Wie Backup as a Service Ihre IT-Abteilung entlastet

In vielen Unternehmen wird die Backup-Erstellung vernachlässigt, weil neben dem hektischen Tagesgeschäft kaum noch Zeit für anderes bleibt. Hier kann Backup as a Service eine Lösung bilden. Die zeitintensive Routineaufgabe wird via Cloud-Zugriff durch einen Provider erledigt. Erfahren Sie, wie genau Backup as a Service funktioniert, welche Funktionen es umfasst und wie die Einführung gelingt.

Bei Backup as a Service (BaaS) bezieht ein Unternehmen Backup-Dienste über einen externen Managed-Services-Provider (MSP); auch die Begriffe „Online-Backup“ und „Cloud-Backup“ sind geläufig. Die Datensicherung erfolgt hierbei nicht on-premises, sondern unter Verwendung einer Cloud-Lösung. Dabei kommen abhängig von den Kundenbedürfnissen Public-, Private- und Hybrid-Cloud-Modelle zum Einsatz.

Die komplette Bereitstellung der Infrastruktur sowie das Management des Backup-Vorgangs liegen in den Händen des Anbieters. Auf diese Weise spart sich das Unternehmen nicht nur die Anschaffungskosten für die benötigte Backup-Hardware; es hat auch weniger Aufwand mit der Durchführung der Datensicherung.

Das Ziel von BaaS besteht darin, das Risiko eines Datenverlustes gering zu halten. Typische Gefahrenquellen sind Hard- und Software-Probleme, Bedienungsfehler, Stromausfälle und Cyberattacken. Dafür kommen je nach Szenario unterschiedliche Backup-Verfahren zum Einsatz wie die Komplettsicherung, das inkrementelle oder das differentielle Backup. Auch was genau gesichert wird, unterscheidet sich im Einzelfall. Viele Unternehmen lassen komplette Festplatten-Images erstellen; es gibt aber auch Kunden, die nur selektiv bestimmte Ordner und Dateien sichern lassen.

Damit Backup as a Service erfolgreich eingebunden werden kann, muss eine Netzwerkverbindung mit entsprechender Bandbreite gegeben sein.

Backup as a Service wird häufig in Kombination mit Disaster Recovery as a Service (DRaaS) angeboten. Kommt es zu einem Datenverlust, stellt der Service-Provider unter Verwendung der angefertigten Backups den Ausgangszustand schnellstmöglich wieder her. Das umfasst die komplette Recovery der Daten, der verwendeten IT-Dienste sowie aller Systeme. Welche Services der Provider für den Kunden genau erbringt und wie schnell zum Beispiel eine Wiederherstellung durchgeführt werden muss, wird im sogenannten Service-Level-Agreement geregelt.

Die Abrechnung von Backup as a Service richtet sich primär nach dem belegten Speicherplatz. Auch die Frequenz, in welcher neue Backup-Kopien für den Kunden angefertigt werden, spielt häufig eine Rolle bei der Preisgestaltung. Außerdem kann es sein, dass für bestimmte Services eine monatliche Grundgebühr erhoben wird.

Backup as a Service umfasst eine Reihe von Leistungen, mit denen unterschiedliche Kundenbedürfnisse abgedeckt werden können.

• Bedarfsabhängige Volumina. Je nach Wunsch können komplette Festplatten, bestimmte Ordnerstrukturen oder auch nur ausgesuchte Dateien gesichert werden.
• Unterschiedliche Backup-Verfahren. Kleine Unternehmen bevorzugen häufig die klassische Vollsicherung, während mittlere und große Unternehmen tendenziell häufiger auf das inkrementelle oder das differentielle Verfahren zurückgreifen.
• Backup-Software. Für die zu sichernden Systeme stellt der Anbieter dem Kunden zeitgemäße Backup-Anwendungen zur Verfügung.
• Zentrale Verwaltung. Moderne BaaS-Provider bieten ihren Kunden Zugriff auf Webportale, über welche die Datensicherung zentral konfiguriert und verwaltet werden kann.
• Datenkompression. Gerade bei großen Unternehmen ist es wichtig, den hohen Datendurchsatz zu managen. Dafür wird auf Kompressionsverfahren zurückgegriffen.
• Verschlüsselung. Um die Backups vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen, kommen moderne kryptographische Verfahren zum Einsatz.
• Offline-Speichermedien. Falls gewünscht können Backups auch auf Offline-Datenträger übertragen werden, sodass sie zum Beispiel an anderen Orten gelagert werden können.

Im Folgenden stellen wir Ihnen zwei gängige Anwendungsszenarien für Backup as a Service vor.

1. Veraltete Systeme

Viele Unternehmen arbeiten noch mit technologisch veralteten Backup-Systemen, die in naher Zukunft erneuert werden müssen. Wird der Wechsel konkret, entscheidet sich eine wachsende Anzahl von Organisationen dafür, den Backup-Vorgang outzusourcen, statt eigene neue Hardware anschaffen zu müssen.

2. Fehlende Ressourcen

Einige IT-Abteilungen sind so ausgelastet, dass sie neben dem hektischen Tagesgeschäft kaum noch Zeit dafür finden, regelmäßig Datensicherungen anzufertigen. Im Falle eines Datenverlusts wären die Konsequenzen für das Unternehmen jedoch dramatisch, vom temporären Produktionsstopp bis hin zum wirtschaftlichen Aus. Auch hier entscheiden sich immer mehr Organisationen, die Möglichkeiten von Backup as a Service zu nutzen. Weil ein Managed-Services-Provider strikte Intervalle einhält, liegen zu jedem Zeitpunkt aktuelle Backup-Version vor.

Neben dem Faktor Zeit können aber auch andere Ressourcen im Unternehmen knapp bemessen sein, zum Beispiel das unternehmensinterne Know-how in Sachen Backups oder die vorhandenen Serverkapazitäten. Auch diese Einschränkungen sind häufig ein Grund, BaaS einzuführen.

Backup as a Service bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile.

Komfort

Indem Sie einen Managed-Services-Provider mit der Betreuung Ihrer Backups beauftragen, sparen Sie sich Aufwand und Arbeitszeit. Nach der Einrichtung des Services ist von Ihrer Seite kaum noch etwas zu tun. Während Sie früher in bestimmten Intervallen Ihre Daten sichern, Medien beschriften und geschützt aufbewahren mussten, läuft nun alles automatisiert ab. So haben Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren oder wichtige Innovationen anzustoßen.

Georedundanz

Ihr MSP bewahrt Ihre Backup-Kopien normalerweise an mehreren geographisch voneinander getrennten Orten auf. Auf diese Weise wird das Risiko verringert, dass durch unvorhergesehene Ereignisse wie Brände, Überschwemmungen oder andere Naturkatastrophen Daten verloren gehen. Wird ein Aufbewahrungsort beeinträchtigt, liegt mindestens noch eine weitere Kopie an einem anderen Ort bereit.

Verschlüsselung

Für Backup as a Service kommen eine Vielzahl von modernen Verschlüsselungstechnologien zum Einsatz. Der Vorteil: Ihre Daten sind auch dann noch geschützt, wenn ein Backup-Datenträger bereits in die Hände von Angreifern gefallen ist. Weit verbreitet sind das synchrone und das asynchrone kryptographische Verfahren. Letzteres hat den Vorteil, dass der öffentliche Key bedenkenlos weitergegeben werden kann. Dagegen muss beim synchronen Verfahren darauf geachtet werden, dass der Schlüssel geheim bleibt.

Weitreichende Backup-Zyklen

Eine häufige Ursache für Datenverluste sind Bedienungsfehler durch Anwender. Dabei werden Dateien und Ordner versehentlich gelöscht. Im schlimmsten Fall wird sogar ein ganzes Laufwerk unbeabsichtigt formatiert. Bleiben diese Fehler längere Zeit unbemerkt, ist es oft nicht mehr möglich, die gelöschten Daten wiederherzustellen. Das hängt auch damit zusammen, dass für interne Datensicherungen meist simple Backup-Schemata zur Anwendung kommen. Im Gegensatz dazu verwenden professionelle Anbieter häufiger komplexe Schemata wie die Türme von Hanoi, was es ihnen erlaubt, weiter in die Vergangenheit zurückzugreifen. So kann die Wiederherstellung auch bei länger unbemerkten Löschvorgängen noch gelingen.

Mehr Redundanz

Bei Backup as a Service wird typischerweise unter Verwendung von Redundanz gearbeitet. Das bedeutet, dass nie nur eine einzige Backup-Kopie erstellt wird, sondern immer mehrere. Stellt sich eine Kopie als fehlerhaft heraus oder geht verloren bzw. wird zerstört, stehen immer noch weitere Kopien desselben Backups zur Verfügung.

Personelle Vorteile

Viele IT-Abteilungen arbeiten am Limit. Für Routineaufgaben wie die Erstellung von Backups bleibt kaum Zeit. Dem Problem wäre zu begegnen, wenn die Mannschaft um neue Teammitglieder verstärkt würde. In Zeiten des IT-Fachkräftemangels fällt das jedoch schwer, selbst wenn die entsprechenden finanziellen Mittel vorhanden sind.

Hier profitieren Unternehmen vom Angebot eines MSP. Je nach Bedarf kann flexibel Manpower hinzugebucht werden, aber auch wieder abbestellt werden, falls diese nicht mehr benötigt wird. Das betrifft nicht nur Backup-Lösungen, sondern auch den Bezug von anderen IT-Diensten wie Infrastrukturleistungen oder die Einführung von Microsoft 365.

Direkte Verfügbarkeit

Wird die Erstellung von Backups intern geplant, muss zunächst die benötigte Hardware angeschafft und konfiguriert werden. Diese muss um eine entsprechende Softwarelösung ergänzt werden, die ebenfalls eingestellt werden muss. Es gibt also eine relativ lange Vorlaufzeit.

Anders bei Backup as a Service. Weil der Dienst aus der Cloud bezogen wird, steht er direkt zur Verfügung. Ein Schutz der Daten ist also von Tag eins an gewährleistet.

Mögliche Kosteneinsparungen

Je nachdem welche Backup-Technologie Sie aktuell verwenden, kann der Einsatz von Backup as a Service Kostenvorteile bieten. Das gilt insbesondere, falls Sie sich aktuell mit dem Gedanken tragen, auf eine modernere Technologie upzugraden. Dies ist meist mit beträchtlichen Investitionen in die Hardware verbunden. Backup as a Service kann hier günstiger sein, weil diese Hardware-Anschaffungen entfallen und weil der Service-Provider von Skaleneffekten profitiert, die er an seine Kunden weitergibt. Auch die Bindung von Mitarbeiterressourcen durch interne Backups sollte bei dieser Kalkulation mitbedacht werden.

Wie bei jeder Technologie gibt es auch einige mögliche Nachteile zu beachten.

Compliance-Anforderungen

Für bestimmte Industrien existieren spezielle gesetzliche Anforderungen, was die Aufbewahrung von Daten angeht. Das betrifft zum Beispiel sogenannte KRITIS-Unternehmen, wie Energieversorger oder Telekommunikationsanbieter. Um die IT-Compliance zu gewährleisten, verbietet sich gegebenenfalls die Speicherung von Daten in der Cloud. Hier muss jedoch differenziert werden, ob es sich um eine Public-Cloud-Lösung oder eine wesentlich stärker abgeschirmte Private Cloud handelt. Letztere kommt unter Umständen auch für Unternehmen mit besonderen Datenschutz-Anforderungen infrage.

Anforderungen an die Bandbreite

Weil bei Backup as a Service große Mengen Daten über das Internet ausgetauscht werden, muss eine ausreichend große Bandbreite gewährleistet sein. Genauso ist sicherzustellen, dass die Internet-Verbindung stabil ist.

Einführungsaufwand

In dem Moment, in dem sich ein Unternehmen für die Zusammenarbeit mit einem Managed-Services-Provider entscheidet, müssen gemeinsame Standards definiert werden. Das erfordert unter Umständen zu Beginn einige Anpassungen. Moderne Verschlüsselungsverfahren müssen eingeführt, Zugriffskontrolllisten erstellt und sichere Authentifizierungsverfahren etabliert werden. Auch wenn dieser Aufwand abschrecken mag — langfristig zahlt er sich aus. Das Unternehmen etabliert so moderne Sicherheitsprozesse, die auch gegen Cyberangriffe und interne Bedienungsfehler schützen.

Dynamische Preisentwicklung

Steigt das Datenaufkommen eines Unternehmens stark an, wird auch die Erbringung von externen Backup-Services kostspieliger, da sich diese normalerweise nach dem Volumen berechnen. Auf der anderen Seite bietet dieses Pay-as-you-go-Modell aber auch mehr Flexibilität. Das Unternehmen kann zum Beispiel kurzfristig zu einem anderen Anbieter wechseln, der günstigere Konditionen offeriert.

Bei der Einführung von Backup as a Service gilt es eine Reihe von Best Practices zu beachten, damit das Projekt zum Erfolg wird.

Beurteilen Sie Ihre Ausgangslage

Analysieren Sie im ersten Schritt, wo Ihr Unternehmen in Sachen Datensicherung steht. Das ist wichtig, um im nächsten Schritt den richtigen Anbieter auswählen zu können. Abhängig von Ihren Anforderungen fallen bestimmte Provider von vorneherein weg. Und wenn Sie sich dann mit Ihren Favoriten in erste Gespräche begeben, sind Sie in einer besseren Verhandlungsposition, weil Sie die Materie bereits verstehen.

Um Ihre Ausgangslage zu bestimmen, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Über welche Datenmenge verfügt unser Unternehmen? Achten Sie dabei nicht nur auf die Speicherkapazitäten, die auf den lokalen Servern belegt werden, sondern beziehen Sie auch ein, was auf den mobilen Geräten Ihrer Mitarbeitenden vorgehalten wird. Von der Beantwortung dieser Frage hängt zum Beispiel ab, für welche Sicherungsmethode Sie sich entscheiden sollten und mit welchen Kosten zu rechnen ist.
• Was muss gesichert werden? Besprechen Sie, ob es wirklich nötig ist, alle Unternehmensdaten regelmäßig zu sichern oder ob es ausreicht, sich auf einen bestimmten Teil der Daten zu konzentrieren. Falls eine Auswahl genügt, profitieren Sie von schneller durchgeführten Backups und geringeren Kosten. Kommt es aber zu einem Datenverlust, müssen Sie gegebenenfalls aushalten können, dass bestimmte Daten nicht mehr verfügbar sind. Hier sollte sehr genau abgewogen werden.
• Welche Datenschutzanforderungen haben wir? Für bestimmte Unternehmen kommt eine Auslagerung von Backup-Services in die Public Cloud aus Datenschutzgründen nicht infrage. Bewerten Sie deshalb, wie sensibel Ihre Daten sind. Gibt es gesetzliche Vorgaben, die für Sie gelten? Sollte sich die Speicherung bei einem der großen Cloud-Computing-Anbieter verbieten, kann vielleicht eine Private-Cloud-Lösung für Sie Sinn machen. Auch hybride Modelle sind möglich.

Informieren Sie sich über Backup-Methoden

Es gibt im Wesentlichen drei wichtige Backup-Methoden. Da ist zum einen die Komplettsicherung, bei der jedes Mal alle Daten auf ein Backup-Medium übertragen werden. Das ist sehr übersichtlich, aber auch sehr zeitaufwendig.

Beim inkrementellen Backup werden nur diejenigen Daten gesichert, die sich seit dem letzten Backup verändert haben. Der Vorteil besteht darin, dass der Vorgang deutlich schneller vonstattengeht als bei einer Komplettsicherung und wesentlich weniger Speicherplatz in Anspruch nimmt. Der Nachteil besteht darin, dass bei einer Wiederherstellung die Daten zuerst umständlich zusammengeführt werden müssen. Das kann Zeit kosten, wenn es gerade darauf ankommt, dass die Systeme möglichst schnell wieder online gehen.

Bei der differentiellen Methode wird beim ersten Sicherungsvorgang ein komplettes Backup erstellt. Bei jedem weiteren Sicherungsvorgang werden nur diejenigen Daten gesichert, die sich seit dem letzten Komplettbackup verändert haben oder hinzugekommen sind. Der Vorteil gegenüber der inkrementellen Methode besteht darin, dass Sie im Falle einer Wiederherstellung weniger Komponenten zusammenführen müssen – Sie benötigen lediglich das Komplettbackup und die letzte durchgeführte differentielle Sicherung.

Dafür ist der Backup-Vorgang etwas aufwendiger in Bezug auf Speicherplatz und die benötigte Zeit. Dieser Effekt verstärkt sich, je länger das letzte Komplettbackup zurückliegt. Er kann abgefangen werden, indem in regelmäßigen Abständen ein neues Komplettbackup angefertigt wird. Nun sind die Daten-Differenzen wieder geringer.

Als grobe Richtlinie gilt, dass die Vollsicherung besser für kleine Unternehmen geeignet ist, während die inkrementelle Methode leichter mit den riesigen Datenmengen von großen Unternehmen zurechtkommt. Die differentielle Methode stellt einen guten Kompromiss aus Handhabbarkeit und Ressourceneinsatz für mittlere Unternehmen dar.

Wählen Sie den richtigen Partner aus

Achten Sie bei der Auswahl Ihres BaaS-Providers auf die folgenden Punkte.

• Support: An welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten können Sie den Provider erreichen, falls es Probleme gibt?
• Web-Interface: Bietet Ihnen der Provider eine zentrale Online-Plattform, über welche Sie Konfigurationen leicht selbst vornehmen können?
• Produktvielfalt: Hat der Provider neben BaaS auch andere Managed Services im Angebot? So können Sie gegebenenfalls alles aus einer Hand beziehen, falls Sie sich entschließen, weitere IT-Dienste auszulagern.
• Georedundanz: Ermöglicht es Ihnen der Anbieter, mehrere Kopien Ihres Backups an geographisch getrennten Orten aufzubewahren? Das schützt gegen Katastrophenfälle wie Brände, Überschwemmungen oder Erdbeben.
• Skalierbarkeit: Wie schnell kann Ihre angedachte BaaS-Lösung nach oben skaliert werden, falls Ihr Speicherplatzbedarf steigt? Und umgekehrt: Wie schnell kann die Lösung nach unten skaliert werden, falls Sie zum Beispiel saisonal bedingt weniger Bedarf haben?
• Preisstruktur: Wie genau setzen sich die Kosten für den BaaS-Service zusammen? Was ist verbrauchsabhängig geregelt, was wird pauschal berechnet?
• Service-Level-Agreement: Was regelt der SLA? Sind die Zuständigkeiten klar benannt? Wird das Backup-Verfahren im Detail erklärt? Gibt es eine zeitliche Vorgabe, wie schnell die Daten im Falle eines Verlustes wiederhergestellt werden müssen?
• Ansprechpartner: Gibt es einen gleichbleibenden Ansprechpartner für Ihr Unternehmen, auf den Sie jederzeit zugehen können?

Befassen Sie sich mit Change-Management

Bei der Einführung von IT-Services wird meist viel über die technischen Details gesprochen, aber weniger darüber, was die Umstellung für die existierenden Prozesse im Unternehmen und insbesondere für die Mitarbeitenden bedeutet.

Dabei sind die organisatorische und die menschliche Ebene mindestens genauso wichtig wie die technische. Denn was nützt Ihnen der beste Service, wenn er nicht sinnvoll eingebettet ist, oder, noch schlimmer, vom eigenen Team nicht angenommen wird?

Hier einige Best Practices, um diese Probleme auszuräumen:

• Erstellen Sie eine vollständige Liste Ihrer IT-Prozesse. Identifizieren Sie dann diejenigen Prozesse, die durch die Einführung des neuen Services direkt oder indirekt betroffen sind. Machen Sie sich im Team darüber Gedanken, welche Konsequenzen das hat und wie Sie gegebenenfalls existierende Prozesse neu gestalten müssen.
• Adressieren Sie die Bedenken Ihrer Mitarbeitenden. Häufig befürchten Teammitglieder bei der Einführung von externen IT-Services wie BaaS, dass vielleicht ihr Job gefährdet ist. Erklären Sie, dass es im Gegenteil darum geht, das Team zu entlasten, sodass mehr Zeit für das Kerngeschäft bleibt.
• Lernen Sie sich kennen. Es ist wichtig, dass sich das externe Team des Providers persönlich mit dem Inhouse-Team bekannt macht. Das baut Vorbehalte ab und schafft Vertrauen. Am besten geht das im Rahmen eines Workshops, in dem der Provider die Funktionsweise des neuen BaaS-Dienstes vorstellt und man sich anschließend noch ungezwungen bei einem Kaffee austauschen kann.

Sie möchten die Vorteile von Backup as a Service für Ihr Unternehmen nutzen und wünschen sich dafür einen zuverlässigen Partner? Dann sollten wir uns unterhalten. Die Experten der ahd analysieren Ihren Datensicherungsbedarf, entwerfen ein Backup-Konzept und übernehmen die komplette Umsetzung. Auch beim Thema Change-Management unterstützen wir Sie mit unserer Erfahrung aus vielen vorangegangenen Projekten. Kontaktieren Sie uns jetzt für eine unverbindliche Erstberatung!