Wie Sie eine optimale IT-Strategie entwickeln

Die IT-Strategie legt die langfristige Entwicklungsrichtung der Informationstechnik eines Unternehmens fest. Das beinhaltet:

• Rahmenbedingungen für das IT-Management
• Prioritäten bei wichtigen Entscheidungen
• Richtungsvorgaben für die Umsetzung von Innovationen

Die IT-Strategie ist das Bindeglied zwischen den Unternehmenszielen und dem operativen IT-Management. Sie stellt sicher, dass die Informationstechnik die Geschäftsprozesse optimal unterstützt – heute und morgen. Dies ist wichtiger denn je, weil der Geschäftserfolg heutiger Unternehmen wesentlich davon abhängt, wie gut sie mit der Digitalisierung Schritt halten können.

Konkret erwarten Unternehmen von ihrer IT, dass diese…

• Geschäftsprozesse durch Automatisierung effizienter macht,
• neue Geschäftsfelder durch innovative Technologien erschließt,
• die Arbeitsbedingungen der Belegschaft durch moderne IT-Infrastruktur angenehmer gestaltet,
• das Management durch Bereitstellung von Daten und Tools unterstützt
• und dazu beiträgt, die Customer-Experience laufend zu verbessern.

Die IT-Strategie muss auf der obersten Managementebene gesteuert werden. Nur so kann Ihre Organisation sicherstellen, dass die IT-Strategie auf die Unternehmensziele abgestimmt ist.

Bildlich gesprochen gleicht die IT-Strategie einer Landkarte, auf welcher Marschrouten, Hindernisse, Wegpunkte und Destinationen eingezeichnet sind. Diese Landkarte soll sowohl dem IT-Management zur Orientierung dienen als auch den Abgleich mit der größeren Landkarte der Unternehmensleitung ermöglichen.

Zuerst müssen Sie den Lösungsraum (Scope) der IT-Strategie definieren, welche Sie entwickeln wollen. Hier spielen drei Aspekte eine Rolle:

• Unternehmensbereiche: Oft bezieht sich die IT-Strategie nicht auf die gesamte Organisation, sondern beispielsweise auf bestimmte Geschäftsfunktionen, geografische Bereiche oder rechtliche Einheiten des Unternehmens.

• IT-Schwerpunkte: Keine IT-Strategie kann die gesamte Informationstechnik des Unternehmens vollständig abbilden. In der Regel wird man sich auf Themen konzentrieren, die derzeit als geschäftskritisch gelten, zum Beispiel auf das Vorgehensmodell der Softwareentwicklung, die Innovationstätigkeit und die Systemlandschaft.
• Umfang der Strategie-Arbeit: Geht es darum, eine grundlegend neue IT-Strategie zu entwickeln, die vorhandene einer kritischen Revision zu unterziehen oder sie um zusätzliche Themen zu erweitern? Wird erwartet, dass bestehende Strategie-Elemente übernommen und integriert werden?

Wichtig ist, dass der Scope von Anfang an klar definiert und kommuniziert wird. Nur so lässt sich vermeiden, dass immer mehr Themen während der IT-Strategieentwicklung aufgegriffen werden. Dieses Scope-Creeping führt meistens zu großen Verzögerungen und manchmal auch zum Abbruch der Strategiearbeit.

Eine IT-Strategie beinhaltet mehrere Substrategien, die gegenseitig voneinander abhängig sind. Die folgenden Teilbereiche gilt es zu berücksichtigen:

Möglicherweise werden Sie neben diesen fünf Teilbereichen noch weitere identifizieren, die für Ihre Organisation relevant sind. Zum Beispiel könnte es sinnvoll sein, eine IT-Service-Strategie zu definieren, in welcher Dienstleistungen wie Support, Schulung und Individualprogrammierung betrachtet werden.

Es ist wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen, um die Eckpunkte der Teilstrategien sorgfältig zu formulieren. Denn dies bildet die Basis für Ihre spätere Ausarbeitung der Hauptstrategie.

Das IT-Management ist verantwortlich für das Verwalten, Entwickeln, Steuern und Kontrollieren der Informationstechnologie, welche im Unternehmen eingesetzt wird. Sein Aufgabenspektrum lässt sich wie folgt beschreiben:

• Alignment: Ausrichtung der Informationstechnik an den Bedürfnissen der internen und externen Kundschaft
• Enabling: Einsatz der Informationstechnik in den Fachbereichen mit dem Ziel, deren Handlungsfähigkeit zu vergrößern und neue Geschäftsfelder zu erschließen.
• Controlling: Steuerung der IT durch kontinuierliches Controlling gemäß Vorgaben der IT-Strategie
• Governance: Das IT-Management sorgt dafür, dass Gesetze eingehalten (Compliance) und Risiken der IT konsequent minimiert werden (Risk-Management).
• Ressourcen-Management: Verwaltung des Leistungsportfolios der IT; Organisation der erforderlichen Ressourcen.

Das Ausarbeiten und Aktualisieren der IT-Strategie ist eine zentrale Aufgabe des strategischen IT-Managements. Umgekehrt orientiert sich das IT-Management an der definierten IT-Strategie. Das IT-Management zeichnet sozusagen eine Landkarte – die IT-Strategie – und nutzt diese als Orientierung für ihren Weg in die Zukunft.

Der Auslöser für die Aktualisierung oder Neuformulierung der IT-Strategie kann je nach Unternehmen in den folgenden Bereichen verortet sein:

• Änderungen der Unternehmensstrategie
• Fusionen, Akquisitionen, Abspaltungen, Umstrukturierungen
• Wechsel in der Führungsspitze

• Veränderte Bedürfnisse von Kundinnen und Kunden
• Aktivität der Konkurrenz
• Neue Marktchancen bzw. neue Märkte

• Neue regulatorische Vorschriften
• Eintritt in Märkte mit anderen rechtlichen Anforderungen

• Umstrukturierung der IT-Abteilung
• Neue Führungskräfte
• Feststellung von Mängeln in der Leistungserbringung
• Anforderungen aus Kosten- und Budgetvorgaben
• Neue technologische Möglichkeiten

Es ist wichtig, den Auslöser für die IT-Strategiearbeit zu kennen und die IT-Strategie konsequent daran auszurichten. Ebenso sollte der Auslöser in der Kommunikation mit involvierten Stakeholdern klar kommuniziert werden. Nur so kann ein einheitliches Verständnis für die Ziele der IT-Strategiearbeit geschaffen werden.

Eine IT-Strategie zu entwickeln bedeutet eine Menge Arbeit. Umso wichtiger ist es, allen Teilnehmenden die Vorteile bewusst zu machen, welche eine aktuelle IT-Strategie bietet. Beginnen Sie mit der Benennung der Hauptzielgruppen, für welche die Strategie ausgearbeitet werden soll. Formulieren Sie anschließend die direkten und indirekten Vorteile, von welchen das Unternehmen profitieren wird.

Die „Landkarte“ der IT-Strategie wird in erster Linie von den folgenden Zielgruppen benutzt:

• Unternehmensleitung: Geschäftsführung, Vorstand, Aufsichtsrat. Die IT-Strategie hilft, Geschäftsziele und IT-Ziele in Übereinstimmung zu bringen.
• Fachbereichsleitende: Die IT-Strategie soll hier die Unterstützung der Geschäftsprozesse durch die Informationstechnik sicherstellen.
• IT-Leitende (CIOs): Ihnen dient die IT-Strategie als Orientierungsinstrument für das Weiterentwickeln und Steuern der IT.

Unmittelbar aus der IT-Strategie ableitbare Vorteile sind:

• Besseres IT-Management: Die IT wird durch eine klare Strategie transparenter, intern leichter kommunizierbar und effektiver steuerbar.
• Kosteneffizienz: Dank der IT-Strategie werden die Ressourcen zielgerichteter eingesetzt, was die Produktivität erhöht und die Kosten reduziert.
• Risikominimierung: Die IT-Strategie fördert die Compliance und sorgt für ein aktives Risikomanagement.
• Investitionssicherheit: Die IT-Strategie liefert solide Entscheidungsgrundlagen für Investitionen.
• Innovationstätigkeit: Damit Innovationen zielführend aufgespürt, erforscht und entwickelt werden können, ist eine entsprechend ausformulierte IT-Strategie unerlässlich.
• Leistungsfähigkeit: Eine gut formulierte IT-Strategie stellt sicher, dass die Infrastruktur zu jedem Zeitpunkt die erforderliche Kapazität zur Verfügung stellt, sodass der IT-Betrieb insgesamt stabiler läuft.

Dadurch, dass die IT-Strategie zu einem verbesserten IT-Management, gesteigerter Effizienz und zielgerichteter Innovationsaktivität führt, ergibt sich ein weitreichender „Ripple-Effect“:

• Höhere Zufriedenheit der Kundschaft und mithin eine Verbesserung der Marktstellung
• Höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden, dadurch höhere Produktivität
• Kostensenkung durch Automatisierung von Geschäftsprozessen
• Wettbewerbsvorsprung durch frühen Einsatz innovativer Technologien
• Erschließung neuer Geschäftsfelder
• Höhere Transparenz von Unternehmensprozessen
• Schnelleres oder effizienteres Erreichen von definierten Unternehmenszielen

Nicht zu unterschätzen ist im Übrigen der Nutzen der Strategieentwicklung selbst: Die Interviews, die Dokumentation von Prozessen, der Dialog in Workshops fördern das gegenseitige Verständnis und führen dazu, dass viele Bereiche ihr eigenes Tun stärker reflektieren. Auf diese Weise kann eine IT-Strategie bereits dadurch, dass sie erarbeitet wird, einen positiven Beitrag in der Unternehmung leisten. Wer weiß, womöglich gibt sie sogar den Anstoß für andere Abteilungen, es der IT gleichzutun und ebenfalls Zeit in wertvolle Strategiearbeit zu investieren?

Für die Entwicklung einer IT-Strategie gibt es erprobte Herangehensweisen. Besonders bewährt hat sich der hier beschriebene 5-Phasen-Prozess.

1. Initiierungsphase: Die Grundlage für die IT-Strategiearbeit legen.
2. Anforderungsanalyse: Die Erwartungen der Stakeholder kennenlernen.
3. Technische IST-Analyse: Systematisches Erfassen der aktuellen Situation
4. Strategiedefinition: Der Kern der IT-Strategiearbeit
5. Planung und Umsetzung: Operative Realisierung der IT-Strategie

Bevor Sie Ihr IT-Strategieprojekt starten, müssen Sie es klar definieren. Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei.

Das Resultat der Initiierungsphase ist ein Dokument, welches das IT-Strategieprojekt wie folgt beschreibt:

• Warum starten wir eine IT-Strategiearbeit?
• Wozu dient die zu entwickelnde IT-Strategie?
• Welche Bereiche sind davon betroffen? Was ist „in scope“, was „out of scope“?
• Wer arbeitet am Projekt mit?
• Welche Vorteile bringt die IT-Strategie?

Ebenfalls zur Initiierungsphase gehört die konkrete Planung der Strategiearbeit: Definieren Sie einen Zeitrahmen, legen Sie die Roadmap fest und planen Sie Zwischenziele ein.

Am besten stellen Sie Ihr IT-Strategieprojekt Ihrem Team im Rahmen einer kurzen Präsentation vor und vereinbaren gleich zu Beginn Termine für Workshops, Reviews und andere Meilensteine.

Damit die IT-Strategie den Unternehmenszielen dienen kann, müssen die Wünsche der Stakeholder bekannt sein und berücksichtigt werden. Das Erfassen der Anforderungen an die IT und der Erwartungen an den Outcome gehört deshalb an den Anfang Ihrer Arbeit.

Ausgehend von den Resultaten der Initiierungsphase legen Sie fest, welche Stakeholder in die Anforderungsanalyse einzubeziehen sind: Führungskräfte von Fachbereichen, benachbarte IT-Abteilungen, Geschäftsleitungs-Mitglieder, Schlüsselkundinnen und -kunden, Lieferantinnen und Lieferanten sowie weitere Anspruchsgruppen.

Versuchen Sie zuerst, vorhandene Informationen über die Bedürfnisse dieser Stakeholder zusammenzutragen. Oft existieren bereits zahlreiche Dokumente aus früheren Strategieprojekten, Umfragen-Reports, Workshop-Unterlagen oder auch Protokolle des IT-Supports.

Im nächsten Schritt führen Sie Interviews mit den Stakeholdern durch. Dazu die folgenden Tipps:

• Schreiben Sie sich einen kurzen Interview-Leitfaden.
• Konzentrieren Sie sich auf einige wenige Schlüsselfragen.
• Kommunizieren Sie Ziele, Inhalt und Rahmen des Interviews vorab an die Interviewpartnerinnen und -partner.
• Protokollieren Sie die Interviews detailliert.
• Legen Sie von Anfang an fest, ob die Interviews vertraulich bleiben sollen oder ob die Aussagen im offiziellen IT-Strategiepapier namentlich zitiert werden dürfen.

Hier eine kurze Checkliste mit Fragen, die oft in Stakeholder-Interviews gestellt werden:

Wichtig: Lassen Sie sich von den Stakeholdern nicht Ihre Zielsetzungen und Prioritäten diktieren. Die Interviews dienen Ihnen dazu, die Erwartungen kennen zu lernen. Ziehen Sie daraus Ihre eigenen Schlüsse!

Mit der technischen IST-Analyse erarbeiten Sie ein möglichst vollständiges Bild Ihrer IT im Unternehmen. Dafür sollten Sie den Zustand der folgenden IT-Segmente schriftlich dokumentieren:

Diese fünf Fragen sollten Sie nach der IST-Analyse für jeden genannten Bereich beantworten können:

• Situation: Was ist vorhanden bzw. was wird gemacht? Und von wem?
• Kritikalität: Wie kritisch wäre ein Versagen in diesem Bereich? Was wäre zu ändern, um das Risiko zu minimieren?
• Stärken: Was läuft gut und sollte beibehalten oder ausgebaut werden?
• Schwächen: Was ist suboptimal, wird kritisiert und sollte verbessert werden?
• Potenziale: Welche Optimierungs-Chancen sehen wir in diesem Bereich?

Der letztgenannte Punkt wird immer wichtiger, da sich die IT rasant weiterentwickelt. So entstehen durch Managed-Cloud-Lösungen, SaaS-Angebote und andere Marktveränderungen völlig neue Möglichkeiten, bestehende Aufgaben effizienter zu lösen.

Die technische IST-Analyse sollte sich daher nicht auf Auskünfte der verschiedenen IT-Mitarbeitenden und das Studium von Unterlagen beschränken, sondern auch das Marktumfeld betrachten.

In diesem Schritt definieren Sie den SOLL-Zustand. Ziehen Sie die Schlussfolgerungen aus der Anforderungsanalyse und der IST-Analyse. Dazu gehen Sie die eingangs erwähnten Teilstrategien Schritt für Schritt durch und beantworten wichtige Schlüsselfragen.

Die folgende Checkliste kann Ihnen helfen, keine entscheidenden Punkte zu übersehen:

In nahezu jedem IT-Strategieprojekt werden auch akute Probleme identifiziert. Diese sollten Sie abgekoppelt von der IT-Strategie sofort angehen. Wenn Sie darauf warten, bis die IT-Strategie verabschiedet und die Handlungsfelder in Angriff genommen werden, dann könnte es bereits zu spät sein, um diese Probleme wirkungsvoll zu beheben. Wenn Ihre IT-Fachleute beispielsweise Schwachpunkte im Datenschutz feststellen, sollten Sie diese sofort ausräumen, um Verstöße gegen die DSGVO zu verhindern.

Sobald die IT-Strategie fertig formuliert ist, lassen Sie das abschließende Strategiedokument von der Geschäftsleitung verabschieden. Damit verschaffen Sie sich die Legitimation, die Strategie in die Tat umzusetzen.

Nachdem nun Ihre „Landkarte“ fertig gezeichnet ist, beschreiben Sie den Weg zum Ziel: Welche Schritte unternehmen wir wann in welche Richtung?

Hier eine kurze Checkliste mit Punkten, die berücksichtigt werden sollten:

Die Digitalisierung der Geschäftswelt hat die IT-Abteilung der Unternehmen aufgewertet. Heute gilt die Informationstechnik als strategischer Erfolgsfaktor und wird auf der obersten Geschäftsleitungsebene verantwortet. Die IT-Strategie wird zu einem integralen Bestandteil der Unternehmensstrategie. Darum ist es wichtig, dass Sie eine umfassende IT-Strategie entwickeln, intern kommunizieren und laufend überprüfen. Auf diese Weise nehmen Sie Ihre große Verantwortung für die Zukunftssicherheit Ihrer Organisation wahr.

Die Entwicklung einer IT-Strategie bietet große Chancen, ist aber auch mit hohem Aufwand verbunden. Viele Unternehmen schieben das Thema deshalb immer wieder auf. Die Lösung: Arbeiten Sie mit den Expertinnen und Experten der ahd zusammen.

Als erfahrene Managed-Services-Provider begleiten wir seit Jahren Unternehmen bei der Gestaltung ihrer IT-Strategie. Das beinhaltet die Analyse des Status quo, die Formulierung eines Soll-Zustands sowie die praktische Umsetzung. Auf diese Weise realisieren wir für Sie Cloud-Modelle, schaffen Storage-, Backup- und Sicherheitslösungen oder entwickeln Custom-Software.

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