie nie jemanden bloß. Wenn Sie Kritik üben müssen, tun Sie dies diskret unter vier Augen: „Das bleibt unter uns.“

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