Wie gelingt die Digitalisierung in der Sozialwirtschaft?

Die Sozialwirtschaft verhielt sich noch vor wenigen Jahren eher zurückhaltend, wenn es um Fragen der digitalen Transformation ging. Doch mittlerweile stehen die Zeichen auf Veränderung. Das lässt sich an einer deutlich gestiegenen IT-Aufwandsquote ablesen, die im letzten Jahr um bemerkenswerte 12 Prozent nach oben kletterte.

Daran hat sicherlich auch die Coronakrise ihren Anteil. Praktisch über Nacht war der  persönliche Kontakt zu den betreuten Menschen nur noch eingeschränkt möglich. Das machte es nötig, vermehrt digitale Angebote bereitzustellen, um die Arbeit fortzusetzen und den Infektionsschutz zu gewährleisten.

Die steigenden IT-Ausgaben sind wohl aber auch Ausdruck eines Investitionsstaus, der aus stagnierenden Budgets in den letzten Jahren resultierte. Hier versuchen die Entscheidungsträger aktuell Boden gutzumachen. In jedem Fall ist Tatsache: Die Branche beginnt zunehmend digital zu denken.

Die Sozialwirtschaft sieht sich aktuell einer Reihe von digitalen Herausforderungen gegenüber. Diese müssen gelöst werden, um schnell einen Digitalisierungsschub herbeizuführen.

Damit Digitalisierung gelingt, müssen im ersten Schritt alle wichtigen Geschäftsprozesse standardisiert werden. Das ist Voraussetzung, um diese Prozesse dann digital abbilden und automatisieren zu können. Beispielsweise kann es nötig sein, zuerst das Aufnahmeverfahren für neue Bewohner einer Altenpflegeeinrichtung zu vereinheitlichen. Existiert hier ein fest verankertes Procedere, kann dieses im nächsten Schritt in eine Software übersetzt werden.

Viele Fachkräfte in der sozialen Arbeit kennen das Problem: Selbst wenn standardisierte Prozesse existieren, lassen sich diese Vorgänge mit der vorhandenen Software oft nicht korrekt abbilden. Das behindert die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit und hemmt insgesamt den angestrebten digitalen Change. Hier sind die Anbieter gefragt, stärker den Kontakt zu den Fachkräften vor Ort zu suchen, um ein besseres Verständnis für die Arbeitsabläufe zu erhalten.

Eine Studie der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt fand heraus, dass in IT-Meetings der Sozialwirtschaft oft operative Themen auf der Tagesordnung stehen, beispielsweise Beschaffungsthemen oder Anwenderprobleme. Das deutet darauf hin, dass es im IT-Management an klaren Delegationsregeln und Reportingverfahren fehlt.

Hier muss sich die IT selbst ein Gerüst schaffen, in Form von Bestellprozessen, Warenkorbmodellen und Service-Level-Vereinbarungen. Solche normierten Verfahrensregeln würden es dann erlauben, den Fokus von operativen hin zu strategischen Themen zu verschieben.

Unternehmen in der Sozialwirtschaft haben Probleme, qualifiziertes IT-Personal zu finden. In manchen Fällen werden IT-Aufgaben sogar nebenbei von Pflegekräften übernommen. Digitalisierung braucht aber gut ausgebildete Experten, die über Kompetenzen mit neuen Technologien verfügen.

Ein Ausweg kann hier die Zusammenarbeit mit einem Managed-Services-Provider darstellen. Bei diesen Spezialisten können Sie je nach Bedarf IT-Dienstleistungen zukaufen, beispielsweise virtualisierte Infrastruktur über die Cloud oder auch Software-as-a-Service-Produkte. Dafür muss sich die interne IT allerdings zuerst als Dienstleister aufstellen.

In vielen sozialwirtschaftlichen Unternehmen ist die IT einfach eine Abteilung, welche Infrastruktur wie Server und Rechner bereitstellt. Die zunehmende Digitalisierung macht es aber nötig, dass sich die IT als interner Dienstleister neu definiert. Das Ziel muss es sein, den eigenen Anwendern standardisierte Services anzubieten.

Der große Vorteil: Stellen Sie Ihre IT derart modular auf, können Sie problemlos einzelne Aufgaben durch spezialisierte Provider abwickeln lassen. Eine solche Sourcing-Strategie ist sinnvoll, weil viele neue Technologien zu komplex oder zeitaufwändig sind, als dass sie von der eigenen IT gestemmt werden könnten.

Vielen Mitarbeitern in der sozialen Arbeit ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht klar, welche Vorteile und Potentiale ihnen die Digitalisierung bietet. Stattdessen erleben sie, dass gewohnte Arbeitsabläufe plötzlich infrage gestellt werden. Das erzeugt Ablehnung, welche den digitalen Erfolg Ihrer Organisation gefährdet.

Deshalb ist es entscheidend, parallel zu den technologischen Innovationen ein Bewusstsein für den Change zu schaffen. Alle Stakeholder – Leitungskräfte, Betreuer, Betreute – müssen das Warum verstehen und mittragen. Nur dann können die Innovationen ihre volle Wirkung entfalten.

Trotz aller Herausforderungen – die Digitalisierung eröffnet gewaltige technologische Chancen in der Sozialwirtschaft. Diese Liste vermittelt einen ersten Eindruck davon, aufgeteilt nach den Bereichen:

• Falldokumentation: Klientendaten und Fälle können mithilfe digitaler Systeme schneller erfasst und ausgewertet werden.
• Digitale Ansprache: Klienten können online auf Angebote aufmerksam gemacht werden, beispielsweise via Social Media oder in Foren.
• Onlineberatung: Psychosoziale Beratung kann per E-Mail, im Chat oder in Form von Videocalls erfolgen.
• Diagnosesysteme: Klientendaten können statistisch ausgewertet werden, um geeignete Interventionen auszuwählen.

• Dokumentation: Patientendaten können mit digitalen Tools noch leichter erfasst und archiviert werden.
• Administration: Mithilfe digitaler Assistenzsysteme lassen sich Pflegeaufgaben im Team zeitsparend koordinieren.
• Telemonitoring: Die Vitaldaten von Betreuten können automatisch gemessen und übertragen werden.
• Ortung und Tracking: Kognitiv eingeschränkte Personen können über GPS-gestützte Ortungssysteme schnell lokalisiert werden.
• Notfallsysteme: Bewegungsmelder und Wearables ermöglichen ein schnelleres Absetzen von Hausnotrufen.
• Pflegeroboter: Roboter könnten in Zukunft viele Pflegeaufgaben übernehmen, wie heute schon in mehreren Pflegeeinrichtungen der Caritas.

• Medizinische Dokumentation: Diagnostische Befunde können schnell elektronisch erfasst und archiviert werden.
• Videosprechstunde: Der Patient muss sich nicht länger in die Praxis begeben, sondern kann sich per Videocall von seinem Arzt beraten und krankschreiben lassen.
• Telemonitoring: Vitaldaten von Patienten können vom Arzt aus der Ferne abgelesen und in ihrer Entwicklung mitverfolgt werden.
• Telekonsil: Patientendaten lassen sich in Echtzeit übertragen und betrachten, damit mehrere Fachärzte an unterschiedlichen Standorten in die Diskussion einbezogen werden können.
• Diagnose mit KI: Patienten- und Vitaldaten können per Algorithmus analysiert und befundet werden. Auch Behandlungsvorschläge kann die KI machen.

Um die angeführten Einsatzmöglichkeiten in Zukunft nutzen können, sollten Sie im ersten Schritt eine digitale Roadmap für Ihr Unternehmen erstellen. Diese erläutert, wie Sie vom heutigen Stand aus zum angestrebten Ziel gelangen. Dabei sollten diese 6 Kernfelder berücksichtigt werden.

Die Digitalisierung bringt einen neuen Typ Kunden mit sich. Er informiert sich online und möchte involviert werden. Deshalb sollten Sie noch stärker als bisher von den Bedürfnissen des Kunden ausgehen. Eine Pflegeeinrichtung könnte beispielsweise zuerst das Feedback der Betreuten einholen, wenn es um die Auswahl eines angenehm zu tragende Wearables für die Notrufabsetzung geht.

Digitalisierte Märkte zeichnen sich durch rapide Veränderungen aus. Deshalb müssen Sie fortlaufend Ihr Nutzenversprechen anpassen. Ihre jugendlichen Beratungsklienten verbringen viel Zeit auf Instagram? Dann sollte auch die Ansprache durch Ihre Einrichtung hier erfolgen. Außerdem könnten Sie eine Beratungsapp für den App Store entwickeln.

Die Digitalisierung baut stark auf massenhaft erhobenen Daten auf, die dann durch Software ausgewertet werden, um bessere Entscheidungen zu treffen. Beispielsweise könnten Sie auf Grundlage von Vitaldaten Ihrer Patienten entscheiden, welche Art von Ernährung sich empfiehlt. Schaffen Sie deshalb jetzt die Voraussetzungen für die sichere Erhebung dieser Daten.

Brainstormen Sie, wie sich Ihre Dienstleistungen digitalisieren lassen. Vielleicht könnte Ihre soziale Bildungseinrichtung in Zukunft über eine in der Cloud gehostete E-Learning-Plattform operieren? Auch das Internet of Things bietet viele Möglichkeiten. Denkbar sind beispielsweise intelligente Krankenhausbetten, die sich an das Schlafverhalten des Patienten anpassen.

Um Innovationen schnell umzusetzen, benötigen Sie eine agile Unternehmenskultur. Agil bedeutet: Kleine Teams entwickeln in Sprints einen Prototypen, der dann iterativ weiter verbessert wird. Beispielsweise lässt sich so schnell eine App realisieren, die den Aufenthaltsort von pflegebedürftigen Personen ausmacht. Haben die Angehörigen Verbesserungsvorschläge, können diese umgehend eingearbeitet werden.

Die Digitalisierung verändert Märkte. Branchenfremde Anbieter mit einem Technologievorteil stoßen plötzlich in völlig neue Tätigkeitsfelder vor. Das bekannteste Beispiel ist sicherlich Uber, das mit seiner App den Taximarkt revolutioniert hat. Auch in der Sozialwirtschaft könnten solche Disruptoren in Zukunft tätig werden, beispielsweise durch robotergestützte Pflegeangebote. Deshalb ist es wichtig, solche Entwicklungen zu antizipieren und wo sinnvoll Kollaborationen einzugehen.

In vielen Unternehmen der Sozialwirtschaft arbeitet die interne IT bereits heute am Limit. Das macht es schwierig, Personal für wichtige Digitalisierungsprojekte abzustellen. Gleichzeitig fehlt es oft auch am Know-how: Cloud-Technologien oder Machine-Learning sind relativ neue Wissensgebiete, die ein hohes Spezialwissen erfordern.

In solchen Fällen kann die Zusammenarbeit mit einem Managed-Services-Provider (MSP) eine sinnvolle Lösung darstellen. Solche Dienstleister decken eine Vielzahl von Themen ab, angefangen bei Cloud-Lösungen über IT-Support bis hin zum IT-Change-Management. Die Services können je nach Bedarf modular zugekauft werden.

Insbesondere der Cloud kommt dabei eine wichtige Bedeutung zu. Durch sie werden IT-Ressourcen wie Infrastruktur, Speicherplatz oder Software skalierbar zur Verfügung gestellt. Die Cloud bildet damit die Schlüsseltechnologie der Digitalisierung, die andere neue Technologien erst möglich macht.

Dabei geht es dem MSP darum, die interne IT zu unterstützen, nicht sie zu ersetzen. So sind Ihre Mitarbeiter besser in der Lage, sich auf ihre Expertise zu konzentrieren, beispielsweise die Entwicklung von individueller Pflegesoftware. Zeitaufwändige Routineaufgaben oder auch ganze Digitalisierungsprojekte werden dagegen an den Provider abgegeben.

Sie möchten Ihr soziales Unternehmen zukunftsfähig machen? Dann sollten wir uns unterhalten. Unsere Experten begleiten seit mehreren Jahren Unternehmen aus der Sozialwirtschaft bei der digitalen Transformation. Das umfasst die initiale Beratung, die Realisierung von Private- und Public-Cloud-Lösungen, Support und IT-Security sowie das Change-Management.

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